Maar wat betekent dat voor jouw bedrijf? Als je minder dan 250 werknemers hebt, is er sowieso geen probleem. De richtlijn is (nog) niet op jou van toepassing. Werkgevers met 250 of meer werknemers vinden in dit artikel een stand van zaken.
Wat als je nog geen meldpunt hebt?
Er bestaat momenteel nog geen Belgische wetgeving die je verplicht om een intern meldpunt op te richten. Als je dat nog niet hebt gedaan, kan je daarvoor dan ook nog geen sanctie oplopen.
Kan je nu toch al actie ondernemen?
Ja, dat kan je zeker doen.
Hoewel werkgevers wettelijk nog niet verplicht zijn om een meldpunt op te richten, kan je nu al de voorbereidingen opstarten. Zo ben je zeker klaar als de wet er is. Tegelijk creëer je ook al een draagvlak voor het meldpunt bij jouw werknemers en klanten.
Je moet er immers ook rekening mee houden dat als een Europese richtlijn voldoende duidelijk is, rechters (in)direct toch al rekening kunnen houden met de regels. Dat zou het geval kunnen zijn met het verbod op represailles. Dat verbod is in de richtlijn immers al voldoende duidelijk uitgewerkt. Het is daarom niet uitgesloten dat rechters er rekening mee zouden kunnen houden.
Indien één van jouw werknemers op dit moment informatie doorgeeft als klokkenluider, onthoud je je best nu al van (het dreigen met):
- Ontslag
- Verandering van taken
- Degradatie
- Het weigeren van een opleiding
- Het niet-verlengen van een tijdelijk contract
- Het opleggen van een tuchtmaatregel
Ten aanzien van leveranciers of derde-contractanten kan de benadeling gaan om het opzeggen van een overeenkomst of vergunning. Ook het dreigen met die acties kan al volstaan. Ook daarvan onthoud je je best al, als zij informatie als klokkenluider verspreiden.
Wat is het voordeel om nu al een intern meldpunt op te richten?
Als je nu al een meldpunt opricht, geef je, zowel intern als extern, de boodschap dat je klokkenluiders ernstig neemt. Het kan jouw werknemers en klanten meer vertrouwen geven in de werking van jouw bedrijf.
Bovendien heeft jouw onderneming zo zelf meer controle over de melding. Er kan intern een oplossing voor de situatie gezocht worden. En het risico dat een werknemer het probleem onmiddellijk extern, of in de pers, aankaart, wordt kleiner.
Wat moet je doen als je een intern meldpunt wil oprichten?
Informeer en raadpleeg de ondernemingsraad
In eerste instantie zal je jouw ondernemingsraad moeten informeren en raadplegen over het bedrijfsbeleid rond klokkenluiders. De invoering van een regeling over klokkenluiders is immers een element van personeelsbeleid. Daarom moet je de regels over het sociaal overleg toepassen.
Maak gebruik van een policy
Wij raden je aan om jouw bedrijfsbeleid over het intern meldpunt in een policy op te nemen.
Wij kunnen samen met jou een policy opmaken op basis van de Europese richtlijn. Als nadien blijkt dat de policy op basis van de Belgische wet aangepast moet worden, kunnen wij dat ook voor jou doen.
Je zou jouw bedrijfsbeleid ook in het arbeidsreglement kunnen opnemen, maar dat lijkt ons praktisch minder interessant. Externen kunnen immers ook inbreuken melden, en op hen is jouw arbeidsreglement niet van toepassing. Je zou dan ook nog met een policy voor de externen moeten werken.
Concreet: hoe richt je een intern meldpunt op?
Bij het organiseren van een intern meldpunt in jouw onderneming moet je rekening houden met specifieke eisen rond onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
|
Onafhankelijkheid |
Er mag geen belangenconflict aanwezig zijn in het meldpunt. Het meldpunt moet ook een directe lijn met de CEO of het ondernemingshoofd hebben. |
|
Vertrouwelijkheid |
De identiteit van de melder en andere in de melding opgenomen personen moet vertrouwelijk gehouden worden. |
|
Gegevensbescherming |
De ontvangen info moet voldoende beveiligd worden. Onbevoegde personeelsleden mogen er bijvoorbeeld geen toegang tot hebben. |
Als onderneming krijgt je verder wel wat speelruimte om het meldpunt vorm te geven, binnen die drie principes. Denk aan een schriftelijke melding per post, in een klachtenbus of digitaal via een online platform. Je kan ook een specifiek telefoonnummer voorzien om mondelinge meldingen te ontvangen.
Tot slot is er de verplichting om binnen een redelijke termijn een vergadering te beleggen, wanneer de melder dat zou vragen.
Welke termijnen moet je naleven?
Elke melder moet steeds binnen 7 dagen na de ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging krijgen.
De inhoudelijke opvolging en feedback moeten dan volgen binnen een redelijke termijn van ten hoogste 3 maanden na de ontvangstbevestiging.
Kan je het interne meldpunt ook outsourcen?
Ja dat kan ook.
Je kan de verantwoordelijkheid voor het ontvangen en opvolgen van meldingen intern toevertrouwen aan bijvoorbeeld het hoofd van HR, de bedrijfsjurist, de compliance officer of de GDPR-verantwoordelijke.
Maar misschien kies je ervoor om dat niet allemaal zelf te doen. Weet dat je de hele zaak perfect mag outsourcen naar een gespecialiseerde derde partij. Die zet dan het meldpunt op en zal in jouw naam klachten ontvangen en onderzoeken.
Wat als je minder dan 250 werknemers hebt?
Als je minder dan 250 werknemers hebt, moet je ten vroegste op 17 december 2023 een intern meldpunt oprichten.
- Werkgevers met minder dan 50 werknemers zullen niet wettelijk verplicht worden om een intern meldpunt op te richten.
- Werkgevers die tussen de 50 en 249 werknemers hebben, moeten wel een intern meldpunt oprichten. België zal echter gebruik maken van de mogelijkheid om die verplichting uit te stellen. Als je tussen de 50 en 249 werknemers tewerkstelt, zal je pas vanaf 17 december 2023 een intern meldpunt moeten oprichten.
Elke werkgever kan echter nu al beslissen om toch een intern meldpunt op te richten. Dat kan dus ook als je daartoe (nog) niet verplicht bent.
Wat doet Securex voor jou?
Als je vragen hebt over de oprichting van een intern meldpunt, kan je terecht bij onze Consultants via consultinglegal@securex.be.
Bron
