Daarom wil Lana graag een stok achter de deur. Ze heeft gehoord dat er wettelijke regels bestaan over betaaltermijnen en sancties bij laattijdige betaling. Maar wat zijn die regels precies, en kan ze daar van afwijken?
Lees ook: Mijn klant betaalt niet: een 3-stappenplan
Wist u dat… de standaard betalingstermijn 30 dagen is?
Lana mailt een grafisch ontwerp door naar een professionele klant (B2B). Op het einde van de maand zal ze haar factuur sturen. Als ze geen betalingstermijn overeenkwam met de klant, moet de klant betalen binnen 30 kalenderdagen na de dag waarop hij de factuur kreeg. Stel nu dat Lana eerst haar factuur stuurt en pas later haar diensten of goederen levert. Dan beginnen de 30 dagen te lopen vanaf de dag na ontvangst van die diensten of goederen.
Dat zijn de standaardregels volgens de wetgeving over betalingsachterstand bij transacties tussen ondernemingen. Maar Lana mag ook een andere regeling overeenkomen met haar klanten, bijvoorbeeld via haar algemene voorwaarden. Dat wordt in de praktijk aangeraden. Want hoe meer tijd er voorbij gaat, hoe lastiger het vaak wordt om onbetaalde facturen te innen.
Tip: in uw algemene voorwaarden en facturen kunt u bv. schrijven: ‘prijs betaalbaar binnen 7 dagen na factuurdatum’.
Maar wat als een groot bedrijf een langere betalingstermijn zou vragen aan Lana, bijvoorbeeld meer dan 60 dagen? Dan moet dit bedrijf hiervoor goede argumenten hebben. Want als de afgesproken termijn manifest onevenwichtig is, kan een rechtbank die verminderen naar 30 dagen. Trouwens, wist u dat als Lana’s klant een overheid is, de maximale betalingstermijn steeds 60 dagen bedraagt?
Tip: bespreek uw betalingstermijn vooraf met uw klant en ‘verstop’ deze niet enkel in uw algemene voorwaarden, maar wees er open over.
Wist u dat… interesten automatisch beginnen te lopen?
Gisteren was de uiterlijke betaaldatum, maar Lana’s B2B-klant heeft niet tijdig betaald. Dan begint vandaag automatisch een wettelijke nalatigheidsinterest te lopen van 8% op jaarbasis (*). Dit gebeurt automatisch, zonder dat Lana een ingebrekestelling moet versturen.
Voorbeeld: de klant betaalt een factuur van 1.000 euro 30 dagen te laat. De wettelijke interest bedraagt dan 6,57 euro (1.000 x 8% x 30/365).
Opnieuw kan Lana een andere regeling voorzien in haar algemene voorwaarden voor zover dit redelijk blijft: bv. een interest van 1% per begonnen maand. Wat niet kan, is dat Lana’s klanten eisen dat er geen enkele nalatigheidsinterest wordt aangerekend.
Wist u dat… u forfaitaire schadebedingen kunt voorzien?
Nalatigheidsinteresten mag u niet verwarren met een schadevergoeding voor de eigen kosten op de achterstallige betaling terugvorderen. In een B2B-relatie bepaalt de wet dat Lana recht heeft op een forfaitaire schadevergoeding van € 40, ongeacht het factuurbedrag. Ook hogere invorderingskosten zoals de kosten van een advocaat zijn vergoedbaar. Maar, dan moet Lana het bedrag hiervan kunnen bewijzen, tenzij ze een forfaitaire regeling heeft voorzien, bv. 10% van het openstaande bedrag met een minimum van 100 euro. Weet wel dat een rechter buitensporige strafbedingen kan verminderen.
Tip: voorzie een forfaitaire schadevergoeding in uw algemene voorwaarden zodat u de werkelijke invorderingskosten niet hoeft te bewijzen.
Wat als ik (ook) particulieren als klant heb?
Ten aanzien van particulieren gelden andere standaardregels inzake betalingstermijnen en interesten, en gelden strengere regels inzake schadebedingen. Houd hier dus rekening mee en laat best uw contract of algemene voorwaarden nalezen of opstellen door een ervaren jurist.
Toch maar algemene voorwaarden opstellen?
Ook al zijn er wettelijke minimumsancties bij laattijdige betaling, elke ondernemer maakt best contractuele afspraken. Zo zijn de spelregels duidelijk en kunt u sancties op maat van uw onderneming voorzien. Aarzel niet om juridische hulp in te schakelen. Een specialist zal uw clausules nauwkeurig verwoorden (vb. Vraagt u niet tweemaal vergoeding van dezelfde schade?) en kan ook andere ‘veiligheden’ inbouwen (vb. de automatische opeisbaarheid van andere bedragen die uw klant heeft openstaan).
Lees verder: Algemene voorwaarden, een must?
(*) Deze rentevoet wordt halfjaarlijks vastgelegd en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Voor de eerste helft van 2018 bedraagt die 8%.
