Over professionele communicatie valt er heel wat te, euh…, communiceren. De uitstraling van uw zaak wordt namelijk beïnvloed door de manier waarop u communiceert, binnen en buiten uw onderneming. We geven u alvast enkele tips & tricks om uw geschreven professionele communicatie een duwtje in de rug te geven.
1. Besef voor wie u schrijft
Als u teksten schrijft in een bedrijfscontext, dan zijn er twee types van communicatie.
- Externe communicatie: dat is communicatie gericht op een doelpubliek buiten uw onderneming, zoals leveranciers, potentiële klanten, bestaande klanten, omwonenden…
- Interne communicatie: is dan weer gericht op een doelpubliek binnen uw onderneming, namelijk uw eigen personeel of aandeelhouders.
Het is niet zo dat één van de twee soorten communicaties belangrijker zou zijn dan de andere. Integendeel: het is belangrijk om aan beide soorten communicatie genoeg aandacht te besteden.
Elk type heeft wel zijn eigen kenmerken en aandachtspunten. Hou dus steeds in het achterhoofd naar wie u uw tekst schrijft. Een mail naar uw eventuele personeel zal bijvoorbeeld minder formeel zijn dan een mail naar een potentiële klant.
2. Haast en spoed is zelden goed
Uw communicatie, zowel intern als extern, moet vanzelfsprekend steeds verzorgd zijn en schrijft u dus best niet snel-snel. Uw communicatie wordt namelijk door heel veel mensen gelezen, en ook door potentiële klanten. Staan er fouten in uw tekst of is de tekst zo onduidelijk dat niemand er echt iets van snapt, dan is de kans groot dat ze uw zaak al meteen veel minder hoog inschatten.
Onderzoek toont namelijk aan dat wie schrijffouten maakt in een werk-context, minder serieus genomen wordt.
U zult misschien denken: zoiets zal mij niet overkomen. Maar roep niet te snel: iedereen maakt fouten, en het gebeurt gemakkelijker dan u denkt. Zelfs grotere organisaties slaan soms de bal eens mis. Zo plaatste Kruidvat enkele jaren geleden een publiciteit met als titel “Helpt de bestrijding van bacteriën tegen te gaan” (in plaats van “Helpt de bestrijding van bacteriën”, of “Helpt bacteriën tegen te gaan”) of schreef Albert Heijn in zijn reclamefolder “kroepoep” in plaats van “kroepoek”.
3. Uw klanten zijn uw vrienden niet
Het is vandaag steeds gemakkelijker om in contact te komen met potentiële klanten, dankzij de grotere digitalisering en sociale media. Een mailtje van een potentiële klant gekregen? Snel even antwoorden via de smartphone. Let er wel op dat u steeds even beleefd en professioneel bent in de mails of sms’en die u verstuurt. Uw potentiële klanten zijn uw vrienden niet. Respecteer dus de regels van de kunst: gebruik een aanspreking en afsluiting, vergeet uw leestekens en hoofdletters niet, schrijf in volzinnen (met werkwoord én onderwerp)…
Als iemand u vraagt langs te komen voor een offerte, schrijf dan bijvoorbeeld niet simpelweg: Past dinsdag om 19u voor u?
Maar wel:
Beste heer/ mevrouw,
Bedankt voor uw bericht. Zou dinsdag om 19u lukken voor u?
Met vriendelijke groeten,
4. Eenvoud troef
Het omgekeerde is uiteraard ook mogelijk. Sommige organisaties blazen u omver met zinnen als Niettegenstaande onze eerdere berichten, mochten we nog steeds geen antwoorden van u ontvangen. Derhalve zien we ons genoodzaakt uw aanvraag als nietig te beschouwen.
De boodschap gaat helemaal verloren in een zee van moeilijke woorden.De tijd dat een onderneming professioneel overkomt door lange zinnen met moeilijke woorden te gebruiken, is definitief voorbij. Zorg dat uw communicatie eenvoudig is, maar wel helder en verzorgd. Gebruik dus woorden die u in uw dagelijkse taal ook zou gebruiken en vermijd ouderwetse en moeilijke formulering. Uw tekst zal veel toegankelijker zijn.
5. Blijf trouw aan jezelf
Last but not least: blijf trouw aan uw eigen stijl. Ga geen dure woorden gebruiken als u zelf niet zo bent. Uw communicatie moet nog steeds uw eigenheid uitstralen. Gebruik dus zeker een vlotte taal, werk met kleurtjes, gebruik een ander lettertype… Alles kan, zolang u maar professioneel blijft. Veel succes!
