Belang van goed beleid bij hybride werken
Hybride werken staat voor flexibel werken op verschillende locaties. Het biedt vele voordelen voor organisaties en medewerkers. Zo laat het je toe de ruimte maximaal en/of compact te benutten en motiveert het medewerkers. Andere voordelen zijn:
- Meer flexibiliteit voor medewerkers om hun eigen werkomgeving te kiezen en hun werk en privéleven beter te combineren
- Hogere productiviteit door minder reistijd en minder afleiding op kantoor
- Consequentie en meer motivatie doordat medewerkers meer verantwoordelijkheid krijgen en hun werk op hun eigen manier organiseren
Met hybride werken verbeter je als organisatie je bedrijfscultuur en bied je je medewerkers een betere werk-privébalans. Zeker als je leidinggevenden een gepaste leiderschapsstijl hanteren. Bovendien helpt hybride werken je kosten besparen, omdat je je kantoorruimte efficiënter benut. Stel in 6 stappen een gestructureerd beleid rond hybride werken op:
- Stippel een roadmap uit
- Leg je plan vast en schat budget in
- Werk een stappenplan uit
- Voorzie de juiste software en hardware
- Zet ook thuis in op welzijn en je bedrijfscultuur
- Voorzie de juiste begeleiding
Wil je graag ook concrete duiding hoe je in zo’n stelsel van hybride werken toch de groepsdynamiek verstevigt? Volg het webinar rond hybride werken.
Stap 1: Stippel een roadmap uit
Een goede voorbereiding is het halve werk. Stippel daarom eerst een roadmap of plan van aanpak uit om doelgericht een ‘hybride werken’-beleid in te voeren. Hierin bepaal je eerst wat je wil bereiken, wat je medewerkers hiervan verwachten en welke middelen je nodig hebt om dit mogelijk te maken.
Bepaal als 1ste pijler van een goede roadmap een duidelijke visie:
- Hoe versterkt hybride werken de doelstellingen van je organisatie?
- Wat is de functie van het kantoor/bedrijf binnen zo’n beleid?
- Wat hou je beter vast en wat laat je los in functie van de complexiteit van het werk en de maturiteit van de medewerkers?
- Wat betekent een succesvol beleid voor jullie?
Tip: Ga op zoek naar de beste verhouding tussen de kantoor- en thuisomgeving voor maximale prestaties, sfeer en persoonlijk welzijn. Maak onderscheid tussen concentratietaken, groepstaken, …
Als 2de pijler van een goede roadmap betrek je best je medewerkers. Zij zijn degenen die het moeten doen. Dat kan via een klankbordgroep voor meer diepgaande gesprekken en/of gerichte enquêtes. Niet elke medewerker zit liever thuis en iedere vorm van organisatie heeft voor- en nadelen.
Twee handige formats om je beleid mee vorm te houden:
- Hanteer het ABC-model om op een wetenschappelijk onderbouwde manier via leiderschap je medewerkers te motiveren
- Werk ook met ‘team agreements’ of teamovereenkomsten, waarbij je voor ruimte zorgt om per team afspraken te maken over hoe, waar en wanneer ze samenwerken. Een voorbeeld is samen een vaste kantoordag afspreken, zodat iedereen elkaar minstens één keer per week fysiek ziet
Stap 2: Leg je plan vast en schat budget in
Nadat je de roadmap hebt uitgestippeld, is het tijd om je plan vast te leggen en het budget te schatten. Zo bepaal je wat er nodig is om hybride werken succesvol te implementeren in je organisatie.
Weet ook dat je verschillende opties hebt binnen hybride werken:
- Bij Activity Based Working geef je als werkgever werkplekken een specifieke functie. Denk aan een stille ruimte, vergaderzalen, belbureau’s, … De thuiswerkplek is één van de beschikbare opties, waarbij de medewerker de beste plek kiest voor iedere taak
- Meestal wordt dat gecombineerd met een ‘clean desk’-policy: in principe mag iedereen overal werken, dus laat je als medewerker ook geen spullen achter
- Denk als medewerkers ook na hoe je onderling afspraken regelt: reserveren ze een werkplek of kiezen ze voor het first-come, first-served principe
Belangrijke vragen om jezelf te stellen:
- Welke hard- en software heb je nodig om telewerken structureel mogelijk te maken?
- Is het een optie om minder kantoorruimte te huren, die je efficiënter benut?
- Welke (interne) opleidingen zijn er nodig om het beleid vlot in te voeren?
Tip: Misschien zijn er bedrijven in je kantoorgebouw of bedrijventerrein met wie je kan samenwerken. Denk aan kantoorruimte delen, groepsaankopen van materiaal en/of licenties, …
Stap 3: Werk een stappenplan uit
De volgende stap is je roadmap vertalen naar uitvoerbare stappen. Stel een logische workflow op met concrete taken en verantwoordelijkheden. Wie:
- Gaat na welke soft- en hardware er nodig is?
- Maakt een overzicht van het nodige ergonomisch materiaal?
- Stelt de berichten op voor interne communicatie?
- Bevraagt medewerkers over hun wensen, verwachtingen en noden?
- Onderzoekt hoeveel kantoorruimte het bedrijf effectief nog nodig heeft en hoe de indeling er zal uitzien?
Het is ook belangrijk om bij nieuwe informatie desnoods het plan van aanpak bij te sturen. Zeker als je feedback krijgt van je medewerkers. Zijn alle opdrachten uitgevoerd, leg de informatie naast je roadmap en ga aan de slag:
- Koop materieel aan, zowel soft- als hardware, maar ook ergonomisch bureaumateriaal
- Pas alle arbeidsdocumenten aan de nieuwe situatie aan
- Indien nodig, renoveer of verhuis je kantoorruimte
- Verzorg de interne communicatie
- Werk een opleidingstraject uit
Stel telkens één iemand verantwoordelijk, spreek voor iedere oefening een duidelijke deadline af en bepaal ook wat de uitkomst is.
Stap 4: Voorzie goede software en ergonomisch werkmateriaal
Om hybride werken mogelijk te maken, is het essentieel om de juiste software en hardware aan te kopen. Denk hierbij aan:
- Stabiele en veilige toegang tot het bedrijfsnetwerk, intern en extern
- Betrouwbare communicatiemiddelen zoals een gsm, laptop, …
- Ergonomisch bureau- en kantoormateriaal voor op kantoor, maar ook thuis
Maak misschien onderscheid tussen taken en profielen: wie heeft wat waar en wanneer nodig?
- Iemand in de customer support heeft bijvoorbeeld een goede telefoon of headset nodig, maar niet als die administratieve taken uitvoert
- Een database architect heeft liever een goede laptop en twee schermen, maar hoeft tijdens stand-ups en andere vergaderingen niet per se aan een bureau te zitten
- Voor de customer service-medewerker helpen twee schermen dan weer om snel verschillende platformen tegelijkertijd te raadplegen
Stap 5: Zet ook thuis in op welzijn
Het hybride model brengt een aantal nieuwe uitdagingen op vlak van mentaal en psychosociaal welzijn met zich mee:
- Wegvallen sociaal contact: Je medewerkers zien en horen elkaar minder vaak buiten vergaderingen om met het risico dat ze werkplezier verliezen of een gevoel van isolatie krijgen
- Scheiden van werk en privé: De kans bestaat dat de grens tussen werk en privé heel dun wordt, dus maak hierover afspraken. Als je medewerkers zich niet goed kunnen ‘ontkoppelen’ of ‘deconnecteren’, heb je een hoger risico op gevoelens van stress en burn-out
- Verminderde motivatie en betrokkenheid: Zonder de dagelijkse interactie met collega's en de structuur die een kantooromgeving biedt, voelen sommige medewerkers zich minder gemotiveerd en betrokken bij hun werk
Ook blijft het als leidinggevende een uitdaging om een vinger aan de pols te houden of goed op te volgen waar iedereen mee bezig is. Daarom is het extra belangrijk dat je managers efficiënt leiding geven vanop afstand.
Investeer ook tijd in de band tussen medewerker en organisatie. Neem in je roadmap ook acties op om je bedrijfscultuur te behouden of te versterken:
- Investeer in duidelijke interne communicatie
- Organiseer op regelmatige basis team- of bedrijfsevenementen, offline en/of online
- Plaats voorbeelden van belangrijke waarden voor jouw bedrijf in de spotlights
- Zorg dat iedereen weet waar ze met vragen (en klachten) naartoe kunnen en neem deze ter harte
- Geef medewerkers de ruimte om hun eigen ideeën en initiatieven te delen en uit te voeren
Medewerkers die zich verbonden en gemotiveerd voelen bij het werk zijn ook een pak productiever. Ontdek hier de belangrijkste aspecten van psychosociaal welzijn op het werk en hoe je ze proactief aanpakt.
Tip: Verlies het fysieke comfort van je medewerkers niet uit het oog. Met ergonomisch werkmateriaal voor de thuiswerkplek voorkom je heel wat problemen op de lange termijn.
Stap 6: Voorzie de juiste begeleiding
Verandering leidt regelmatig tot frustraties. Zorg daarom voor de juiste begeleiding voor medewerkers die hybride gaan werken. Dat doe je bijvoorbeeld met:
- Duidelijke interne communicatie waarin medewerkers leren wat er verandert en tegen wanneer. Zo krijgen ze tijd om zich hierop voor te bereiden
- Trainingen en workshops waarin je personeel uitgelegd krijgt hoe ze het beste omgaan met hybride werken binnen jouw bedrijf
- Laat je managers een opleiding over change management volgen zodat ze voorbereid zijn om vragen en twijfels van hun teamleden op te vangen. Of leer ze omgaan met het ABC-model van leiderschap om hun medewerkers op een meer autonomie manier te motiveren.
- Een contact of meldpunt voor vragen en/of zaken die niet vlot verlopen, zoals het ontbreken van materiaal, …
- Het evalueren van de situatie, bijvoorbeeld het aantal beschikbare bureaus op kantoor, om indien nodig bij te sturen
