Wie komt in aanmerking?
Als je kleine onderneming een maximale jaaromzet van € 25.000 excl. btw draait, kom je in aanmerking voor een btw-vrijstelling. Die regel geldt voor alle mogelijke bedrijfsvormen, maar komt in de praktijk het vaakst neer op zelfstandigen in bijberoep.
Je bent niet verplicht een vrijstelling aan te vragen als je in aanmerking komt. Een btw-nummer aanvragen blijft wel verplicht, ook al heb je een vrijstelling.
Opgelet: bepaalde activiteiten zijn uitgesloten van de vrijstellingsregel, zoals handelaars van tabaksproducten, vismijnen, verrichters van werk in onroerende staat, verkopers van nieuwe gebouwen, …
Tot slot bestaan er ook goederen en diensten die automatisch een btw-vrijstelling krijgen onder artikel 44 en geen btw-nummer nodig hebben.
De lijst met uitzonderingen bevat vooral:
- medische en paramedische activiteiten
- bepaalde socio-culturele activiteiten
- verkoop, verpachting en verhuur van onroerende goederen
- financiële activiteiten zoals verzekeringen, leningen en kredieten
- leveringen en dienstverlening aan internationale instellingen zoals ambassades
Voor- en nadelen
In eerste instantie lijkt een btw-vrijstelling een win-win, maar ieder bedrijf is uniek. Je haalt er mogelijk meer voordeel uit om je btw wel te betalen in plaats van een vrijstelling aan te vragen. Een kort overzicht.
Voordeel | Nadeel |
Je bent goedkoper voor je niet-btw-plichtige klanten (particulier of vrijgesteld) of je krijgt een hogere winstmarge door niets te moeten afdragen. | Btw-plichtige klanten kunnen de btw van je diensten niet aftrekken, waardoor je vaak duurder uitkomt dan concurrenten. |
Je hebt minder administratie zonder btw-aangifte. Bij sommige btw-regelingen hoef je zelfs geen klantenlisting in te dienen. | Als je de bovengrens van € 25.000 overschrijdt, moet je alsnog btw aanrekenen. Dan stijgen de prijzen voor je klanten of verlaag je de maatstaf van heffing en krijg je zelf minder winst. |
Met een kleinere onderneming is de kans groot dat je minder zakelijke kosten moet maken om je activiteit uit te voeren. Hoe meer je omzet groeit, hoe groter de kans dat je meer zakelijke kosten hebt. | Je betaalt zelf nog steeds btw waardoor zakelijke aankopen duurder worden. Je kan die wel nog altijd in je belastingen inbrengen als aftrekbare beroepskost. |
Vermelding op je factuur
Je hoeft bij een vrijstelling geen btw-aangifte in te dienen, maar bepaalde andere administratie is wel nog steeds verplicht. Vooral de btw-vermelding op facturen is cruciaal, met of zonder vrijstelling. Een aantal vuistregels:
- Elke factuur krijgt de vermelding 'bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen'.
- Je moet alle verkoop- en aankoopfacturen nummeren en bijhouden.
- Je belastingsaangifte is nog steeds volledig verplicht.
- Je moet je btw-nummer vermelden voor Belgische leveranciers en klanten. Let op: voor buitenlandse handel gelden andere regels.
Btw bij buitenlandse handel
Net zoals bij een normale btw-regeling, moet je bij buitenlandse handelsactiviteiten met een aantal zaken rekening houden:
- In het buitenland blijft je btw-vrijstelling geldig. Die vermeld je met een verwijzing naar de juiste wetgeving - EU of niet-EU - op je factuur.
- Bij een vrijstelling hoef je geen btw te verleggen, dat geldt enkel voor facturen waarop je wel btw rekent.
- Let op: vermeld geen btw-nummer op facturen naar partners in andere EU-landen. Dan gaat de overheid ervan uit dat je toch btw-plichtig bent en rekent je partner automatisch geen btw aan. Je moet dan in België een bijzondere aangifte indienen om die btw alsnog te betalen aan de Belgische staat.
- Als je jaarlijks voor meer dan € 11.200 aankoopfacturen inbrengt met andere EU-landen, win dan advies in bij je boekhouder. Dan bestaat de kans dat een ander stelsel dan de btw-vrijstelling beter bij je past.
