De klant is koning, dat weet u. Maar hoewel ook koningen hun hofleveranciers moeten betalen, durven sommige klanten uw facturen onbetaald te laten. Gelukkig kunt u zelf een protocol uitwerken, waarmee u niet alleen financiële winst maar misschien ook professionele imagowinst boekt. Hoe doet u dat? Met een evenwichtig en consequent stappenplan!
STAP 1. Preventief
Wees proactief. De beste manier om geen openstaande facturen te hebben, is natuurlijk uw klanten vooraf laten betalen. Bij dienstenleveranciers ligt dit echter moeilijker dan bij verkopers van goederen, omdat het totale factuurbedrag vaak pas na het leveren van de dienst gekend is. Ook hier zou u echter kunnen werken met tussentijdse facturen, of voorschotten vragen aan uw klant. Of pak het wat creatiever aan en geef uw klanten een kleine korting wanneer ze vooraf betalen. Vergeet in dat geval niet om de juiste kortingsvoorwaarden in uw algemene voorwaarden op te nemen.
Algemene voorwaarden. In uw algemene voorwaarden kunt u trouwens nog heel wat meer maatregelen tegen wanbetalers opnemen. Vooreerst kunt u natuurlijk in uw algemene voorwaarden de vervaldatum aankondigen en ook welke nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten de klant mag verwachten indien hij niet tijdig betaalt. En heeft u al gehoord van een eigendomsvoorbehoud? Dankzij deze clausule in uw algemene voorwaarden blijft u eigenaar van de geleverde goederen totdat u de volledige prijs ontvangen heeft.
Lees de blog: Algemene voorwaarden, een must?
Solvabiliteit controleren. Bij een levering van diensten zonder bijhorende goederen biedt een eigendomsvoorbehoud dan weer geen redding. En een klant met betalingsmoeilijkheden betaalt eerst de dringendste schulden (vb. energieleveranciers). U vormt dus best een beeld van de financiële situatie van een mogelijke klant. De jaarlijkse balansen, gratis raadpleegbaar via www.nbb.be geven u al een eerste idee. En verder kunt u ook via een gespecialiseerd handelsinformatiekantoor zicht krijgen op de financiële toestand van ondernemingen.
Stel niet uit. Wacht tot slot niet te lang om een overzicht van uw gewerkte uren door te sturen, en doe dit op regelmatige basis. Als de klant te lang wacht om uw overzichten of facturen te betwisten, dan kunt u stellen dat hij er mee instemde. Om elke discussie te voorkomen, kunt u zelfs per gewerkte dag de gepresteerde uren laten ondertekenen.
STAP 2. Minnelijke invordering
Wat als de vervaldatum op één van uw facturen verstreken is? Elke ondernemer heeft hier wat zijn eigen aanpak. Zo ken ik een logopediste die sommige klanten bij elke sessie moet herinneren dat de vorige factuur nog niet betaald is. Als ze uitlegt dat ook zij haar maandelijkse betalingen moet kunnen voldoen, kunnen de meeste klanten meteen begrip opbrengen en gaan ze snel tot betaling over.
Betalingsherinnering. Een vriendelijke herinnering is inderdaad de beste eerste stap. U vraagt beleefd per brief, email, Whatsapp… om het openstaande bedrag te vereffenen. Bij deze eerste invorderingspoging hoeft u de commerciële relatie dus nog niet meteen te verzuren met dreigementen en juridisch jargon. De factuur kan immers ergens verkeerd beland zijn, per ongeluk uit het oog verloren zijn, of er kan iets misgelopen zijn bij de betaling. En soms is de klant niet akkoord met de aangerekende uren of prijzen. In dat geval telefoneert u uw klant best snel om een schikking te treffen, met een schriftelijke bevestiging achteraf. Nog een essentiële tip: verstuur uw betalingsherinneringen consequent en tijdig, bijvoorbeeld enkele dagen na de vervaldatum.
Ingebrekestelling. Als de vorige betalingsherinnering, extra telefoontjes of zelfs een bezoek ter plaatse niets oplevert (tenzij misschien valse beloftes…), dan wordt het tijd voor een echte aanmaning oftewel een juridische “ingebrekestelling”. U verstuurt deze best aangetekend met ontvangstmelding (om bewijsredenen) en met een kopie van de bewijsstukken in bijlage.
In de aanmaning kondigt u aan dat het volledige bedrag binnen vb. 5 werkdagen op jouw rekening wordt verwacht. Vermeld ook dat het dossier anders aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat wordt overgemaakt en dat de klant zal instaan voor de kosten hiervan. U kunt bovendien nu al de aanmaningskosten doorrekenen volgens uw algemene voorwaarden. En moet u nog bijkomende goederen of diensten leveren aan de klant, dan kunt u uw verplichtingen uitdrukkelijk “on hold” zetten in afwachting dat de bestaande schuld wordt afgelost.
Afbetalingsplan. Veel ingebrekestellingen bevatten ook de vraag of de klant een afbetalingsplan wenst overeen te komen, in welk geval hij deze wens binnen X aantal dagen moet meedelen. Als u zo’n afbetalingsregeling treft, voorzie dan dat het totaalbedrag terug opeisbaar wordt zodra het plan niet wordt nageleefd. Laat de klant tot slot het afbetalingsplan schriftelijk ondertekenen.
Hulp “buitenshuis”. Maakt dit alles geen indruk, dan kunt u de externe hulp inschakelen van een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder of een advocaat. Het voordeel van incassobureaus is dat velen werken met een “no cure no pay”-systeem. Anderzijds maakt een aanmaningsbrief via een gerechtsdeurwaarder of advocaat vaak nog wat meer indruk, en kunnen zij de klant ook dagvaarden. Een advocaat kan bovendien bemiddelen en zal zo nodig jouw belangen verdedigen tot in de rechtbank.
STAP 3. Gerechtelijke invordering
Helaas, het ultimatum in uw aanmaningsbrief heeft geen indruk gemaakt. Mogelijks heb je zelfs – tevergeefs – aanmaningen laten sturen en proberen bemiddelen via een advocaat en/of incassobureau. Bij belangrijke klanten zou u nog een tweede ingebrekestelling kunnen sturen, maar dit is juridisch niet vereist en wellicht gewoon tijdverlies. Bovendien geeft u hiermee een zwak signaal: u voegt de daad niet bij het woord.
Advocaat en rechtbank. Er rest u dan nog één reddingsboei: een procedure voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat in uw algemene voorwaarden staat. Geeft de rechter u en uw advocaat gelijk, dan kan een gerechtsdeurwaarder met dit vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods met beslaglegging op zijn goederen. Schrik echter niet als het geld pas ruim een jaar later op uw rekening staat en besef dat het kostenplaatje niet min is (dagvaarding, rolrecht, advocaat…). Tot slot begrijpt u dat u deze klant wellicht voorgoed vaarwel zegt. Anderzijds: waarom zou u klanten willen houden die hardnekkig weigeren te betalen?
