Waar moet je jouw terugbetalingsaanvraag indienen?
Je kan het loon dat je aan de werknemer hebt betaald in het kader van het betaald educatief verlof, alsook de erop verschuldigde sociale bijdragen, terugvragen bij de bevoegde dienst van de Duitstalige Gemeenschap:
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Fachbereich Ausbildung und Unterrichtsorganisation
Gospertstrasse 1 4700 Eupen
Tel. : 087/59.63.97
E-mail: bildungsurlaub@dgov.be
Bij die dienst kan je enkel de dossiers van terugbetalingsaanvragen indienen die betrekking hebben op werknemers die verbonden zijn aan een vestigingseenheid in het Duitstalig Waals Gewest. Aanvragen met betrekking tot Franstalige vestigingseenheden moeten naar FOREM worden gestuurd.
Voorbeeld: de maatschappelijke zetel van jouw onderneming is gelegen in Wallonië. Jouw onderneming heeft zowel vestigingseenheden in Namen als in Eupen. Je moet de terugbetaling daarom in twee aanvragen opsplitsen:
- Een aanvraag voor alle werknemers die recht hebben op betaald educatief verlof die in Namen zijn tewerkgesteld
- Een andere aanvraag voor de werknemers die in Eupen zijn tewerkgesteld
Opgelet! De spelregels voor de terugbetaling verschillen dus naargelang het gewest. Heeft jouw onderneming vestigingseenheden in meerdere gewesten, dan moet je per betrokken gewest een terugbetalingsdossier indienen dat alle werknemers omvat die in het betrokken gewest tewerkgesteld zijn, en dit volgens de taal van dat gewest.
Voor de modaliteiten in de andere gewesten, verwijzen we naar onze rubriek “Tijd voor de werknemer” onder het thema “Vakantie en afwezigheid”.
Welke documenten moet jouw dossier bevatten?
De aanvraag tot terugbetaling moet door jou of jouw sociaal secretariaat ingediend worden via de volgende originele documenten:
- Één enkele aangifte van schuldvordering voor alle werknemers tewerkgesteld in eenzelfde gewest samen (dit wordt vastgesteld aan de hand van het adres van de vestigingseenheid waaraan de werknemer verbonden is)
- Een individuele fiche per werknemer waarop het toegekende verlof, het loon en de bijbehorende socialezekerheidsbijdragen vermeld worden
- Elk ander document ter staving, meer bepaald de attesten uitgereikt door de onderwijsinstellingen die door de werknemers bezocht worden: attest van regelmatige inschrijving, trimestrieel attest van nauwgezetheid en eventueel een attest van tweede zittijd
In sommige gevallen moet je ook nog de volgende documenten bijvoegen:
- Het bewijs dat er lesuren samenvallen met arbeidstijd (voor werknemers die minder dan 4/5 werken en tewerkgesteld zijn met een vast uurrooster of bij gebruik van de verhoogde maxima bij het samenvallen van lesuren en werkuren)
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst (voor deeltijders met een variabel uurrooster)
- Een verklaring op eer van de werknemer dat hij nog geen diploma hoger secundair onderwijs bezit (indien hij een opleiding basiseducatie volgt of een opleiding die leidt naar een eerste diploma hoger secundair onderwijs)
Je vindt alle nodige documenten op het Onderwijsportaal van de Duitstalige Gemeenschap.
Opmerking : ten gevolge van de pandemie heeft de Duitstalige Gemeenschap beslist om opleidingen die tijdens het academiejaar 2021-2022 online werden gevolgd ook te aanvaarden. Deze opleidingen moeten uiteraard aan de vereiste voorwaarden voldoen om het recht op het betaald educatief verlof te openen voldoen.
Welke timing moet je naleven?
De terugbetalingsaanvragen mogen pas worden ingediend nadat het schooljaar werd afgesloten en moeten betrekking hebben op alle gerechtigde werknemers van de onderneming.
Je hebt anderhalf jaar de tijd om jouw recht uit te oefenen op terugbetaling van de bezoldigingen en sociale bijdragen die je in het kader van het betaald educatief verlof hebt betaald. De verjaringstermijn gaat in vanaf 1 januari van het begrotingsjaar in de loop waarvan het recht op terugbetaling is ontstaan.
De vorderingen met betrekking tot het betaald educatief verlof dat tijdens een opleiding werd verleend worden geacht te ontstaan op de laatste dag van de opleiding of, wanneer de opleiding over meerdere jaren loopt, op de laatste dag van elk opleidingsjaar.
Voorbeeld: jouw werkneemster Elsa volgt een opleiding die over meerdere jaren loopt. Je moet de aanvragen voor het academiejaar 2020-2021 uiterlijk tegen 30 juni 2022 indienen.
Hoeveel krijg je terug?
De terugbetaling is begrensd tot een forfaitair bedrag, dat afhangt van het type van opleiding dat wordt gevolgd. De terugbetaling kan nooit hoger zijn dan 21,30 euro per uur en per type opleiding.
Wat doet Securex voor jou?
Indien je aangesloten bent bij het Sociaal Secretariaat Securex, kan jouw Client Advisor jou steeds bijstaan. Dit zowel bij het invullen van de nodige documenten als het doorsturen van jouw dossier naar de bevoegde dienst. Zo krijg je zeker de terugbetaling waar je recht op hebt.
We raden aan om jouw aanvraag niet uit te stellen tot vlak voor deadline. Zo heb je nog tijd om alle documenten en gegevens te verzamelen. Enkel een volledig dossier geeft immers recht op een terugbetaling!
