Wat is bossware?
Bossware is een benaming voor software die je op de computer van je werknemers installeert om hun activiteiten te monitoren. Met de basisversie van die software kan je bijhouden welke programma’s je werknemers gebruiken en hoe lang ze die gebruiken.
Sommige software stuurt regelmatig printscreens door of kan zelfs de toetsaanslagen van je werknemers monitoren. Die software weet dus welke teksten of commando’s jouw werknemer getypt heeft.
Met dit type software kan je je werknemers dus vergaand controleren. Maar werknemers hebben natuurlijk ook recht op privacy. En je kan ook niet zomaar alle persoonsgegevens van je werknemers verwerken. Als werkgever kan je dus niet zomaar om het even welke vorm van bossware installeren op de computers van je werknemers.
Welke mogelijkheden heb je als werkgever?
Als je toch bossware wil installeren bij je werknemers, moet je rekening houden met de privacyregelgeving. Meer specifiek moet je de regels uit de GDPR-verordening volgen.
Concreet houdt dat in dat je aan de volgende regels moet voldoen:
- Je moet een rechtsgrond hebben voor het toezicht. Je zou daarbij kunnen verwijzen naar het gerechtvaardigd belang dat je als werkgever hebt om de richtlijnen die je aan je werknemers geeft, te controleren. Daarbij moet je als werkgever wel jouw gerechtvaardigd belang afwegen tegen het recht op privacy van je werknemer. Niet elke vorm van bossware zal die test doorstaan. Zo zal een voortdurende controle van het internetgebruik van je werknemers moeilijk verdedigbaar zijn.
- Je moet de gegevensverwerking tot een minimum beperken. Je kan dus niet alle activiteiten van je werknemers screenen.
- Je moet je werknemers informeren over de controle. Dat doe je best via een GDPR policy. Securex kan je daarmee verder helpen.
- Je moet de verwerkte gegevens voldoende beveiligen. Je mag ook slechts een beperkte groep van werknemers toegang geven tot de gegevens.
De GDPR regelgeving beperkt dus duidelijk de mogelijkheden die je als werkgever hebt om je werknemers te controleren. Je consulteert dus best een specialist in deze materie om een goede policy in te voeren.
Beperk de controle en speel zeker geen Big Brother
Binnen het wettelijk kader kan je je werknemers bij wijze van steekproef wel van tijd tot tijd controleren. Ook bij vermoedens van misbruik kan je overwegen om de betrokken werknemers tijdelijk te controleren. In die gevallen zou je bijvoorbeeld kunnen nagaan wanneer je werknemers op het netwerk ingelogd waren.
Een permanente controle waarbij je regelmatig screenshots van het scherm van je werknemers laat doorsturen, is waarschijnlijk in strijd met de GDPR regelgeving. Het controleren van de toetsaanslagen van je werknemer lijkt zelfs volledig onmogelijk.
De gegevensbeschermingsautoriteit (of de GBA) heeft zich hierover wel nog niet uitdrukkelijk uitgesproken. Wat al dan niet mogelijk is, is op dit moment nog niet helemaal duidelijk.
Denk ook aan het welzijn van je werknemers
Als je het telewerk van je werknemers wil controleren, is het van belang om hen niet alleen te informeren. Je moet ook het welzijn van je werknemers voor ogen houden. De uitvoering van de arbeidsovereenkomst moet immers in wederzijds vertrouwen gebeuren.
Een te uitgebreide controle is niet alleen juridisch problematisch. Een dergelijke controle kan ook een impact hebben op het welzijn van je werknemers. We raden je dan ook aan niet alleen oog te hebben voor je gerechtvaardigd belang, maar ook voor het welzijn van je werknemers.
Een policy die met beiden rekening houdt, verhoogt de tevredenheid van je werknemers.
Laat je begeleiden door Securex
Wil je de prestaties van je werknemers tijdens het telewerk toch beter in de gaten houden? En wil je met alle aspecten rekening houden? Dan kan Securex je helpen.
Onze consultants kunnen een oplossing op maat uitwerken voor jou. Je kan hen contacteren via consultinglegal@securex.be.
Bron
