Il est interdit de reporter les jours de congé légaux
La loi impose en effet que les vacances soient octroyées dans les 12 mois qui suivent l’exercice de vacances. Il est par conséquent interdit de reporter à l’année suivante les jours de congé légaux non encore épuisés.
Ces jours doivent obligatoirement être pris
Les vacances annuelles étant considérées comme un droit d'ordre public, vos travailleurs ne peuvent en aucun cas en faire abandon.
Votre travailleur doit donc prendre ses jours de congé légaux au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances. A défaut, en tant qu’employeur vous êtes passible de sanctions pénales ou administratives.
En effet, pour l'employeur qui n'a pas accordé ces jours de vacances dans les délais indiqués ci-dessus, le Code pénal social prévoit une sanction de niveau 2, Il s’agit :
- D’une amende pénale de 400 à 4.000 euros
- Ou d’une amende administrative de 200 à 2.000 euros
Cette amende est multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
Notre conseil : Même si ces sanctions sont rarement appliquées, on peut constater que le Contrôle des lois sociales vérifie le respect de cette obligation. Pensez donc à diffuser au sein de votre personnel une note dans laquelle vous demandez à vos travailleurs de prendre leurs jours de congé légaux s'ils en ont encore. Vous pourrez ainsi apporter la preuve que vous leur avez donné la possibilité d'épuiser le solde de leurs jours de congé légaux avant la fin de l'année.
Et si le travailleur était dans l'impossibilité de prendre ses jours ?
Ces règles ne changent pas encore en 2023. La seule exception à ce principe est donc celle où votre travailleur est dans l’impossibilité de prendre ses jours de congé avant le 31 décembre.
Ce qui serait le cas, par exemple, s’il se trouve en incapacité de travail pour maladie ou accident. Par contre, une fonction importante ou un agenda fort chargé ne constitue en rien un cas de force majeure justifiant l'application de l'exception.
Dans le cas d'une incapacité de travail pour maladie ou accident, la loi prévoit qu’en tant qu’employeur vous devez payer à votre employé son pécule de vacances au plus tard le 31 décembre, que les vacances principales aient été prises ou non.
La réglementation prévoit une méthode de calcul spécifique du pécule de vacances pour les jours non pris. Vous devez, au plus tard le 31 décembre de l’année de vacances, effectuer les versements suivants :
- La rémunération normale pour les jours qui n’ont pas encore été pris, sur la base de la rémunération du mois de décembre
- Si le double pécule de vacances n’a pas encore été (entièrement) payé, un supplément de 92 % de la rémunération de décembre, divisée respectivement par 24, 20, 16, 12, 8 ou 4 (en fonction du régime de l’employé: 6, 5, 4, 3, 2 ou 1 jour(s) de travail par semaine), multipliée par le nombre de jours non pris
Comment éviter le casse-tête en fin d'année ?
Si vous voulez éviter que votre travailleur oublie de prendre ses jours de congé légaux, pensez à instaurer un système de planification des vacances qui obligera vos travailleurs à prendre leurs vacances. Ce système sera d'autant plus efficace s'il est mis en place suffisamment tôt au cours de l'année.
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