Pensez dès lors à nous communiquer la valeur exacte de l’avantage à temps avant le 31 octobre 2024.
Cette nouvelle obligation découle d’une circulaire récente de l’administration fiscale. Elle n’a pas d’incidence sur le calcul salarial, car l’avantage du vélo de société reste exonéré de précompte professionnel sous certaines conditions. Cependant, ce changement exige qu’en tant qu’employeur, vous vous adaptiez sur le plan administratif, puisque vous devrez évaluer l’avantage pour chaque vélo de société.
Pourquoi cette nouvelle obligation de fiche ?
Si vos travailleurs ou dirigeants d’entreprise optent pour la déduction forfaitaire des frais professionnels à l’impôt des personnes physiques, l’avantage que constituent pour eux le vélo de société et l’indemnité vélo est exonéré sous certaines conditions (voir ci-après).
Pour les personnes qui choisissent de justifier leurs frais professionnels réels, en revanche, les choses se passent autrement. À partir de 2024, elles sont automatiquement exclues de ces exonérations et elles sont imposées sur ces avantages.
Si au moment d’établir l’impôt, le fisc constate que le travailleur ou le dirigeant d’entreprise a opté pour les frais professionnels réels, il dispose directement des informations nécessaires grâce à la nouvelle obligation de fiche pour ajouter l’avantage du vélo et de l’indemnité vélo aux revenus imposables.
Les frais professionnels sont des frais que vous engagez pour accomplir votre travail. Vous pouvez les déduire dans vos impôts. Vous ne déclarez pas de frais et, par conséquent, vous ne justifiez pas de frais professionnels réels ? Dans ce cas, le fisc tient automatiquement compte d’un montant forfaitaire de frais professionnels égal à 30 % des revenus imposables et plafonné à 5 750 euros (montant 2024).
Pas d’impact sur le précompte professionnel
Le contrôle permettant de déterminer si quelqu’un a opté pour les frais professionnels forfaitaires ou pour les frais professionnels réels a lieu dans la phase d’imposition et pas au stade antérieur du calcul salarial. En effet, au moment où les salaires sont calculés, vous ne devez pas encore faire ce choix.
Autrement dit : si les conditions mentionnées ci-après sont respectées, le précompte professionnel n’est jamais dû sur l’avantage du vélo et de l’indemnité vélo. Ce principe s’applique aussi bien aux travailleurs qu’aux dirigeants d’entreprise. Il s’applique peu importe que ces personnes optent pour les frais forfaitaires ou pour les frais réels dans la déclaration d’impôt.
Exonération fiscale et sociale sous conditions
Comme déjà énoncé, l’avantage du vélo de société et de l’indemnité vélo n’est exonéré que dans le cas des travailleurs et des dirigeants d’entreprise qui optent pour la déduction des frais professionnels forfaitaires dans leur déclaration fiscale. Cette première exigence n’est toutefois pas suffisante ; d’autres conditions spécifiques s’y ajoutent.
Il serait trop long de répéter ici toutes ces conditions. Vous pouvez les retrouver en détail dans nos articles thématiques. Parmi les principaux critères pour que le vélo de société soit exonéré, citons l’obligation qu’il soit effectivement utilisé pour les déplacements domicile-lieu de travail et l’obligation que l’indemnité vélo soit uniquement octroyée pour les déplacements domicile-lieu de travail effectivement effectués à vélo.
Il est donc préférable de faire signer une déclaration à vos travailleurs dans laquelle ils confirment utiliser le vélo de société de manière effective pour leurs déplacements domicile-lieu de travail.
Déterminer la valeur de l’avantage : une charge administrative supplémentaire
Désormais, chaque fois que vous mettez un vélo de société à la disposition d’un travailleur ou d’un dirigeant d’entreprise, vous devez estimer le montant de cet avantage pour satisfaire à la nouvelle obligation de fiche. L’estimation doit se baser sur sa valeur réelle.
La circulaire donne des exemples et des explications sur ce que vous devez prendre en compte au moment d’établir cette valeur réelle. Les données à examiner sont principalement les frais d’achat ou de leasing du vélo, en ce compris les accessoires et les services (entretien et assurance, par exemple). Ces montants sont systématiquement exprimés TVA comprise.
Dans le cas d’un achat, le montant pris en compte est le prix d’achat du vélo et des accessoires réparti sur cinq ans. Dans le cas d’un leasing, il s’agira du loyer que vous payez sur une base annuelle.
Entrée en vigueur de la mesure
La nouvelle obligation de fiche s’applique :
- À tous les vélos que vous avez mis gratuitement à la disposition d’un travailleur ou d’un dirigeant d’entreprise depuis le 1er janvier 2024 (toutefois, cette nouvelle obligation s'applique également dans le cadre des cash4bikes). La nouvelle obligation de fiche est donc également applicable si vous avez acheté ou loué le vélo il y a quelques années et que vous le mettez toujours à disposition
- À toutes les indemnités vélo que vous avez octroyées depuis cette date
Quelles informations devez-vous communiquer à Securex ?
Vous mettez un vélo de société à la disposition de vos travailleurs ou dirigeants d’entreprise ? Alors, il est important que vous nous communiquiez la valeur réelle de l’avantage le plus tôt possible et, en tout cas, avant le 31 octobre 2024 (si vous ne l'avez pas encore fait). Vous deviez déjà nous communiquer cette donnée lorsqu’aucun déplacement domicile-lieu du travail n’était effectué avec un vélo de société, mais désormais, vous devrez également le faire si un vélo de société est utilisé pour des déplacements domicile-lieu du travail.
Dans ce dernier cas, la mesure n’a pas d’incidence sur le traitement salarial, mais les données transmises nous permettent de remplir correctement les fiches fiscales.
Le 31 octobre 2024 n'est pas une date officielle. Nous vous demandons de nous communiquer le montant de l'avantage avant cette date afin que nous disposions des informations nécessaires à l'établissement correct des fiches fiscales.
En quoi Securex peut-il vous aider ?
Vous souhaitez de l’aide pour déterminer la valeur de cet avantage ? Ou vous voulez de plus amples informations sur le leasing de vélo en général ? Notre équipe Consulting Legal est prête à vous aider : consultinglegal@securex.be
Source
- Circulaire 2024/C/22 relative à l’exonération de l’indemnité vélo et de l’avantage résultant de la mise à disposition d’un vélo d’entreprise ainsi qu’aux frais professionnels liés à l’utilisation du vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail
