Voor deze kosten moet echter een fiscale fiche 281.10 (281.20 voor bedrijfsleiders) worden ingevuld. De verplichting om een fiche op te stellen, werd onlangs uitgebreid.Wij grijpen de gelegenheid aan om enkele begrippen op te frissen.
Principe
Kosten die de werknemer voor rekening van de werkgever maakt, zijn eigen kosten van de werkgever en moeten dus door de werkgever worden terugbetaald. De vergoedingen die als terugbetaling van deze kosten worden toegekend, zijn dus uitgesloten van het loonbegrip, zodat ze niet onderworpen zijn aan RSZ, bedrijfsvoorheffing of belasting.
Voorwaarden
Om als eigen kosten van de werkgever te worden beschouwd, moeten die uitgaven echter aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- Ze moeten eigen kosten van de werkgever dekken
- Ze moeten daadwerkelijk zijn besteed aan de betaling van dergelijke kosten
- Ze moeten van professionele aard zijn
Wat zijn de terugbetalingsmodaliteiten?
De belastingadministratie aanvaardt drie types van terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever:
- Terugbetaling van werkelijke kosten op basis van bewijsstukken
- Forfaitaire terugbetaling op basis van ‘ernstige normen’
- Forfaitaire terugbetaling op basis van ‘andere criteria’
Let op! De door de werknemer gemaakte kosten kunnen niet tweemaal worden terugbetaald (bijvoorbeeld op basis van een forfait en van een bewijsstuk)!
Wat wordt bedoeld met terugbetaling van werkelijke kosten?
Door de werknemer voor rekening van de werkgever gemaakte uitgaven zijn uitgesloten van het loonbegrip, voor zover ze eigen kosten van de werkgever dekken die werkelijk zijn gemaakt.
Daarom is de veiligste methode dat de werkgever deze kosten tegen hun werkelijke waarde terugbetaalt, op basis van bewijsstukken (zoals facturen, kastickets, btw-bonnen, enz.).
Deze oplossing wordt zowel door de fiscus als door de RSZ erkend. Ze levert weinig problemen op in verband met de bewijsvoering, omdat ze weinig ruimte laat voor discussie in geval van controle.
Wel brengt ze een relatief zware administratieve last met zich mee.
Bij deze methode moet de werkgever alle door de werknemer voorgelegde bewijsstukken bewaren.
Wat wordt bedoeld met ernstige normen?
De fiscus aanvaardt ook forfaitaire terugbetalingen op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria. De wetgever heeft echter niet gedefinieerd wat wordt bedoeld met ‘ernstige en onderling overeenstemmende criteria’.
Forfaitaire vergoedingen die uitdrukkelijk worden aanvaard door de fiscus
Voor sommige uitgaven voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming. Het gaat om forfaitaire kosten die oorspronkelijk door de Staat aan zijn ambtenaren werden toegekend en die werden uitgebreid tot de relatie tussen de werkgever en zijn personeel, zodat ze ook in deze context (privésector) van toepassing zijn.
Het gaat onder meer om terugbetalingen van verblijfskosten voor dienstreizen in België of in het buitenland, de kilometervergoeding die kan worden toegekend aan werknemers of bedrijfsleiders die hun privéwagen gebruiken voor dienstverplaatsingen of om de forfaitaire kantoorvergoeding voor structureel en regelmatig telewerk.
De vergoedingen die aan de werknemers worden toegekend als terugbetaling van deze kosten vormen geen belastbare bezoldiging, op voorwaarde dat de bovengrenzen van deze forfaitaire bedragen worden nageleefd.
Forfaitaire vergoedingen die worden toegekend door sectorale collectieve arbeidsovereenkomsten
In sommige gevallen is het niet de fiscus maar de sector die in een forfaitaire vergoeding voorziet. Dit is bijvoorbeeld het geval met bepaalde vergoedingen voor kleding, gereedschap of verblijf die bij een collectieve arbeidsovereenkomst zijn toegekend.
Deze forfaitaire vergoedingen worden door de fiscus eveneens als ernstige normen beschouwd. Zij mogen dus worden vermeld in categorie 1 van de belastingfiche ‘forfait ernstige normen’.
Opgelet! De door de RSZ aanvaarde forfaitaire bedragen worden niet automatisch door de fiscus erkend. Bij gebrek aan een dossier op basis van ernstige en onderling overeenstemmende criteria of van een gunstige rulingbeslissing kunnen deze vergoedingen niet als ‘ernstige normen’ worden beschouwd. Ze moeten worden vermeld in de derde categorie ‘forfait andere criteria’.
Door de werkgever vastgestelde forfaitaire vergoedingen
Als er geen forfait is vastgesteld door de fiscus, kan de werkgever altijd zijn eigen forfait vaststellen. In dat geval moet hij de ernstige aard van de forfaitaire vergoeding kunnen aantonen om de bedragen van zijn eigen belastbare inkomsten te kunnen aftrekken. Bij controle moet hij kunnen bewijzen dat het forfait op een ernstige studie is gebaseerd.
Met andere woorden, om onder de categorie ‘ernstige norm’ te vallen, moet het bedrag van de toegekende terugbetaling het resultaat zijn van waarnemingen en steekproeven.
Hoewel voor deze forfaits geen bewijsstukken vereist zijn (zoals het geval is voor de werkelijke kosten), raden we de werkgever niettemin sterk aan een gestaafd dossier op te stellen waarin de door de vergoeding gedekte uitgaven worden gerechtvaardigd, om te voorkomen dat de vergoeding door de fiscus als loon wordt geherkwalificeerd.
Bij twijfel kan de werkgever altijd een rulingaanvraag indienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB).
De forfaitaire bedragen die door middel van een rulingbeslissing worden aanvaard, worden beschouwd als ernstige normen.
Wat wordt bedoeld met forfaitaire vergoeding op basis van ‘andere criteria’?
Ten slotte moeten forfaits die door de werkgever worden vastgesteld, maar niet gebaseerd zijn op ernstige en onderling overeenstemmende criteria, worden vermeld in de derde categorie ‘forfaitaire terugbetalingen op basis van andere criteria’.
Deze derde terugbetalingswijze ontslaat de werkgever evenwel niet van de verplichting om bij een fiscale of sociale controle aan te tonen dat de vergoeding voldoet aan de drie basisvoorwaarden om te worden beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten die is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en RSZ.
Deze methode houdt meer risico’s in dan de eerste twee. De belastingadministratie raadt u aan om bij onzekerheid een ruling aan te vragen.
Wat doet Securex voor u?
Vanaf het inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moet het concrete bedrag op de jaarlijkse fiscale fiche worden vermeld voor elk type terugbetaling.De terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever moeten bovendien verplicht op de individuele rekening en de maandelijkse loonfiche worden vermeld.
Wij raden u daarom aan alle eigen kosten van de werkgever terug te betalen via de loonadministratie.
Als u echter kosten terugbetaalt buiten de loonadministratie om (bijvoorbeeld via de boekhouding), vragen we u ons tijdig (bij voorkeur maandelijks en uiterlijk op 15 januari van het volgende jaar) de exacte bedragen van de terugbetalingen van kosten op basis van bewijsstukken mee te delen. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat wij de juiste bedragen tijdig op de fiscale fiche kunnen invullen.
Wilt u begeleiding om de onkosten correct op de fiscale fiche te vermelden? Dan kunt u onze collega's van Consulting mailen via consultinglegal@securex.be.
