In de privésector is de kwestie meer genuanceerd. De kans dat je medewerkers rondlopen met staatsgevoelige info op hun telefoon is een stuk kleiner dan in de publieke sector. Toch doe je er goed aan om spelregels vast te leggen rond het gebruik van sociale media. Dat kan zelfs gaan over het gebruik van privétoestellen en het gebruik van sociale media buiten de werkuren. Al mag je daar ook niet te ver in gaan. We overlopen met jou de mogelijkheden.
Telefoon of laptop: jij bepaalt wat mag
Stel je aan jouw medewerkers een smartphone of laptop ter beschikking, die ze enkel voor het werk mogen gebruiken? Dan moeten ze daar zorgvuldig mee omspringen. Maar wat betekent zorgvuldig? Dat kan je heel precies omschrijven in een bedrijfspolicy. Zo is het voor jouw werknemers meteen duidelijk dat ze bijvoorbeeld geen TikTok mogen installeren op hun bedrijfstoestel, maar wel LinkedIn. Als werkgever bepaal je zelf wat je toelaat en wat niet.
Mogen je werknemers hun bedrijfstoestel ook privé gebruiken? Dan is het antwoord genuanceerder en raden wij aan onze tips voor de privétoestellen te volgen (zie verder).
Privétoestellen: buiten de werkuren heb je weinig inspraak
Als werkgever oefen je, wettelijk gezien, gezag uit tijdens de werkuren. Je werknemers moeten dus tijdens de werkuren de richtlijnen volgen die je hebt vastgelegd in je bedrijfspolicy. Ze mogen niet voortdurend scrollen op TikTok of andere sociale media. Tenzij we natuurlijk spreken over Alex van Marketing, die de TikTok-account van je organisatie beheert.
Buiten de werkuren zijn je werknemers baas over zichzelf en over hun eigen materiaal. Je mag niet bepalen wat je personeel in hun privéleven doet. Maakt Dinah van Sales graag vrolijke dansvideo’s op Tik-Tok? Met een privétoestel of met een bedrijfstoestel dat ze ook privé mag gebruiken? Dan kan je daar als werkgever weinig tegen beginnen.
Toch is er bepaald gedrag dat je ook buiten de werkuren niet hoeft te aanvaarden, zelfs als het gebeurt via een privétoestel. Je kan in jouw bedrijfspolicy bijvoorbeeld volgende zaken verbieden:
- De reputatie van de onderneming of van klanten beschadigen door valse beschuldigingen (laster) te uiten via sociale media
- Vertrouwelijke informatie over jouw onderneming, merk, klanten, partners of leveranciers verspreiden
- Racistische berichten publiceren
Over welke sancties beschik je als werkgever?
Enkel sancties uit het arbeidsreglement zijn toegelaten
Respecteert een van je werknemers de afspraken van je bedrijfspolicy niet? Dan kan je overwegen om een tuchtsanctie op te leggen, op voorwaarde dat die sanctie in je arbeidsreglement voorzien is. Denk bijvoorbeeld aan een waarschuwing of een boete.
Onze tip
Controleer bij het opstellen of nazien van je arbeidsreglement of je geschikte sancties hebt voorzien. Want je kan enkel de tuchtsancties opleggen die je in je arbeidsreglement hebt opgenomen.
Ontslag om dringende reden
Overschrijdt een werknemer een grens, waardoor je onmogelijk verder kan samenwerken en waardoor het vertrouwen onherroepelijk wordt verbroken? Dan kan je een ontslag om dringende reden inroepen.
In je arbeidsreglement som je best enkele gebeurtenissen (op sociale media) op, die als dringende reden kunnen beschouwd worden. Zo vergroot je de kans dat je dringende reden door een rechter aanvaard wordt, wanneer de betrokkene het ontslag zou aanvechten voor een rechtbank.
Laat je goed adviseren
Een ontslag om dringende reden is een ernstige zaak. Als je de dringende reden niet kan verantwoorden of de procedureregels niet naleeft, kan dat zware financiële gevolgen hebben. Je laat je dus best bijstaan door jouw Securex Legal Advisor, die met jou de nodige checks doet.
Lees meer: ‘Wat is een ontslag om dringende reden?’
En dan is er nog cyberveiligheid
In het nieuws lezen we dagelijks over cybercriminaliteit: phishing, gijzelsoftware, CEO-fraude, … Criminelen maken steeds vaker misbruik van de onoplettendheid van werknemers, om geld of gegevens buit te maken. Zulke aanvallen kunnen de werking van je organisatie grondig verstoren of zelfs volledig stilleggen. Om nog te zwijgen over de hoge kosten en reputatieschade.
Het blijft dus elke dag opnieuw belangrijk om je werknemers te sensibiliseren rond cyberveiligheid. Jouw bedrijfspolicy speelt hier opnieuw een belangrijke rol. Voorzie daarin zeker richtlijnen over het gebruik van de bedrijfsapparatuur en -netwerken. Daarnaast organiseer je best regelmatig trainingen over cyberveiligheid. Daarmee sla je trouwens twee vliegen in één klap, want sinds 2023 hebben werknemers een individueel recht op opleiding.
Lees meer: ‘Cybersecurity: een belangrijk punt voor elke onderneming’
Hoe maak je een goede policy rond social media en ICT?
Zelfs met de beste afspraken over sociale media en cyberveiligheid kan je niet alle problemen voorkomen. Maar zonder afspraken loopt het eerder vroeger dan laat mis en heb je meestal geen sancties om op terug te vallen.
Toch best goede afspraken op papier zetten dus. Gelukkig moet je niet van een leeg blad beginnen om een bedrijfspolicy uit te werken. De juristen van Securex hebben modelafspraken opgesteld over het gebruik van sociale media, en zelfs een versie aangevuld met een internetreglement.
Liever geen template, maar begeleiding op maat door een ervaren jurist? Mail dan naar myHR@securex.be en je Securex Legal Advisor helpt je graag verder!
Bron
