Erklärung zum Datenschutz Sozialsekretariat Securex

Wer sind wir?

Das Sozialsekretariat von Securex und die Gruppe Securex, mit Sitz in Belgien, 1040 Brüssel, Avenue de Tervuren 43, VAT BE0401.086.981, RPR Brüssel, ist telefonisch unter + 32 2 729 92 11 und per E-Mail unter info@securex.be erreichbar.

Securex ist ein internationaler Akteur auf dem Gebiet der Sozialverwaltung und des Personalwesens für Einzelpersonen, Start-ups, Selbstständige, KMU und große Unternehmen. Als Full-Service-HR-Partner konzentrieren wir uns auf das Wohlbefinden und die Talente von Arbeitnehmern, Mitarbeitern, Unternehmen und Selbstständigen. Nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit ist wichtig, für alle. Deshalb entwickeln wir verschiedene Lösungen, um die Beteiligten präventiv und proaktiv zu unterstützen.

Dabei entwickelt und verwaltet Securex auch HR-Managementlösungen, die Unternehmen und ihren Mitarbeitern helfen, ihre wichtigsten HR-Prozesse zu rationalisieren. 

In der Regel handeln wir bei unseren Dienstleistungen und den dahinter stehenden Prozessen als Verarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten. Sie sollten sich dann mit Fragen oder Anmerkungen an uns wenden. Wenn Unternehmen und/oder ihre Mitarbeiter unsere Lösungen und Anwendungen nutzen und in diesen Lösungen personenbezogene Daten hochladen oder verarbeiten, können wir auch als Datenverarbeiter im Auftrag unserer Kunden handeln. In diesem Fall ist Ihr Arbeitgeber der erste Ansprechpartner, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesen Daten haben.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Tools und Lösungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder anderen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und/oder der Sozialverwaltung von Arbeitnehmern und ergänzt die Datenschutzerklärung Ihres Arbeitgebers, der als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Sozialverwaltung anzusehen ist.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann Securex sowohl als Verantwortlicher als auch als Auftragsverarbeiter für Ihren Arbeitgeber handeln. Dabei legen wir immer großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre, Ihrer persönlichen Daten und Ihres Feedbacks. 

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit unseren Tools bieten wir ein komplettes Angebot für die Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung.

• MyWork : eine vollständige und integrierte mobile Anwendung für die Personalverwaltung und die Gehaltsabrechnung, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer entwickelt wurde
• HR Accent: die Lösung für große Unternehmen bei der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalverwaltung   
• Officient : die Lösung für KMU und Kleinstunternehmen zur Verwaltung ihrer Lohnbuchhaltung und Dateneingabe
• MyDimona : ein benutzerfreundliches Tool für die Verwaltung der Arbeitskräfte und die Meldung der Beschäftigung an die zugrunde liegenden Lohnabrechnungssysteme und die Regierung
• Isypass : eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die digitale Übermittlung von Zeiteinträgen und/oder Leistungen 
• HR Online Express : ein benutzerfreundliches Instrument zur digitalen Übermittlung von Leistungsdaten der Mitarbeiter  

Personenbezogene Daten werden von Securex gemäß der Europäischen Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (nachfolgend AVG) verarbeitet, wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber unsere Dienstleistungen und Lösungen nutzen. 

Ihre personenbezogenen Daten werden für die folgenden Zwecke verarbeitet: 

• Einhaltung der regionalen, föderalen und internationalen Gesetze, Verordnungen und Lehren zum Arbeitsrecht, zur Sozialversicherung, zum Steuerrecht, einschließlich der Tarif- und Einzelarbeitsverträge sowie der Arbeitsvorschriften Ihres Arbeitgebers
• Zur Beantwortung Ihrer Fragen oder Anfragen
• Aufgrund eines berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder eines Dritten an der Organisation und/oder Verbesserung von Dienstleistungen
• Aufgrund eines berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen, die Benutzerfreundlichkeit und Leistung der Anwendung zu überwachen und zu bewerten, um den Dienst und die Benutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern    

Im Einzelnen gehen wir auf die folgenden möglichen Zwecke und Verarbeitungen ein:

• Ihre Registrierung als Nutzer unserer Tools und Anwendungen
• Verwaltung Ihrer Personalakte im Rahmen Ihres Arbeitsvertrags
• Verarbeitung von Leistungsdaten
• Verwaltung der Lohnbuchhaltung 
• Gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen (DMFA, Dimona ASR, Belcotax...)
• Erfassung von Ankünften und/oder Abwesenheiten 
• Planung und Organisation von Dienstleistungen
• Automatisierung des Ausbildungsmanagements 
• Leistungsüberwachung und Bewertungen
• Überwachung der Nutzung und Benutzerfreundlichkeit
• Integration und Austausch mit verschiedenen HR-Partnern Ihres Arbeitgebers
• HR-Management-Berichte, Einblicke, Informationen und Beratung sowohl für den Arbeitgeber als auch für die betroffenen Personen
• Gezielte (interne) Kommunikation 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern, unabhängig davon, ob sie Nutzer unserer Lösungen sind oder nicht, basiert auf:

• Die Unterzeichnung des Vertrags zwischen Ihrem Arbeitgeber und Securex
• Die Erfüllung der Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber
• Die arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen Ihres Arbeitgebers
• Ihre Nutzung einer oder mehrerer unserer Lösungen und/oder Ihre Anfrage oder Zustimmung zur Verarbeitung oder Weitergabe von Daten 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Planung, Organisation und Qualitätsverbesserung von Dienstleistungen, u. a. durch die Überwachung und Bewertung von Leistungen und Schulungen, beruht auf dem berechtigten Interesse Ihres Arbeitgebers an 

• Den Betrieb optimal zu organisieren und zu verwalten 
• Den Arbeitnehmern zu ermöglichen, unter optimalen Bedingungen zu arbeiten und sich zu entwickeln

Die Rechtsgrundlage für die Analyse und Bewertung unserer Tools und Dienstleistungen durch und mit den Nutzern basiert auf dem berechtigten Interesse von Securex, seine Dienstleistungen und Produkte optimal zu verwalten und Einblicke in deren Erfahrung und Nutzung zu gewinnen, um die Benutzerfreundlichkeit und Leistung zu optimieren. 

Das berechtigte Interesse von Securex ist auch die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kontaktpersonen oder Vertretern des Arbeitgebers in Bezug auf

• Customer Contract & Relationship Management: für die Unternehmensführung und deren Optimierung 
• Direktmarketing-Aktivitäten: um die Dienstleistungen von EDPB Securex sowie die Dienstleistungen der anderen Securex-Einheiten bei den Kunden zu fördern.

Securex schickt Ihnen nur dann allgemeine Newsletter und/oder E-Zines, wenn Sie Ihre Zustimmung gegeben haben. 

Kategorien von Interessengruppen

Securex verarbeitet personenbezogene Daten von Arbeitnehmern unserer Mitgliedsarbeitgeber, Nutzern der Anwendungen und Kontaktpersonen von Arbeitgebern, die die Anwendungen nutzen und/oder diesen Dienst in Anspruch nehmen.

Kategorien der verarbeiteten Daten

Personenbezogene Daten können definiert werden als alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen. 

Securex verarbeitet nur das, was für die Dienstleistungen und/oder Zwecke unbedingt erforderlich ist, und verarbeitet oder kann in Abhängigkeit von der Anwendung oder Lösung unter anderem die folgenden Daten verarbeiten: 

• Identifizierungsdaten (einschließlich Name, nationale Registernummer, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit...)
• Kontaktinformationen (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse...)
• Familiendaten (Status, Partner, Kinder...)
• Finanz- und Lohndaten (Löhne, Bankverbindungen, Ausgaben...)
• Einreise- und Ausreisedaten 
• Daten zum Statut und zum Gemischten Ausschuss
• Daten im Zusammenhang mit der Stelle oder dem Arbeitsplatz und/oder der Laufbahn (Position, Standort,...) 
• Leistungs- und Bewertungsdaten 
• Ankünfte und Abwesenheiten 
• Absolvierte Ausbildungsgänge und berufliche Qualifikationen
• Persönliche Merkmale (z. B. Schuhgröße und/oder Kleidergröße)
• Ggf. Daten zu Mitgliedschaften oder andere relevante administrativ-medizinische Daten
• Daten zum Pendlerverkehr
• Gegebenenfalls Angaben zu Firmenwagen und (sonstigen) Vergünstigungen aller Art
• Verträge und andere für das Arbeitsverhältnis notwendige oder nützliche Dokumente  
• Anonymisierte oder pseudonymisierte Anwendungsnutzungsdaten und Statistiken  

Einige Daten werden nur verarbeitet, um Ihnen über Ihren Arbeitgeber eine Leistung zu gewähren.

Personenbezogene Daten können entweder von Ihnen selbst oder von bzw. über Ihren Arbeitgeber bereitgestellt werden: Ihr Arbeitgeber kann uns personenbezogene Daten entweder direkt oder über die Integration mit anderen HR-Partnern oder Dienstleistern zur Verfügung stellen.  

Dauer der Datenspeicherung

Securex speichert Ihre persönlichen Daten nur so lange, wie es für die Verarbeitung unbedingt erforderlich ist und wie es das Gesetz vorschreibt.

Sofern gesetzlich nicht anders vorgeschrieben, bewahren wir (bestimmte) Daten 10 Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres auf, in dem die letzte Gehaltsabrechnung erfolgt ist. 

Vertraulichkeit und Datenschutz

In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung gewährleistet Securex ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten. Dazu gehören die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die erforderlich sind, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder unbefugte Zerstörung, gegen zufälligen Verlust sowie gegen die Änderung von, den Zugang zu und jede andere unbefugte Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu schützen.

Securex weist jedoch darauf hin, dass kein Sicherheitssystem 100%ige Sicherheit garantieren kann. Sie können sich jedoch jederzeit an uns wenden, wenn Sie Fragen zur Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten haben.

Empfänger der Daten

Ihre persönlichen Daten werden nur zu den angegebenen Zwecken verarbeitet und weitergegeben:

• Einige dieser Daten können an Unterauftragnehmer weitergegeben werden, die bestimmte Dienstleistungen im Rahmen eines Unterauftragsvertrags erbringen, und zwar ausschließlich zu dem Zweck, Securex die erforderliche technische Unterstützung zu gewähren.
• Über unsere Anwendungen und Lösungen können Ihre personenbezogenen Daten in Ihrer Personalakte an Ihren Arbeitgeber weitergegeben werden, der letztendlich für diese Verarbeitung und Verwaltung Ihrer Personalakte verantwortlich ist.
• Je nach den Entscheidungen oder dem Wunsch Ihres Arbeitgebers und wenn es die gesetzlichen Bestimmungen vorsehen, auf Wunsch Ihres Arbeitgebers oder auf Ihren Wunsch, können einige Daten auch an Ihre Kollegen oder andere Dritte weitergegeben werden. 

In Ausnahmefällen kann es aber auch vorkommen, dass Securex bestimmte personenbezogene Daten an die Aufsichtsbehörden, unsere Anwälte, unsere Sachverständigen oder an die Justizbehörden weitergeben muss.  

Übermittlung von Daten an Drittländer

Securex übermittelt keine persönlichen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. 

Sollte dennoch eine Datenübermittlung in ein Land außerhalb des EWR für die Erbringung oder Bereitstellung von Dienstleistungen notwendig sein, wird Securex angemessene Schutzmaßnahmen gemäß den Datenschutzgesetzen ergreifen und sicherstellen, dass den Betroffenen durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsmittel zur Verfügung stehen. 

Um durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe für die betroffenen Personen zu gewährleisten, darf die Verarbeitung und Übermittlung nur unter einer der folgenden Bedingungen erfolgen: 

• Die Verbringung erfolgt in Länder, die ein angemessenes Schutzniveau auf der Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission bieten
• Die Übermittlung an einen (Unter-)Auftragsverarbeiter erfolgt, für den verbindliche Unternehmensregeln gelten. Diese Unternehmensregeln garantieren ein angemessenes Schutzniveau 
• Die Übermittlung an einen (Unter-)Auftragsverarbeiter erfolgt, mit dem ein zusätzlicher Mustervertrag geschlossen wurde (Standardvertragsklauseln, vgl. (EU) 2021/914 vom 4. Juni 2021) und für den auch eine zusätzliche Risikoanalyse im Vorfeld durchgeführt wurde. Die vertraglichen Bestimmungen und etwaige zusätzliche Maßnahmen im Anschluss an eine vorherige Risikoanalyse oder Folgenabschätzung für die Datenübermittlung müssen dann die erforderlichen Garantien für den Datenschutz bieten  

Wenn es keine angemessenen Garantien für das Schutzniveau gibt, wird Securex keine personenbezogenen Daten in solche Drittländer übertragen (oder übertragen lassen), es sei denn, die betroffene Person hat ihr Einverständnis gegeben.

Ihre Rechte

Über bestimmte unserer Tools (z. B. MyWork und Employee Selfservice ) können Sie auf Ihre Daten zugreifen und sie, wenn nötig oder möglich, selbst korrigieren.

Sie können sich auch über die von Securex verarbeiteten Daten informieren und sie gegebenenfalls korrigieren lassen, indem Sie einen datierten und unterzeichneten Antrag zusammen mit einer Kopie der Vorderseite des Personalausweises per E-Mail an die Adresse privacy@securex.be oder per Post an die Gruppe Securex, Datenschutzbeauftragter, Avenue de Tervuren 43, 1040 Brüssel, senden. 

Sie können sich auch der Datenverarbeitung widersetzen oder verlangen, dass diese nach denselben Modalitäten und innerhalb der vom AVG festgelegten Grenzen eingeschränkt wird. Sie können auch verlangen, dass Ihre Daten gelöscht oder übertragen werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter der gleichen Adresse.

Obwohl wir Ihre Rechte und Freiheiten ernst nehmen, gelten sie nicht unter allen Umständen, und es kann Umstände geben, unter denen wir Ihrem Wunsch nicht nachkommen können, z. B. wenn dies bedeuten würde, dass wir unsere eigenen gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, z. B. gegenüber Ihrem Arbeitgeber als dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, nicht einhalten. In diesen Fällen werden wir Sie immer darüber informieren, warum wir Ihrem Wunsch nicht nachkommen können und ob Sie sich z. B. bei Ihrem Arbeitgeber erkundigen müssen. 

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Verletzung der Verarbeitung oder Ihrer Rechte vorliegt, können Sie sich gegebenenfalls bei der Datenschutzbehörde beschweren.