De vergoeding voor buitenlandse dienstreizen - Algemene principes
(Forfaitaire) kosten eigen aan de werkgever
Werknemers en bedrijfsleiders die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken naar het buitenland, worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten. In principe zijn deze kosten ten laste van de werkgever.
Werkgevers kunnen in dit verband opteren om forfaitaire verblijfsvergoedingen toe te kennen. Mits naleving van bepaalde voorwaarden zullen deze vergoedingen worden aangemerkt als kosten eigen aan de werkgever. Ze zijn dan niet belastbaar in hoofde van de begunstigde en volledig aftrekbaar voor de werkgever of de onderneming.
Wat zijn de na te leven voorwaarden?
De fiscus aanvaardt de forfaitaire vergoedingen die zijn vastgelegd per land[2], of een bedrag van 37,18 euro per dag als forfaitaire onkostenvergoeding en dit ongeacht het land. Een werkgever uit de privésector heeft dus de keuze tussen twee forfaits: 37,18 euro per dag en dit ongeacht de bestemming, of de bedragen uit de landenlijst.
Deze forfaitaire bedragen dekken de kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven. Huisvestingskosten en de reiskosten naar het buitenland en terug vallen echter niet onder het toepassingsgebied.
De forfaitaire verblijfsvergoedingen werden oorspronkelijk alleen aanvaard voor buitenlandse dienstreizen ‘van korte duur’. Dit betekent een reis van minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag) en maximum 30 kalenderdagen.
Deze vergoedingen voor maximum 30 kalenderdagen vindt u terug in de kolom “Cat. 1” van de eerder vermelde tabel (in bijlage)[3].
Uitbreiding tot dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen
Sinds einde 2013 aanvaardt de fiscus dat de forfaitaire verblijfsvergoedingen ook toegepast worden in geval van dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen[4]. Deze bedragen, die overigens lager zijn dan die voor dienstreizen van korte duur (minder dan 30 kalenderdagen), vindt u terug in de kolom “Cat. 2” van de eerder vermelde tabel (in bijlage).
Hiervoor moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:
- het maximumbedrag van de forfaitaire verblijfsvergoedingen is gelijk aan 37,18 euro per dag of gelijk aan de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding zoals vastgesteld per land[5];
- de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
- de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.
Wat zijn de toekenningsmodaliteiten?
Het volledige dagbedrag van bovenvermelde forfaitaire vergoedingen mag enkel worden toegekend per volledige dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op de buitenlandse opdracht. De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt slechts ten belope van de helft in aanmerking genomen.
Deze forfaitaire bedragen dekken de kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven. Vallen niet onder het toepassingsgebied: huisvestingskosten en de reiskosten naar het buitenland en terug.
Een buitenlandse opdracht in verschillende landen?
In dat geval zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding van de plaats van de laatste overnachting bepalend zijn voor het eerstvolgende etmaal.
De werkgever neemt ook de huisvestingskosten ten laste, inclusief maaltijden?
Dan moeten de forfaitaire vergoedingen op dagbasis worden verminderd met volgende percentages:
- 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voor het ontbijt;
- 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voor het middagmaal;
- 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voor het avondmaal;
- 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding voor de kleine uitgaven.
Voorbeeld
Marc werkt als manager van een farmaceutisch bedrijf dat zich wil positioneren op nieuwe markten in Zuid-Europa. In dit verband wordt hij uitgezonden naar Spanje en Portugal.
Hij vertrekt vanuit Antwerpen (vaste plaats van tewerkstelling) naar Spanje met overnachting in Madrid van 1 mei 2013 tot 21 mei 2013. Het middagmaal is inbegrepen in de huisvestingskosten die door de werkgever ten laste worden genomen. Op 21 mei 2013 reist hij door naar Portugal, waar hij in Lissabon verblijft van 21 mei 2013 tot 7 juni 2013 (middagmaal niet inbegrepen in logementkosten). Op 8 juni is hij terug in België.
Het totaal van de toegekende, niet-belastbare vergoeding, bedraagt 1.577 euro, m.n.:
- dag van vertrek: 1 mei 2013 52 euro x ½ = 26 euro
- 2 tot 21 mei 2013 20 dagen x 33,8 euro[6] = 676 euro
- 22 mei tot 7 juni 2013 17 dagen x 50 euro = 850 euro
- dag van aankomst: 8 juni 2013 50 euro x ½ = 25 euro
Een aantal cumulatieve bepalingen
De fiscus herbevestigt dat de toekenning van forfaitaire vergoedingen niet gecombineerd kan worden met de terugbetaling van maaltijdkosten en andere kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.
Worden maaltijdcheques toegekend om maaltijdkosten tijdens buitenlandse verblijven te vergoeden? Dan dient de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheques in mindering gebracht te worden van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
Binnenlandse dienstreizen -Ambtenarentarief als algemene norm
Ook voor wat binnenlandse dienstreizen betreft, kan de werkgever een belastingvrije, forfaitaire vergoeding toekennen. We maken nog even van de gelegenheid gebruik om te herinneren aan de regels die sinds 1 september 2017 gelden in dit verband.
Vergoeding verblijfskosten volgens ambtenarenschalen
Ambtenaren die een dienstreis of verplaatsing maken in België, ontvangen daarvoor een forfaitaire verblijfsvergoeding van 16,73 euro (geïndexeerd bedrag) per dag met een maximum van 16 toelagen per maand, hetzij 267,68 euro (geïndexeerd bedrag). Voor personen die een reizende functie uitoefenen en dus regelmatig prestaties verrichten buiten de administratieve zetel , kan deze vaste maandelijkse toelage van 267,68 euro (geïndexeerd bedrag) eveneens worden toegekend.
Onder bepaalde voorwaarden[7] kan ook een huisvestingsvergoeding van 125,50 euro (geïndexeerd bedrag) per nacht worden toegekend.
De fiscale administratie aanvaardt dat deze forfaits ook gelden als ernstige norm voor de privésector.
U vindt deze bedragen terug door hier te klikken.
[1] Ministerieel besluit van 2 juli 2018, Belgisch Staatsblad van 6 juli 2018.
[2] De tabel met de bedragen die gelden vanaf 1 juli 2018 kan u in bijlage raadplegen.
[3] Circulaire nr. Ci.RH.241/534.514 van 11 mei 2006.
[4] Circulaire nr. Ci.RH.241/609.972 van 10 oktober 2013.
[5] Het betreft de forfaitaire dagvergoedingen die door de FOD Buitenlandse Zaken wordt toegekend aan haar ambtenaren “op post”. U vindt deze lijst terug in het ministerieel besluit van 16 april 2013, Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013.
[6] Het bedrag van 33,8 euro is het volledige bedrag van 52 euro op dagbasis, verminderd met 35% of 18,2 euro, aangezien het middagmaal wordt geacht te zijn begrepen in het bedrag van 52 euro.
[7] Circulaire nr 2018/C/8 van 22 januari 2018.
