Entrée en vigueur de nouveaux montants pour les voyages de service à l’étranger

Frais propres à l’employeur

Les travailleurs salariés et dirigeants d’entreprise qui effectuent des déplacements à l’étranger pour le travail à votre demande doivent souvent engager des frais supplémentaires pour manger, boire, prendre le métro local, etc. Ces frais sont à votre charge en tant qu’employeur. Cela signifie que leur remboursement n’est en principe pas considéré comme une rémunération.

Vous pouvez rembourser les frais réels sur la base de notes de frais, mais vous pouvez également vous baser sur les forfaits que le SPF Affaires étrangères octroie à ses fonctionnaires qui se rendent à l’étranger pour le travail. Ces forfaits sont en effet aussi admis dans le secteur privé.

Si vous optez pour une indemnité forfaitaire et que vous respectez certaines conditions, ce remboursement est exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel. Du point de vue social et fiscal, ces indemnités forfaitaires sont en effet considérées comme des frais propres à l’employeur (normes sérieuses) .

Quel forfait pouvez-vous octroyer pour les voyages de service à l’étranger ?

En tant qu’employeur, vous avez le choix entre deux montants journaliers forfaitaires :

• Soit vous appliquez le forfait général de 37,18 euros par jour, quel que soit le pays du voyage de service 
• Soit vous appliquez l’indemnité forfaitaire journalière de la liste de pays, qui varie d’un pays à l’autre. Vous trouverez cette liste dans les téléchargements sur cette page

Montants de la liste de pays : voyages de service à l’étranger de courte ou de longue durée ?

Si vous optez pour l’indemnité forfaitaire journalière de la liste de pays, vous verrez qu’il y a deux catégories.

• La catégorie 1 contient les montants les plus élevés. Vous pouvez les utiliser en cas de voyages de service à l’étranger de courte durée
• La catégorie 2 contient des montants plus faibles. Ces montants s’appliquent en cas de voyages de service à l’étranger de longue durée

Comment savoir s’il s’agit d’un voyage de service de courte ou de longue durée ? Vous trouverez la réponse à cette question dans le tableau suivant :

Quels sont les frais couverts par le forfait pour voyages de service à l’étranger ?

Une indemnité forfaitaire journalière couvre les frais de repas et autres menues dépenses. Quelques exemples :

• Repas du midi, repas du soir (Contrairement à ce qui était d'application dans le passé, les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l'« indemnité forfaitaire journalière)
• Collations 
• Boissons 
• Transports locaux 
• Téléphonie

Pas de forfait pour l’avion et le logement

Les frais de logement et les frais de voyage depuis et vers l’étranger ne sont pas couverts par ce forfait. Si, par exemple, votre travailleur a avancé les frais d’hôtel ou les billets d’avion, vous ne pourrez les lui rembourser que sur la base de justificatifs. Le montant remboursé doit correspondre aux frais réels.

Vous risquez en l’occurrence d’être induit(e) en erreur si vous utilisez la liste de pays de la fonction publique dans le secteur privé. Les montants forfaitaires de la colonne « indemnité de logement maximale » de la liste de pays ne sont en effet pas applicables dans le secteur privé. Ils servent uniquement pour les remboursements effectués par le SPF Affaires étrangères à des fonctionnaires.

Et si le repas est compris dans les frais d’hôtel ?

Il arrivera parfois qu’une note d’hôtel ne comprenne pas uniquement le coût de la chambre, mais comprenne également celui d’un petit-déjeuner, d’un repas de midi et/ou d’un repas du soir. Et donc, si vous remboursez le montant réel des frais de séjour (note d’hôtel...), alors que vous octroyez également une indemnité forfaitaire journalière, vous remboursez en réalité deux fois les frais de repas.

Ce n’est pas le but. Les forfaits du SPF Affaires étrangères prescrivent dès lors de réduire les indemnités forfaitaires journalières à concurrence des pourcentages suivants :

• 35 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas de midi 
• 45 % de l’indemnité forfaitaire journalière pour le repas du soir
• 20 % pour les menues dépenses (au lieu de 15%)

Vu que les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l'indemnité de séjour forfaitaire journalière, il ne faut appliquer aucun pourcentage de réduction lorsque les frais de petit-déjeuner sont inclus dans les frais de logement qui sont remboursés ou pris en charge par l'employeur ou la société.

Attention si vous continuez à payer des chèques-repas

Et si votre travailleur rentre une note de frais pour d’autres repas et boissons, par exemple, pour une sortie au restaurant en dehors de l’hôtel ou pour d’autres menues dépenses comme un trajet en taxi local ? Ces frais sont déjà couverts par l’indemnité forfaitaire pour voyages de service à l’étranger. Vous ne pouvez donc pas les rembourser encore une fois.

De nombreux employeurs n’y pensent pas, mais les chèques-repas servent également à rembourser les frais de repas. Vous continuez à payer des chèques-repas à votre travailleur salarié ou dirigeant d’entreprise pendant un voyage de service à l’étranger ? Dans ce cas, vous devez réduire l’indemnité forfaitaire du montant de votre intervention en tant qu’employeur dans le montant des chèques-repas (uniquement la quote-part patronale donc).

Que fait Securex pour vous ?

Vous le voyez, le remboursement des frais engagés lors de voyages de service à l’étranger peut donner lieu à un exercice de calcul complexe. Vous avez encore une question à ce propos ? Votre Securex Legal Advisor se fera un plaisir de vous aider. N’hésitez pas à le contacter par e-mail à l’adresse suivante : myHR@securex.be.

Vous vous demandez après avoir lu cet article si les remboursements de frais dans votre entreprise sont en ordre du point de vue légal ? Misez sur la sécurité et faites réaliser un audit par Securex Consulting. Envoyez un e-mail à consultinglegal@securex.be et nous nous ferons un plaisir de vous donner plus d'informations.

Sources

• Circulaire 2023/C/61 concernant les indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l'étranger et pour les séjours professionnels à l'étranger de plus de 30 jours

• Arrêté ministériel du 10 janvier 2023 portant établissement d’indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d’une mission de service à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, Moniteur belge du 15 février 2023

• Circulaire 2018/C/8 du 22 janvier 2018 relative aux indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale