Welke bedrijven moeten een intern meldkanaal opzetten?
Alle juridische entiteiten uit de private sector vanaf 50 werknemers moeten een intern meldkanaal opzetten:
- Juridische entiteiten met 50 tot minder dan 250 werknemers hebben hiervoor nog de tijd tot 17 december 2023, dat moment nadert natuurlijk wel snel
- Entiteiten vanaf 250 werknemers moesten al op 15 februari 2023 in orde zijn
Wat is een juridische entiteit in de private sector?
De wet definieert een juridische entiteit in de private sector als elke organisatie met of zonder rechtspersoonlijkheid die een of meerdere bepaalde activiteiten uitvoert. De wet is niet van toepassing op organisaties die onder andere klokkenluidersregels vallen.
Hoe bereken je het aantal werknemers?
Of je in je bedrijf al dan niet een intern meldkanaal moet oprichten en wanneer je dat moet doen, hangt dus af van het aantal werknemers. De wet legt dan ook vast hoe je dat aantal moet berekenen. Die berekening maak je op dezelfde manier als voor de sociale verkiezingen.
Dat betekent dat er per juridische entiteit een gemiddeld aantal werknemers berekend moet worden in een periode die begint op 1 oktober van het jaar dat twee jaar vóór de sociale verkiezingen valt en die loopt tot 30 september van het jaar vóór de sociale verkiezingen. Het gaat dus om de periode van 1 oktober 2022 tot 30 september 2023.
Wie kan er gebruik maken van het intern meldkanaal?
Het intern meldkanaal moet minstens openstaan voor de werknemers van je juridische entiteit.
Daarnaast kan je als werkgever ook beslissen om het intern meldkanaal open te stellen voor andere personen. Het gaat dan meer specifiek over de volgende personen die ook beschermd zijn tegen represailles na een melding, als ze verbonden zijn aan jouw bedrijf:
- Zelfstandigen
- Aandeelhouders
- Personen uit het bestuur van de onderneming
- Eenieder die werkt bij aannemers, onderaannemers en leveranciers
- Ook voor voormalige en toekomstige werknemers, zelfstandigen,…
Hoe zet je een intern meldkanaal op?
Om een intern meldkanaal binnen je bedrijf op te zetten, moet je een bepaalde procedure doorlopen. Je bent echter niet verplicht om zelf personen of een departement aan te duiden om het intern meldkanaal te beheren en op te volgen. Het beheer en opvolging kan je uitbesteden aan een derde partij.
Om een intern meldkanaal op te richten, moet je de volgende drie stappen zetten:
1. Overleg met de sociale partners
Als je een intern meldkanaal moet oprichten, doe je dat in overleg met de sociale partners. Dat is in eerste instantie de ondernemingsraad in je onderneming. Werkgevers met minder dan 100 werknemers die vanaf 17 december 2023 een intern meldkanaal moeten oprichten, overleggen daarover in het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk.
Deze stap kan je niet uitbesteden aan een derde.
2. Duid een onafhankelijke verantwoordelijke aan
Je moet in je onderneming een onafhankelijke verantwoordelijke aanduiden. Dat kunnen zowel één of meerdere personen als een afdeling in jouw bedrijf zijn. Je zou er zelfs kunnen voor opteren om de ontvangst en de opvolging van de meldingen door verschillende personen of aparte afdelingen te laten behandelen.
Om de meldingen correct te behandelen, moet de verantwoordelijke voldoende onafhankelijk kunnen werken. Daarom duid je best iemand aan die autonoom kan werken, zoals het hoofd van HR, het hoofd van de Compliance afdeling, een bedrijfsjurist,…
Deze stap kan je uitbesteden aan een derde.
3. Zet het kanaal effectief op
Tot slot moet je het intern meldkanaal ook opzetten. Je werknemers moeten immers ook effectief inbreuken kunnen melden.
Het is ook belangrijk dat je de toegang tot het kanaal voldoende beveiligd. Enkel bevoegde personen mogen er toegang toe hebben. De identiteit van de melder en de eventueel genoemde derden moeten vertrouwelijk behandeld worden.
Je kan ervoor kiezen om bijvoorbeeld een e-mailadres of een specifiek telefoonnummer aan te maken om de meldingen te verwerken. De meldingen kunnen 24 uur per dag binnenkomen. Daarom werk je best met een antwoordapparaat als je je werknemers de mogelijkheid biedt om telefonische meldingen te doen.
Je kan ook de optie aanbieden om een fysieke afspraak te maken. De persoon in kwestie moet dan binnen relatief korte tijd een afspraak krijgen.
Ook deze stap kan je uitbesteden aan een derde.
Hoe volg je de binnengekomen meldingen op?
Als je meldingen zelf opvolgt binnen je bedrijf, dan moet de verantwoordelijke adequaat reageren als er een melding binnenkomt.
De verantwoordelijke voor de ontvangst van een melding moet binnen de zeven kalenderdagen een ontvangstbevestiging versturen.
Vervolgens moet de verantwoordelijke de melding onderzoeken. De verantwoordelijke kan verdere stappen zetten in het (voor)onderzoek om de juistheid na te gaan en om het probleem eventueel op te lossen.
Na drie maanden moet de melder feedback krijgen over zijn melding. Daarin moet een overzicht van de ondernomen stappen gegeven worden. De melder heeft evenwel geen ‘recht’ op een positief resultaat na de melding.
Bedrijven met meer dan 250 werknemers moeten ook anonieme meldingen behandelen. De verantwoordelijke moet dan dezelfde procedure doorlopen. Alleen kan er natuurlijk niet altijd feedback verstuurd worden. Deze regel geldt dus niet voor bedrijven die vanaf 17 december 2023 een intern meldkanaal moeten oprichten.
De externe melding en openbaarmaking
Personen die inbreuken willen melden, moeten niet eerst via het intern meldkanaal passeren. Ze kunnen ook onmiddellijk gebruik maken van een extern meldkanaal. Momenteel is de federale ombudsman verantwoordelijk voor dat extern meldkanaal.
Melders van inbreuken bij het extern meldkanaal worden ook beschermd tegen represailles. Zij worden op net dezelfde manier beschermd als personen die van het intern meldkanaal gebruik maken.
Als bedrijf dat een intern meldkanaal moet oprichten, moet je ook informatie over dat extern meldkanaal aan je werknemers meedelen. Dat kan je bijvoorbeeld via een policy doen.
Personen kunnen er ook voor opteren om bepaalde informatie onmiddellijk, of na een melding, openbaar te maken via bijvoorbeeld de pers.
In dat geval is de melder meestal niet beschermd tegen represailles. De melder is dan enkel beschermd als die vreest dat er bewijsmateriaal zou worden achtergehouden of indien er gevaar dreigt voor het algemeen belang.
Over welke regelgeving kunnen er inbreuken gemeld worden?
Via zowel het interne als externe meldkanaal kunnen meldingen over de volgende regelgeving worden gedaan:
- Regelgeving over overheidsopdrachten
- Regelgeving over financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering
- Regelgeving over productveiligheid en productconformiteit
- Regelgeving over veiligheid van het vervoer
- Regelgeving over Bescherming van het milieu
- Regelgeving over stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
- Regelgeving over veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
- Regelgeving over volksgezondheid
- Regelgeving over consumentenbescherming
- Regelgeving over bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
- Regelgeving over bestrijding van belastingfraude
- Regelgeving over sociale fraudebestrijding
- Inbreuken over de financiële belangen en over de interne markt van de EU
Melders zijn beschermd tegen represailles
Als werknemers of andere beschermden bepaalde inbreuken melden, zijn ze beschermd tegen represailles. Dat geldt zowel voor meldingen via het intern en het extern meldkanaal.
In sommige gevallen geldt die bescherming ook voor openbaarmakingen via bijvoorbeeld de pers. Dat is het geval als de melder vreest dat er bewijsmateriaal zou worden achtergehouden of indien er gevaar dreigt voor het algemeen belang.
Welke represailles?
De volgende represailles mogen niet worden genomen tegen melders van inbreuken:
- Schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen
- Degradatie of weigering van bevordering
- Overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden
- Het onthouden van opleiding
- Een negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie
- Het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie
- Dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting
- Discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling
- Niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden
- Niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst
- Schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving
- Opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak
- Vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten
- Intrekking van een licentie of vergunning
- Psychiatrische of medische verwijzingen
Bewijslast en beschermingsvergoeding
Neem je toch een van deze maatregelen en kan de betrokkene aantonen dat hij een melding heeft gedaan via een intern of ander kanaal? Dan moet jij aantonen dat beiden niet gelinkt zijn.
Kan je dat bewijs niet leveren? Dan heeft een werknemer recht op een schadevergoeding gelijk aan 18 tot 26 weken loon.
Als de werknemer een melding deed over witwaspraktijken of financiering van terrorisme en er volgen represailles, dan heeft hij of zij automatisch recht op een vergoeding gelijk aan 26 weken loon. De werknemer zou eventueel in eerste instantie ook de re-integratie in de onderneming kunnen vragen.
Neem je represaillemaatregelen tegen niet werknemers, zoals bijvoorbeeld een zelfstandige? Dan kunnen die zich ook tot de arbeidsrechtbank richten. Zij moeten dan hun werkelijke schade aantonen en kunnen dan voor die schade vergoed worden.
Wat zijn de mogelijke sancties?
Zowel de juridische entiteiten als de melders kunnen in bepaalde gevallen gesanctioneerd worden. De sanctie verschilt per inbreuk.
Het is dus belangrijk om een meldkanaal op te zetten en correct te beheren. De EU zet trouwens meer en meer in op ecologische, sociale en "governance" regelgeving (de zogenaamde ESG-regelgeving). Een meldkanaal voor klokkenluiders maakt daar zeker deel van uit. Door het meldkanaal tijdig op te richten, vermijd je dus niet alleen sancties, maar maak je je bedrijf ook futureproof.
Je hebt nagelaten tijdig een intern meldkanaal op te zetten
Als je als juridische entiteit niet tijdig een intern meldkanaal opzet, dan riskeer je een sanctie van niveau 4. Die sanctie riskeer je ook als je de meldingen niet correct registreert of als je de regels over de melding niet naleeft.
Je belemmert de melding
Als je als werkgever een van de volgende inbreuken begaat:
- Het belemmeren van een melding of een poging tot belemmering ondernemen
- Het nemen van represailles nemen tegen de beschermde personen
- Het aanspannen van onnodige of tergende procedures tegen de beschermde personen
- Het plegen van inbreuken op de verplichting tot geheimhouding identiteit van melders
Dan riskeer je een celstraf van zes maanden tot drie jaar of een geldboete van 600 tot 6.000 euro.
De melder dient een onrechtmatige melding in
Een melder die behoorde te weten dat zijn of haar melding niet correct was, kunnen ook gesanctioneerd worden. Of een melder al dan niet moest weten of de melding correct was, hangt onder andere af van zijn of haar opleiding en kennis.
Als de betrokken persoon valse informatie heeft gemeld of verspreid, dan kan er een sanctie uit de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek opgelegd worden. Hij of zij kan ook veroordeeld worden tot een schadevergoeding als hun melding of openbaarmaking schade heeft veroorzaakt.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je nog vragen over de nieuwe regels over de klokkenluiders? Dan kan je terecht bij onze Consultants via consultinglegal@securex.be. Zij kunnen je ook verder helpen met het opstellen van een policy.
Bron
