Ceux-ci sont souvent demandés par les services d’inspection. Des documents sociaux correctement établis sont en effet un signe de ‘sérieux’ dans l’administration du personnel.
Quels sont ces documents ?
Vous êtes légalement tenu d’établir certains documents, appelés documents sociaux. Notre réglementation en compte onze :
- Le registre général du personnel
- Le registre spécial du personnel
- Le compte individuel
- Le registre de présence (uniquement dans certains secteurs d'activité très limités)
- Le contrat de travail étudiant
- Le contrat de travail à domicile
- La convention d'immersion professionnelle
- Le contrat de travail ALE (ou contrat ‘travail de proximité’ en Flandre)
- Le contrat de travail pour l'exécution d'un travail temporaire
- Le registre de mesure du temps de travail (uniquement dans la CP n° 302, dans un cas bien précis)
- L'accord portant sur le budget de mobilité
A côté de ces documents sociaux au sens strict, il existe toute une série de documents à caractère social, parmi lesquels on peut citer :
- La fiche de paie (et ses annexes) ;
- Le règlement de travail
- Les documents liés au travail à temps partiel
- les documents à remettre à l'issue de la relation de travail
Plus généralement, il s'agit de tous les documents imposés par la législation sociale. Si vous ne respectez pas vos obligations quant à ces documents, vous pouvez vous voir infliger des sanctions. Vous trouvez ici un exemple relatif au règlement de travail.
Quelles sont les modalités de conservation des documents sociaux ?
Lieu de conservation
En ce qui concerne le lieu de conservation des documents sociaux, les dispositions applicables sont identiques pour tous ces documents sociaux. Les documents sociaux doivent être conservés par vos soins :
- Soit à l'adresse sous laquelle vous êtes inscrit auprès de l'ONSS
- Soit à votre domicile (personne physique) ou au siège social (personne morale) lorsque ceux-ci sont situés en Belgique. A défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient ces documents en tant que votre mandataire ou préposé
- Soit à l'adresse du secrétariat social agréé auquel vous êtes affilié (uniquement les comptes individuels)
Dans les deux derniers cas, vous êtes tenu d'informer au préalable l'Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel les documents sont conservés. Vous devez le faire par lettre recommandée à la poste.
Si vous n’occupez plus de personnel en Belgique, vous devez conserver les documents sociaux à votre domicile ou au siège social situé en Belgique. A défaut, vous les faites conserver au domicile belge d'une personne physique, considérée comme mandataire ou préposée de l'employeur. Dans ce cas, vous en informez également le Contrôle des lois sociales par voie recommandée, et ce, au préalable.
Mandataire en Belgique: que fait Securex ?
Securex peut prendre en charge les obligations qui reposent sur vous en matière de conservation des documents sociaux. Pour de plus amples informations, nous vous invitons à adresser un e-mail à outsouHRce@securex.be.
Durée de conservation
Les documents sociaux doivent en principe être conservés pendant 5 ans. Pour une vue d'ensemble de leur durée de conservation et du moment auquel celle-ci prend cours, consultez notre fiche "Documents sociaux et fiscaux - Délai de conservation". Le tableau récapitulatif vous informe également au sujet d'autres documents, qui ne sont pas des documents sociaux au sens strict du terme.
Quelles formalités devez-vous effectuer pour votre personnel détaché ?
Il arrive souvent que des employeurs étrangers détachent du personnel en Belgique. Il s'agit soit de travailleurs occupés temporairement en Belgique, soit de travailleurs qui sont occupés partiellement en Belgique et partiellement dans un autre pays. Dans ces cas, une déclaration Limosa est obligatoire.
La question se pose aussi de savoir quels documents doivent être tenus par ces employeurs étrangers.
Dispense de tenue des documents sociaux en cas de déclaration Limosa
Si vous avez effectué une déclaration Limosa, vous êtes est dispensé de la tenue des documents sociaux belges ordinaires, et ce, pendant maximum 12 mois. Dans ce cas, certains documents comparables doivent néanmoins être tenus à la disposition des services d'inspection.
Après le délai de maximum 12 mois, des documents sociaux ordinaires doivent être établis. Si vous êtes un employeur étranger, un mandataire social doit être désigné en Belgique.
Obligation de tenir d'autres documents à la disposition des services d'inspection
Attention ! Même l'employeur qui bénéficie de la dispense susmentionnée doit en principe tenir certains documents spécifiques à la disposition des services d'inspection à partir du début du détachement jusqu'à un an après la fin de celui-ci.
Il s'agit :
- D’une copie du contrat de travail du travailleur détaché ou tout autre document équivalent
- Des informations relatives à la devise servant au paiement de la rémunération, aux avantages en espèces et en nature liés à l'expatriation, aux conditions de rapatriement du travailleur détaché
- Du relevé des heures indiquant le début, la fin et la durée du temps de travail journalier du travailleur détaché
- Des preuves du paiement des salaires du travailleur détaché
A la demande de ces mêmes services d'inspection, une traduction dans une des langues nationales ou en anglais de ces documents devra être fournie. Les documents peuvent être fournis sur un support papier ou électronique.
La loi prévoit aussi que certains documents relatifs à la rémunération des travailleurs détachés en Belgique doivent être établis et traduits. Il s'agit de la fiche de paie et du compte individuel, qui doivent être tenus à la disposition des services d'inspection jusqu'à un an après la fin du détachement.
Petit lexique
La tenue des documents sociaux couvre l'inscription des mentions obligatoires, la garde du document en dehors des périodes de conservation proprement dites ainsi que l'octroi des renseignements nécessaires quant aux abréviations et codes éventuellement utilisés.
La conservation des documents sociaux couvre la garde des documents sociaux pendant la période définie par la réglementation.
Que fait Securex pour vous ?
En tant que secrétariat social agréé, Securex vous offre bien entendu une aide précieuse pour la tenue de vos documents sociaux.
Par ailleurs, Securex offre à ses clients-employeurs la possibilité d’envoyer les fiches de paie aux travailleurs par voie électronique. Vous pouvez ainsi réduire vos tracas administratifs, et gagner du temps et de l'argent. Securex collabore avec Doccle à cette fin. Il s'agit d'une plateforme pour l'envoi électronique, en toute sécurité, des fiches de paie. Ce service est gratuit.
Si vous proposez l'envoi électronique des fiches de paie, n'oubliez pas de télécharger notre annexe spécifique au règlement de travail.
Pour de plus amples renseignements, contactez votre Legal Advisor Securex à l’adresse myHR@securex.be.
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En ce début d’année 2022, nous vous présenterons, comme chaque année, les points clé du plan d’action contre la fraude sociale 2022 du Service D’Information et de Recherche Social (SIRS).
Sources :
- Arrêté royal du 27 septembre 1966 déterminant, pour le secteur privé, les renseignements que doit contenir le décompte remis au travailleur lors de chaque règlement définitif de la rémunération
- Arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux
- Arrêté royal du 8 aout 1980 relatif à la tenue des documents sociaux
