De quoi s’agit-il ?
Si vous occupez des travailleurs dans un régime de travail en équipe ou de nuit, vous pouvez bénéficier sous certaines conditions d’une dispense partielle de versement du précompte professionnel de 22,8 %. Pour ce faire, l’entreprise doit répondre à des conditions strictes.
Les entreprises agréées pour le travail intérimaire qui mettent à votre disposition, des travailleurs occupés dans un système de travail en équipe ou de nuit, sont, elles aussi, exonérées partiellement du versement du précompte professionnel.
En pratique
Ces agences doivent bien entendu pouvoir prouver que toutes les conditions d’application de la dispense sont remplies. Cela requiert une certaine coordination et une coopération étroite entre l’entreprise de travail intérimaire et l’entreprise utilisatrice (soit l’entreprise qui emploie ses intérimaires).
En cas de contrôle, il importe en effet pour l'administration fiscale de disposer d'un cadre de coopération bien développé entre les deux entreprises afin de pouvoir fournir efficacement les documents demandés par l'administration.
Or, la pratique a démontré que bien souvent l’entreprise intérim n’était pas en mesure d’apporter cette preuve en raison d’un manque de coopération de la part de l’entreprise utilisatrice.
C’est pourquoi, depuis le 1er octobre 2022, ces agences doivent, préalablement à l’application de la dispense, recevoir le consentement explicite du client.
L’arrêté royal du 16 septembre 2024 détermine désormais les conditions que cet accord doit remplir. Cet arrêté s’applique aux rémunérations payées ou attribuées à partir du 1er janvier 2025.
Quel est l’objectif de l’arrêté royal du 16 septembre 2024 ?
L’arrêté royal du 16 septembre 2024 impose aux entreprises de travail intérimaire et à leurs entreprises utilisatrices d’établir contractuellement un cadre d'accords, préalablement à la demande de dispense. Cet arrêté prévoit également les caractéristiques auxquelles cet accord doit satisfaire.
La manière dont le cadre contractuel est mis en œuvre est toutefois laissée libre aux parties. Celles-ci peuvent donc déterminer elles-mêmes la façon la plus adéquate d’adapter leurs processus internes.
L’objectif est de garantir qu’avant de demander la dispense pour des prestations fournies à l'entreprise utilisatrice, l'entreprise de travail intérimaire se soit assurée que toutes les conditions d'application étaient remplies. Cela vaut également pour les conditions d'application sur lesquelles l'entreprise de travail intérimaire n'a pas de contrôle direct.
Un cadre contractuel bien développé permet d’engager la responsabilité contractuelle de l'entreprise utilisatrice dans le cas où celle-ci aurait erronément déclaré à l'entreprise de travail intérimaire qu'il est satisfait aux conditions de la dispense. Sa déclaration aura ainsi les mêmes conséquences que le fait de compléter une (seconde) déclaration au précompte professionnel.
Que prévoit concrètement l’arrêté royal du 16 septembre 2024 ?
L’arrêté royal prévoit que l’agence de travail intérimaire et l’entreprise utilisatrice doivent conclure une convention écrite qui détermine le cadre procédural. Celui-ci doit définir le processus ainsi que la manière dont les preuves seront fournies.
Ce cadre procédural peut également être intégré dans les conditions générales du contrat commercial que les deux parties ont conclu entre elles. Il doit reprendre les éléments suivants :
- Une déclaration de l’entreprise utilisatrice attestant sans équivoque que l’intérimaire a bien effectué des prestations dans un système de travail en équipe (ou en continu), de nuit, ou de travail en équipe dans la construction.
- La confirmation de l'entreprise utilisatrice qu'elle est en mesure de fournir les pièces justificatives nécessaires.
- Dans l’hypothèse où l’entreprise utilisatrice applique la variante bis, la déclaration doit mentionner le pourcentage d’écart au niveau de l’ampleur entre les différentes équipes successives.
- L’accord doit également prévoir la manière dont l’agence intérim peut prouver par écrit et sans ambiguïté l’existence et le moment de la déclaration établie par l’entreprise utilisatrice. La façon dont la preuve doit être fournie est toutefois laissée libre aux parties.
- Une clause d’obligation de coopération par laquelle l’entreprise utilisatrice garantit sa coopération pour la fourniture de la preuve que le travailleur intérimaire a bien exécuté des prestations dans un système de travail en équipe ou de nuit.
- Une clause de responsabilité de l’entreprise utilisatrice. Cette clause a pour objectif de protéger l’entreprise de travail intérimaire en cas de contrôle, si l’entreprise utilisatrice a déclaré que l’intérimaire avait effectué des prestations dans un système de travail en équipe/de nuit mais qu’elle n’est pas en mesure de le prouver.
Notre conseil :
Si vous êtes une entreprise utilisatrice, pensez à intégrer de la manière la plus efficiente, les objectifs formulés ci-dessus dans vos processus existants.
Veillez également à conserver les pièces justificatives nécessaires pour prouver que toutes les conditions d'application de la dispense de versement de précompte professionnelle sont remplies.
A défaut de pouvoir fournir cette preuve dans le cadre d’un contrôle, vous pourriez en effet être tenu responsable des dommages subis par l’agence intérim.
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