Conditions générales de vente et procédures d’encaissement

Une loi du 4 mai 2023 (1) fixe de nouvelles règles en cas de non-paiement par vos clients-consommateurs.

Ces nouvelles règles sont en vigueur depuis le 1^er septembre 2023 pour tous les nouveaux contrats et prendront effet dès le 1^er décembre 2023 pour les contrats en cours.

La loi prévoit explicitement que la charge de preuve vous incombe comme entreprise pour démontrer votre respect de l’ensemble des (nouvelles) obligations.

Chaque clause qui vous exempterait, comme entreprise, de vos obligations, est interdite et nulle et non avenue.

Grand temps donc de vérifier vos procédures de suivi relatives aux paiements des clients et de faire procéder à l’adaptation de vos conditions générales de vente dans vos contrats et annexes à vos factures.

 

A quoi vous faut-il être attentif lors du suivi de vos factures impayées de clients-consommateurs ?

En résumé, il vous faut dorénavant toujours adresser un premier rappel gratuit, reprendre un certain nombre de mentions obligatoires dans votre lettre de rappel, respecter un délai d’attente minimum de 14 jours civils et tenir compte du fait que les intérêts et indemnisations sont dorénavant plafonnés.

 

Premier rappel gratuit obligatoire

Il vous faut envoyer un premier rappel gratuit à votre client consommateur pour chaque facture non acquittée en temps opportun.

Avez-vous un accord pour la livraison régulière de biens ou de services (par ex. via une formule d’abonnement) moyennant des paiements mensuels par votre client-consommateur : dans ce cas, vous devez envoyer trois (3) rappels gratuits (pour 3 dates d’échéance) par an.

 

Mentions obligatoires dans votre mise en demeure

La lettre de rappel doit comporter au minimum les éléments suivants :

1. Le montant à payer et les dommages et intérêts fixés par voie contractuelle en cas de paiement tardif, passé le délai de quatorze (14) jours civils ;
2. Votre nom / la dénomination de l’entreprise et votre numéro d’entreprise comme créancier ;
3. Une description du bien livré ou du service fourni pour lequel aucun paiement n’a été effectué, et la date à laquelle la créance peut être réclamée ;
4. Le délai d’attente minimum de 14 jours (+ 3 jours ouvrables en cas d’envoi par la poste), dans lequel la créance doit être payée avant que de quelconques frais, intérêts ou indemnités puissent être imputés.

 

Délai d’attente minimum de 14 jours civils

Si une facture n’est pas payée à son échéance, les intérêts et dommages et intérêts prévus peuvent uniquement être appliqués (de manière plafonnée) APRÈS l’envoi de la lettre de rappel ET après l’expiration du délai de 14 jours civils au minimum.

En cas d’envoi par la poste, le délai de 14 jours calendrier ne commence à courir que le troisième jour ouvrable après l’envoi par la poste. Si le rappel est expédié par voie électronique, le délai de 14 jours calendrier prend cours le jour civil suivant le jour auquel le rappel a été envoyé.

Les PME (2) peuvent, en cas de non-paiement après ces 14 jours civils, facturer des intérêts de retard à partir du jour après l’envoi du rappel. Les autres entreprises peuvent uniquement facturer des intérêts moratoires à partir du jour faisant suite au délai d’attente de minimum 14 jours civils.

 

Plafonnement des intérêts et des indemnisations

Si votre client-consommateur omet de payer dans les délais convenus, vous pouvez exiger une indemnité. Le montant de cette indemnité (intérêts et/ou dommages et intérêts forfaitaires) figure la plupart du temps dans les conditions générales du contrat, qui sont également annexées à la facture.

Dorénavant, ces indemnités sont plafonnées :

• Les intérêts moratoires ne peuvent excéder le taux d’intérêt de référence, majoré de 8 points de pourcentage (3)
• L’indemnité forfaitaire doit être fixée expressément dans le contrat ou dans les conditions générales et le montant plafonné (4) est fonction du solde redevable, avec un maximum absolu de 2000 euros.

 

Nos juristes vous aideront volontiers pour l’adaptation de vos conditions générales de vente et vos lettres de rappel conformément à la nouvelle législation.

Pour plus d'info, contactez entrepreneur@securex.be .

 

(1) Loi du 4 mai 2023 portant insertion du livre XIX « Dettes du consommateur » dans le Code de droit économique

(2) Une PME est une entreprise ne dépassant pas plus d’un des critères suivants :

• moyenne annuelle de l’effectif des travailleurs : 50;
• chiffre d’affaires annuel, à l’exclusion de la taxe sur la valeur ajoutée : 9.000.000 euros;
• total bilantaire : 4.500.000 euros.

(3) Pour plus d’infos, voir : Taux d’intérêt légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales

(4) l’indemnité forfaitaire est plafonnée à :

• 20 euros si le solde redevable est intérieur ou égal à 150 euros ;
• 30 euros majorés de 10 % du montant redevable sur la tranche entre 150,01 et 500 euros si le solde redevable s’élève entre 150,01 et 500 euros ;
• 65 euros majorés de 5 % du montant redevable sur la tranche au-dessus de 500 euros avec un maximum de 2.000 euros si le solde redevable est supérieur à 500 euros.

Tous les autres montants qui y seraient repris, sont interdits et sont considérés comme  n’ayant pas été écrits.