Gebruik je een track & trace-systeem? Check je geolokalisatiebeleid

De Gegevensbeschermingsautoriteit (kortweg de GBA) beoordeelde recent de rechtmatigheid van een geolokalisatiesysteem en tekende daarbij het werkingskader van dergelijk systeem nogmaals uit, en dit n.a.v. een klacht van een werknemer.

24 april 2023

Er was nl. een track § trace-systeem in zijn dienstwagen geïnstalleerd waarmee de werkgever prikfraude had vastgesteld.

Geen specifieke wetgeving...

Tot op vandaag bestaat er geen wetgeving die uitdrukkelijk de vraag van de toelaatbaarheid van een track & trace-systeem regelt. Voor die technologie worden trouwens ook andere uitdrukkingen gebruikt zoals geografische plaatsbepaling, black-boxes, navigatiesysteem, volgsysteem, monitoring via gps, …

Daaruit concluderen dat je om het even wat mag doen met een systeem waarvoor je een leuke naam hebt bedacht, is allerminst waar. We verduidelijken dit hieronder.

…. maar geolokalisatie is onderworpen aan dwingende bepalingen

Als het werk buiten de normale werkplek wordt uitgevoerd, is het niet onlogisch dat de werkgever wil weten wat zijn werknemers uitrichten. Om wat meer controle te hebben, kan de werkgever een geolokalisatiesysteem in de bedrijfsvoertuigen van zijn werknemers installeren.

Momenteel bestaat er geen wetgeving die de geolokatie van de werknemers door de werkgever regelt, maar dat neemt niet weg dat dergelijk systeem moet voldoen aan de strenge bepalingen rond het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens. Gekend als General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het GBA heeft een advies uitgebracht waarmee je best rekening houdt bij de invoering van een geolokalisatiesysteem in de onderneming. Er moeten met name vier fundamentele beginselen in acht worden genomen: wettigheid, rechtmatigheid, evenredigheid en transparantie.

Om meer te weten over dit onderwerp, kan je ons dossier GDPR en de bescherming van persoonsgegevens raadplegen, onder het thema "Verplichtingen van de werkgever".

Wat zijn de vier fundamentele beginselen?

1.Wettigheid

Het is van essentieel belang dat de principes en modaliteiten voor dit toezicht worden opgenomen in een specifiek reglement dat duidelijk is en voldoende toegankelijk.

Deze regels moeten worden opgesteld in overleg met de werknemers en, als dit aanwezig is, na het advies van het overlegorgaan (ondernemingsraad, het comité PBW, de syndicale delegatie). Het geolokalisatiebeleid moet de doelen van het toezicht en de frequentie van het toezicht verduidelijken op een precieze en expliciete manier.

Een loutere vermelding van het bestaan van een track & trace -systeem in het arbeidsreglement, zonder verdere details over de modaliteiten van deze controle, Is dus niet voldoende. Je maakt dus best een reglement op voor jouw onderneming. Securex kan jou hierbij helpen.

Wil je een reglement betreffende de lokalisatie van mobiele werknemers via het GPS- navigatiesysteem opstellen? Een model is beschikbaar op de e-Shop van Securex. Wens je hulp bij het vervolledigen van je reglement? Contacteer je Securex Legal Advisor via myHR@securex.be.

2.Rechtmatigheid

Het doel van geolokalisatietoezicht moet zodanig zijn dat een inbreuk op het privéleven van de werknemer gerechtvaardigd is.

Doelen die als legitiem kunnen worden beschouwd zijn o.a. de volgende:

De veiligheid van de werknemer
De bescherming van het dienstvoertuig
De optimalisatie van het beheer van professionele verplaatsingen (verkopers, technici, taxichauffeurs)
De controle van de prestaties van de werknemer

3.Evenredigheid

Als het systeem wordt opgezet om toezicht te houden op de uitvoering van de aan de werknemers toevertrouwde taken, moet dit toezicht:

Gericht plaatsvinden
En worden gerechtvaardigd door aanwijzingen van vermoedelijk misbruik door bepaalde werknemers

Een permanente controle met systematische uitlezing van de door het locatiesysteem geregistreerde gegevens, wordt in principe als disproportioneel beschouwd.

Toch zijn er bepaalde situaties waarin een regelmatiger controle gerechtvaardigd kan zijn, als die rechtstreeks verband houdt met de aard van de door de werknemer uit te voeren taken of om het beheer van bedrijfsvoertuigverplaatsingen te optimaliseren (verkopers, buitendiensttechnici).

Maar zelfs dan mogen voertuigen niet continu worden gevolgd. Het systeem moet in ieder geval kunnen worden gedesactiveerd wanneer de werknemer het voertuig buiten de werktijden gebruikt.

In de mate een geolokalisatiesysteem het monitoren van werknemersgegevens inhoudt, is het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) of data protection impact assessment (DPIA) ten zeerste aanbevolen.

Een handleiding voor het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling is beschikbaar op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Wens je graag ondersteuning hierbij? Raadpleeg dan je Legal advisor via myHR@securex.be.

4.Transparantie

Volgens de GDPR mogen persoonsgegevens slechts verwerkt worden wanneer de werknemer daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de werknemer partij is.

Geolokalisatie wordt in de context van de arbeidsrelatie beschouwd als een gerechtvaardigde praktijk die noodzakelijk is voor de activiteit van de onderneming; de instemming van de werknemer is dus niet vereist.

In alle andere gevallen (bijvoorbeeld voor rondreizende werknemers) moet de werknemer echter instemmen met de installatie van het geolokalisatiesysteem. Dit akkoord moet schriftelijk worden verkregen (bijvoorbeeld ondertekening van het reglement betreffende lokalisatie van mobiele werknemers via het GPS-navigatiesysteem).

De werkgever moet vooraf de volgende informatie verstrekken:

De rechtsgrond voor de gegevensverwerking (in het geval van geolokalisatie is het waarschijnlijk een gerechtvaardigd belang van de onderneming of van derden)
Wie gecontroleerd wordt
De mate waarin er gecontroleerd wordt
De doelen die door de controle worden nagestreefd
De aard van de misstanden die tot een controle kunnen leiden
De duur van de controle
De verwerkte gegevens of de gegevens buiten de Europese Unie worden verzonden
Wat de rechten van de werknemer zijn, zoals het recht de gegevens te raadplegen, het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, het recht de verwerking van de gegevens te beperken, ...
De procedure die na de controle zal worden gevolgd

Ben jij in orde met de vier basisprincipes? Doe zelf de test

Stel: je onderneming stuurt technici uit voor herstellingen aan huis van vaatwassers, wasmachines, droogkasten, e.d.. Je wil een geolokalisatiesysteem invoeren. Ben je in orde met de vier beginselen die we hierboven hebben toegelicht? Doe de test!

Eerste check: is jouw system ‘wettig’?

Vooraleer je het geolokalisatiesysteem invoert, zorg je voor een degelijk uitgewerkt intern reglement. Je laat dit tekenen door alle werknemers waarop het systeem van toepassing is.

Tweede check: gebruik je dit systeem voor een legitiem doel?

Een optimaal beheer van de verplaatsingen van de technici op de baan kan een doel zijn (bijvoorbeeld: welke technieker kan ik best inzetten voor een dringende niet geplande herstelling). Je kan ook de prestaties van je werknemer controleren, maar dan moet je heel voorzichtig zijn met de evenredigheids- en transparantieprincipes.

Derde check: voer je niet te veel controles uit?

Een punctuele controle van de tijd besteed bij enkele klanten versus het schriftelijke rapport van een technieker hieromtrent, blijft proportioneel. Raadpleeg je permanent de gegevens van het geolokalisatiesysteem, dan ben je niet goed bezig.

Vierde check: ben je transparant genoeg?

De invoering van een geolokalisatiesysteem gebeurt in overleg met je werknemers. Indien er een syndicale delegatie aanwezig is, dan is deze het eerste aanspreekpunt.

Als werkgever zal je moeten verduidelijken waarom je dit systeem invoert en wanneer het actief zal zijn. Je zal je werknemers ook moeten informeren over hun rechten. Dit kan allemaal via je geolokalisatiereglement.

Onze tip

Gebruik je een track & trace-systeem of wens je dit in de onderneming in te voeren, dan moet dit op basis van de vier fundamentele beginselen.

Vergeet ook niet de nodige technische beveiligingsmaatregelen te nemen en het systeem in het register der verwerkingsactiviteiten op te nemen. Anders kan buiten de sancties door de GBA ook het gebruik van locatiegegevens als bewijs voor arbeidsgerechten problematisch zijn.