Waarover gaat het?
Stel je je werknemers tewerk in een regeling van ploegen- of nachtarbeid dan geniet je onder bepaalde voorwaarden van een gedeeltelijke vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing van 22,8%. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de onderneming aan strikte voorwaarden voldoen.
Meer informatie over de toepassingsvoorwaarden van deze vrijstelling vind je in ons thema-artikel.
Ook de uitzendkantoren die werknemers, die in een regeling van ploegen- of nachtarbeid werken, ter beschikking stellen worden gedeeltelijk vrijgesteld van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing.
In de praktijk
De uitzendkantoren moeten uiteraard kunnen bewijzen dat aan alle toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling is voldaan. Dit vereist een zekere mate van coördinatie en een nauwe samenwerking tussen het uitzendkantoor en de klant-gebruiker (d.w.z. de onderneming die deze uitzendkrachten tewerkstelt).
Bij controle is het voor de belastingadministratie belangrijk dat er een goed uitgewerkt samenwerkingskader is tussen beide ondernemingen zodat de door de administratie gevraagde stukken efficiënt kunnen worden aangeleverd.
De ervaring leert echter dat het uitzendkantoor dit bewijs vaak niet kon leveren door een gebrek aan medewerking van de klant-gebruiker.
Daarom moeten deze kantoren sinds 1 oktober 2022 het uitdrukkelijke akkoord van de klant krijgen voordat ze de vrijstelling toepassen.
Het koninklijk besluit van 16 september 2024 bepaalt de voorwaarden waaraan dit akkoord moet voldoen. Dit KB is van toepassing op bezoldigingen die worden betaald of toegekend vanaf 1 januari 2025.
Wat is de doelstelling van het koninklijk besluit van 16 september 2024?
Het koninklijk besluit van 16 september 2024 verplicht uitzendkantoren en hun klanten-gebruikers om vóór de vrijstellingsaanvraag een contractueel afsprakenkader vast te leggen. Dit KB bepaalt ook de kenmerken waaraan dit akkoord moet voldoen.
De manier waarop dit contractueel kader wordt uitgevoerd wordt echter aan de partijen overgelaten. Zij kunnen dus zelf bepalen hoe ze hun interne processen het best kunnen aanpassen.
De bedoeling is dat het uitzendkantoor zeker is dat aan alle toepassingsvoorwaarden is voldaan voordat het vrijstelling aanvraagt.
Door een contractueel kader kan de klant-gebruiker contractueel aansprakelijk worden gesteld wanneer hij verkeerdelijk aan het uitzendkantoor heeft verklaard dat aan de vrijstellingsvoorwaarden is voldaan. Zijn verklaring heeft dezelfde gevolgen als het invullen van een (tweede) aangifte in de bedrijfsvoorheffing.
Waarin voorziet het koninklijk besluit van 16 september 2024 concreet?
Het koninklijk besluit bepaalt dat het uitzendkantoor en de klant-gebruiker een schriftelijke overeenkomst moeten sluiten waarin het procedureel kader wordt vastgelegd. Dit kader moet het proces vaststellen en de manier waarop de bewijzen worden geleverd.
Dit procedureel kader kan ook worden opgenomen in de algemene voorwaarden van de commerciële overeenkomst die beide partijen met elkaar sluiten. Het moet de volgende gegevens bevatten :
- Een verklaring van de klant-gebruiker ondubbelzinnig bevestigt dat de uitzendkracht wel degelijk arbeidsprestaties heeft verricht in een regeling van ploegenarbeid (of volcontinu), van nachtarbeid of van werken in ploegverband in de bouw.
- De klant-gebruiker moet bovendien bevestigen dat hij de nodige bewijsstukken kan bezorgen.
- Als de klant-gebruiker de bis-variant gebruikt, moet de verklaring het percentage van verschil in omvang van het werk van de opeenvolgende ploegen vermelden.
- Het akkoord moet ook bepalen hoe het uitzendkantoor schriftelijk en ondubbelzinnig het bestaan en het tijdstip kan aantonen van de door de klant-gebruiker opgestelde verklaring. De manier waarop het bewijs moet worden geleverd wordt echter aan de partijen overgelaten.
- Een beding van medewerkingsplicht waarin de klant-gebruiker verbindt zich ertoe mee te werken om het bewijs te leveren dat de uitzendkracht wel degelijk arbeidsprestaties heeft verricht in een regeling van ploegenarbeid of nachtarbeid.
- Een beding van aansprakelijkheid van de klant-gebruiker. Dit beding beschermt het uitzendkantoor bij een controle, als de klant-gebruiker heeft verklaard dat de uitzendkracht arbeidsprestaties heeft verricht in een regeling van ploegen-/nachtarbeid maar dit niet kan bewijzen.
Ons advies:
Als je een klant-gebruiker bent, bedenk dan hoe je de hierboven geformuleerde doelstellingen zo efficiënt mogelijk kunt integreren in je bestaande processen.
Zorg er ook voor dat je de bewijsstukken bewaart die je nodig hebt om aan te tonen dat aan alle toepassingsvoorwaarden van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing is voldaan.
Als je dit bewijs bij een controle niet kunt leveren, kan je aansprakelijk worden gesteld voor de schade die het uitzendkantoor lijdt.
Wat doet Securex voor jou?
Heb je vragen? Aarzel niet om je Securex Legal Advisor te contacteren via het volgende e-mailadres: myHR@securex.be.
Bron
