Waar gaat dit over?
Het mobiliteitsbudget is een op jaarbasis berekend budget, dat de werkgever aan zijn werknemer kan toekennen als alternatief voor de bedrijfswagen waarop hij recht heeft, om toegang te verkrijgen tot duurzame vervoerswijzen en -diensten.
Dit budget steunt op drie pijlers. De werknemer kan zo vrij kiezen hoe hij zijn mobiliteitsbudget verdeelt tussen de drie pijlers.
Hij heeft nog de keuze om opnieuw te opteren voor een bedrijfswagen. Hij combineert dan een milieuvriendelijker bedrijfswagen (pijler 1) met duurzame vervoerswijzen en -diensten (pijler 2). Enkel het deel van het mobiliteitsbudget dat niet werd uitgegeven mag op het einde van het jaar aan de werknemer worden gestort (pijler 3).
Lees voor meer informatie onze thema-artikelen over het mobiliteitsbudget
Een berekening die ingewikkelder is dan ze lijkt
Concreet vertegenwoordigt het mobiliteitsbudget de totale bruto jaarlijkse kosten voor de werkgever of total cost of ownership (TCO) van de bedrijfswagen die de werknemer aangeeft of waar hij recht op had.
Het bedrag van de uitgaven in pijler 1 vertegenwoordigt de TCO van de nieuwe milieuvriendelijke bedrijfswagen.
In de praktijk zijn deze berekeningen echter vaak een hoofdbreker voor werkgevers, die het moeilijk vinden om het bedrag van de TCO te bepalen. Dit is bijvoorbeeld het geval als ze nog niet over alle noodzakelijke gegevens beschikken om alle werkelijke kosten van de bedrijfswagen te bepalen.
Om hun taak te vergemakkelijken, bepaalt een nieuw koninklijk besluit de formules waarmee het bedrag van de uitgaven in pijler 1 en het bedrag van het mobiliteitsbudget zelf moeten worden berekend op basis van de werkelijke kosten, of kunnen worden berekend op basis van forfaitaire waarden. Deze nieuwe formules zijn van toepassing vanaf 1 januari 2024.
Een vereenvoudigd mobiliteitsbudget
Het doel van dit koninklijk besluit is om het mobiliteitsbudget te vereenvoudigen en aantrekkelijker te maken. De forfaitaire formules die het vastlegt, betekenen een belangrijke administratieve vereenvoudiging. Ze bieden ook meer rechtszekerheid voor gebruikers van het mobiliteitsbudget.
Ze bieden je als werkgevers de mogelijkheid om een “transparante en aanvaardbare” berekening te maken van het bedrag dat je ter beschikking kan stellen aan je werknemer, zowel voor de uitgaven in pijler 1 als voor het mobiliteitsbudget zelf, en om die bedragen te verduidelijken voor de betrokken werknemers.
Het koninklijk besluit bepaalt ook dat voortaan het volledige mobiliteitsbudget virtueel ter beschikking moet worden gesteld van de werknemer op een mobiliteitsrekening. Tot nu toe werd op die rekening enkel het resterende bedrag van het mobiliteitsbudget opgenomen, na eventuele aftrek van het deel dat in pijler 1 was gebruikt.
Berekeningsmethode op basis van werkelijke kosten of forfaitair?
Een keuze die drie jaar geldig is
Vanaf 1 januari 2024 kunnen werkgevers kiezen tussen twee berekeningsmethoden: werkelijke kosten of forfaitair. Deze keuze is drie jaar geldig, dus werkgevers die voor de andere methode willen kiezen moeten wachten tot het einde van deze periode van drie jaar. Deze verandering van methode heeft echter alleen gevolgen voor nieuwe instappers. Bestaande overeenkomsten blijven volledig van kracht.
Een identieke keuze voor alle werknemers
Als werkgever heb je ook de mogelijkheid om een verschillende berekeningsmethode te kiezen om enerzijds het bedrag van de uitgaven in pijler 1 en anderzijds het bedrag van het mobiliteitsbudget te bepalen. Je zou dus kunnen kiezen voor de forfaitaire formule voor het berekenen van het bedrag van het mobiliteitsbudget en de formule van werkelijke kosten voor het bedrag van de uitgaven onder pijler 1, op voorwaarde dat dezelfde methode wordt toegepast op alle werknemers van het bedrijf.
Uitzondering
Er is echter een uitzondering op dit principe: wanneer de werkgever om praktische redenen verplicht is om de forfaitaire formule te gebruiken, wordt de verplichting om dezelfde methode op alle werknemers toe te passen opgeheven.
Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer na een functiewijziging of een promotie tot een functiecategorie behoort waarvoor het salarissysteem van de werkgever in een hoger respectievelijk lager budget voorziet. In dit geval zijn de gegevens die nodig zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget te bepalen op basis van de werkelijke uitgaven eenvoudigweg niet beschikbaar. De werkgever heeft dan geen andere keuze dan te kiezen voor de forfaitaire formule.
Voorbeeld:
Pierre heeft net promotie gemaakt. Als gevolg van deze promotie behoort hij nu tot een functiecategorie waarvoor een groter mobiliteitsbudget voorzien is. Zijn mobiliteitsbudget kan dus verhoogd worden. In dit geval beschikt zijn werkgever echter niet over de nodige informatie om zijn mobiliteitsbudget te berekenen op basis van de werkelijke kosten en zal hij de forfaitaire methode moeten toepassen.
Werknemers inlichten over deze keuze
Omdat het gebruik van de forfaitaire formules optioneel is voor werkgevers, moet je ten slotte je werknemers over je keuze informeren in het kader van je aanbod.
Bron
- Koninklijk besluit van 10 september 2023 tot uitvoering van artikelen 8, § 5, en 12, § 5, van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, en tot wijziging van het koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, Belgisch Staatsblad van 29 september 2023
