Btw verrekenen
De btw is een belasting op goederen en diensten die de eindverbruiker betaalt op de toegevoegde waarde doorheen het productie- en distributieproces.
Als consument heb je daar al ervaring mee: op bijna ieder product, van computers tot spaghetti, betaal je btw.
Ook als zelfstandige kom je in aanraking met btw: je rekent klanten btw aan en betaalt btw aan leveranciers. De btw die je krijgt van klanten, stort je door aan de Belgische overheid.
Hoeveel btw je betaalt of aanrekent, hangt af van de btw-regeling waaronder je valt. Dit zijn de huidige tarieven:
- 21% btw: het meest gangbare tarief. Voor alle goederen en diensten die niet onder een andere regeling vallen.
- 0% of btw verlegd: handel met een ander EU-land, de btw verplaatst zich naar het andere land
- 6% btw: woningrenovatie en sloop, voeding
- 12% btw: verlaagd tarief voor bepaalde specifieke diensten en producten
Op verkoopfacturen vermeld je duidelijk het bedrag inclusief en exclusief btw, samen met het tarief waaronder je valt.
Btw aftrekken
De btw die je betaalt aan leveranciers, trek je af van de som die je moet doorstorten aan de overheid. Je betaalt dus geen btw op goederen en diensten voor je zaak.
Let er zeker op dat je voor alle inkomsten en uitgaven facturen hebt: alleen dan kan je btw aftrekken.
Als je geen factuur hebt, maar bijvoorbeeld enkel een bonnetje, kan je je bonnetje inclusief btw inbrengen als beroepskost. Je krijgt dan geen btw terug, maar trekt het wel af van je personen- of vennootschapsbelastingen.
Let dus zeker op: btw aftrekken en beroepskosten aftrekken zijn niet hetzelfde.
- Btw-aftrek: je trekt de btw die je zelf betaalde af van de btw die je moet doorstorten aan de overheid.
- Belastingsaftrek: aftrekbare beroepskosten trek je af van je belastbare winst waardoor je minder belastingen betaalt.
Kreeg je een btw-vrijstelling? Dan hoef je klanten geen btw aan te rekenen, maar mag je ook geen btw aftrekken. Beroepskosten inbrengen, kan wel.
Periodieke aangifte invullen
Om te beginnen, heb je een btw-nummer nodig. Dat is het identificatienummer van je bedrijf voor de overheid, een beetje zoals je rijksregisternummer. Ook met een btw-vrijstelling heb je zo’n btw-nummer nodig.
Afhankelijk van de aard en de omzet van je onderneming dien je een maandelijkse of kwartaalaangifte in.
- Kwartaalaangiften zijn de norm bij de meeste starters en ondernemers met een jaaromzet onder de € 2.500.000 (excl. btw). Je kan wel zelf kiezen voor maandelijkse aangiftes.
- Maandaangiften zijn verplicht vanaf een jaaromzet boven groter dan € 2.500.000 (excl. btw).
De deadline voor je btw-aangifte is telkens voor de 20ste van de maand volgend op je btw-periode. Bij kwartaalaangiftes is dat de maand volgend op het betreffende kwartaal, voor maandelijkse aangiftes telkens de 20ste van de volgende maand.
Je btw-aangifte verloopt via Intervat en laat je het best over aan je boekhouder. Het is namelijk een complexe taak waar veel bij komt kijken en waarbij correctheid cruciaal is.
Je dient tot slot ook een klantenlisting in: een lijst van je Belgische btw-plichtige klanten van het afgelopen jaar die meer dan € 250 (excl. btw) betaalden. Als je geen klanten hebt in die categorie, dien je een nihil-listing of nihilaangifte in. Die lijst dien je telkens in voor 31 maart.
Kreeg je een btw-vrijstelling? Dan hoef je ook geen klantenlisting in te dienen.
Btw-controle: wat zijn de regels?
Iedere zelfstandige krijgt ooit eens, of meermaals zelfs, btw-controle. Zelfs al heb je een kleine onderneming met een btw-vrijstelling. Controle kan gebeuren op elk moment, zonder voorafgaande verwittiging.
Tip: De controleurs moeten je hun aanstellingsbewijs tonen als je dat vraagt.
Je moet controleurs toegang geven tot alle ruimtes waar je je economische activiteit uitoefent: je kantoor, atelier, garage, … Ze hebben geen toegang tot privéruimtes, tenzij met een uitdrukkelijke machtiging van de politierechter.
Daarnaast heeft de controleur het recht om je afgesloten boekhouding mee te nemen. Als je digitaal werkt, mag die alle gegevens downloaden of kopiëren.
De normale controletermijn is 3 jaar vanaf 31 december van het jaar waarin de btw opeisbaar werd.
