Deze worden vaak door de inspectiediensten gevraagd. Naar behoren opgestelde sociale documenten zijn een teken dat de personeelsadministratie ernstig wordt genomen.
Om welke documenten gaat het?
U bent wettelijk verplicht bepaalde documenten op te stellen, de zogenaamde sociale documenten. Onze reglementering telt er elf:
- Het algemeen personeelsregister
- Het bijzonder personeelsregister
- De individuele rekening;
- Het aanwezigheidsregister (alleen in bepaalde heel beperkte bedrijfssectoren)
- De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten
- De overeenkomst voor tewerkstelling van huisarbeiders
- De beroepsinlevingsstage (BIS)
- De PWA-arbeidsovereenkomst (of wijk-werkovereenkomst in Vlaanderen)
- De arbeidsovereenkomst voor uitvoering van tijdelijke arbeid
- Het register voor werktijdregeling (uitsluitend in het PC nr. 302 in een welbepaald geval)
- Het akkoord over het mobiliteitsbudget
Naast de sociale documenten in strikte zin bestaat er een hele reeks van documenten van sociale aard, onder meer:
- De loonbrief (en de bijlagen ervan)
- Het arbeidsreglement
- De documenten die verband houden met deeltijds werk
- De documenten die bij het einde van de arbeidsbetrekking moeten worden overhandigd
Meer algemeen gaat het om alle documenten die worden opgelegd door de sociale wetgeving. Als u uw verplichtingen met betrekking tot deze documenten niet nakomt, kunt u sancties oplopen. U vindt hier een voorbeeld over het arbeidsreglement.
Hoe worden sociale documenten bewaard?
Plaats van bewaring
Wat de plaats van bewaring van sociale documenten betreft, zijn de toepasselijke bepalingen identiek voor al deze sociale documenten. De sociale documenten moeten door u worden bewaard:
- Hetzij op het adres waaronder u bij de RSZ bent ingeschreven
- Hetzij in uw woonplaats (natuurlijk persoon) of op de maatschappelijke zetel (rechtspersoon) indien deze in België zijn gelegen. Bij ontstentenis, in de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon die deze documenten bijhoudt als uw lasthebber of aangestelde
- Hetzij op het adres van het erkend sociaal secretariaat waarbij u bent aangesloten (uitsluitend de individuele rekeningen)
In de twee laatste gevallen moet u vooraf de inspecteur-districtshoofd van het Toezicht op de sociale wetten van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal overleg inlichten van het district waar de documenten worden bewaard. Dat moet in een aangetekende brief gebeuren.
Indien u geen personeel meer tewerkstelt in België, bewaart u de sociale documenten in uw woonplaats of op de maatschappelijke zetel. Bij ontstentenis moeten ze worden bewaard op de Belgische woonplaats van een natuurlijk persoon, die als uw lasthebber of aangestelde wordt beschouwd. In dat geval moet u vooraf bij aangetekend schrijven het Toezicht op de sociale wetten op de hoogte brengen.
Lasthebber in België : wat doet Securex?
Securex kan de verplichtingen op zich nemen die de werkgever op het gebied van de bewaring van de sociale documenten moet vervullen. Voor meer informatie kunt u een e-mail sturen naar: outsouHRce@securex.be.
Bewaringstermijn
De sociale documenten moeten in principe gedurende 5 jaar worden bewaard. Een overzicht van de bewaringstermijn en van het tijdstip waarop die termijn ingaat, vindt u in onze fiche "Sociale en fiscale documenten – Bewaringstermijn". In de overzichtstabel vindt u ook informatie over andere documenten, die geen sociale documenten in strikte zin zijn.
Welke formaliteiten moet u vervullen voor uw gedetacheerd personeel?
Buitenlandse werkgevers detacheren vaak personeel naar België. Het gaat ofwel om werknemers die tijdelijk in België tewerkgesteld zijn, ofwel om werknemers die gedeeltelijk in België en gedeeltelijk in een ander land tewerkgesteld zijn. In die gevallen is een Limosa-aangifte verplicht.
Ook rijst de vraag welke documenten door deze buitenlandse werkgevers moeten worden bewaard.
Vrijstelling van het bijhouden van sociale documenten in geval van Limosa-aangifte
Indien u een Limona-aangifte gedaan heeft, bent u vrijgesteld van het bijhouden van de gewone sociale documenten gedurende maximum 12 maanden. In dat geval moeten wel bepaalde vergelijkbare documenten ter beschikking gehouden worden van de inspectiediensten.
Na de termijn van 12 maanden moet de gewone sociale documenten sowieso bijgehouden worden.
Indien u een buitenlandse werkgever bent, moet een sociaal mandataris worden aangesteld in België.
Verplichting om bepaalde andere documenten ter beschikking te houden van de inspectiediensten
Opgelet! Zelfs als u geniet van de hierboven vermelde vrijstelling, bent u er in principe toch nog toe gehouden bepaalde specifieke documenten ter beschikking te houden van de inspectiediensten, vanaf het begin van de detachering en dit tot 1 jaar na het einde van de detachering.
Het gaat hier om:
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de gedetacheerde werknemer of een gelijkwaardig document
- De informatie met betrekking tot de vreemde valuta die dienst doet als betaling van het loon, de voordelen in geld of in natura verbonden aan de tewerkstelling in het buitenland, de voorwaarden van repatriëring van de gedetacheerde werknemer
- De arbeidstijdenoverzichten die begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd van de gedetacheerde werknemer aangeven
- De betalingsbewijzen van de lonen van de gedetacheerde werknemer
Op verzoek van de inspectiediensten moet hen een vertaling van deze documenten in één de landstalen of in het Engels worden bezorgd. De documenten kunnen op papieren drager of in elektronische vorm worden bezorgd.
De wet schrijft ook voor dat bepaalde loondocumenten van werknemers die naar België zijn gedetacheerd, moeten worden opgemaakt en vertaald, en meer bepaald de loonfiche en de individuele rekening. Die documenten moeten tot een jaar na het einde van de detachering ter beschikking worden gehouden van de inspectie.
Korte woordenlijst
Het bijhouden van sociale documenten omvat de registratie van de verplichte gegevens, de opslag van het document buiten de eigenlijke bewaartermijnen en de verstrekking van de nodige informatie over eventueel gebruikte afkortingen en codes.
De bewaring van sociale documenten heeft betrekking op de opslag van sociale documenten gedurende de in de reglementering vastgestelde periode.
Wat doet Securex voor u?
Als erkend sociaal secretariaat biedt Securex u uiteraard waardevolle hulp voor het bijhouden van uw sociale documenten.
Bovendien biedt Securex zijn klanten-werkgevers de mogelijkheid om de loonfiches elektronisch naar de werknemers te sturen. Op die manier kunt u uw administratieve beslommeringen verminderen en tijd en geld besparen. Securex werkt hiervoor samen met Doccle. Dit is een platform om loonfiches elektronisch en veilig te versturen. Deze dienst is gratis.
Als u de mogelijkheid aanbiedt om loonfiches elektronisch te verzenden, vergeet dan niet onze specifieke bijlage bij het arbeidsreglement te downloaden.
Raadpleeg voor meer informatie uw Legal Advisor Securex op het adres myHR@securex.be.
Lees ook:
- Vermijd sociale dumping - Kies uw onderaannemers zorgvuldig
- Vermijd sociale dumping - Volg de regels voor deeltijds werk
- Vermijd sociale dumping - Wat is sociaal verantwoorde detachering?
- Vermijd sociale dumping - Illegaal en zwartwerk streng bestraft
- De sociale inspectie op bezoek? We geven u 6 tips
Begin 2022 zullen wij u, zoals elk jaar, de hoofdpunten van het actieplan tegen sociale fraude 2022 van de Sociale inlichtingen- en opsporingsdienst (SIOD) toelichten.
Bronnen:
- Koninklijk besluit van 27 september 1966 tot vaststelling, wat de particuliere sector betreft, van de gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt
- Koninklijk besluit van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten
- Koninklijk besluit van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten
