Qu’est-ce qu’un avantage social ?
Les avantages sociaux sont des avantages de faible valeur que vous pouvez, en tant qu’employeur, accorder aux membres de votre personnel pour créer une ambiance agréable sur le lieu de travail. Les avantages sociaux peuvent aussi bien être accordés aux travailleurs qu’aux dirigeants d’entreprise.
Outre leur vocation sociale, ces « petits cadeaux » sont surtout une forme de rémunération alternative que vous pouvez utiliser pour récompenser vos travailleurs de manière avantageuse, tant sur le plan fiscal que sur le plan social. En effet, lorsqu’une série de conditions sont remplies, ils sont exonérés d’impôts et de cotisations sociales.
Ces cadeaux peuvent se présenter sous différentes formes : cadeaux en nature, en espèces (prime) ou chèques-cadeaux.
Quel traitement fiscal et social pour les avantages sociaux ?
Le régime fiscal prévoit d’une part une exonération d’impôts et de précompte professionnel pour le bénéficiaire (travailleur), et d’autre part une déductibilité pour l’employeur.
Sur le plan du droit social, les cadeaux ne sont pas soumis à des cotisations sociales, à condition de respecter certaines limites.
Fête de la Saint-Nicolas, Noël et Nouvel An
En tant qu’employeur, vous pouvez distribuer des cadeaux à l’occasion de la Saint-Nicolas, de la Noël ou du Nouvel An. Nous vous recommandons de limiter ces cadeaux à un montant de 40 euros par an et par travailleur, plus un montant complémentaire de maximum 40 euros par an et par enfant à charge ou partiellement à charge du travailleur.
Il s’agit en effet de la limite explicitement recommandée aussi bien par le fisc que par l’ONSS. Les cadeaux qui n’excèdent pas ce montant ne sont pas soumis aux cotisations sociales, ni au précompte professionnel, ni aux impôts. Le cas échéant, en tant qu’employeur, vous pouvez également bénéficier d’une déduction fiscale pour ces cadeaux.
Toutefois, si vous dépassez ce montant, l’avantage total sera imposé comme une rémunération ordinaire et un précompte professionnel sera également retenu. L’avantage total sera alors considéré comme une dépense non déductible d’un point de vue fiscal. Des cotisations sociales seront également dues sur l’intégralité du montant du cadeau.
Fête d’anniversaire, fête patronale
Pour les autres fêtes annuelles dotées de la même dimension sociale que les fêtes de fin d’année évoquées plus haut, le fisc applique également une limite de 40 euros par travailleur et par an, plus 40 euros par an et par enfant à charge du travailleur. Si vous dépassez ce montant, vous devrez payer des impôts et un précompte professionnel sur l’intégralité du montant et le cadeau ne sera pas déductible fiscalement.
La législation en matière de sécurité sociale ne prévoit aucune exonération pour les fêtes d’anniversaire et les fêtes patronales et assimile les cadeaux offerts dans ce cadre à une rémunération ordinaire. Vous devez donc payer des cotisations sociales sur l’intégralité du montant du cadeau, aussi modeste soit-il.
Départ à la retraite
Pour un départ à la retraite, nous vous recommandons d’offrir un cadeau de maximum 40 euros par année de travail complète à votre service, avec un minimum de 120 euros. Il est préférable de ne pas dépasser la limite de 1 000 euros.
En effet, au-delà de ce montant, vous payerez des cotisations sociales sur la valeur totale du cadeau.
Si votre cadeau est inférieur à 120 euros ou supérieur à 40 euros par année de service, vous devrez en outre payer des impôts et un précompte professionnel sur l’intégralité du montant. Dans ce cas, l’intégralité du cadeau ne sera plus déductible fiscalement pour vous en tant qu’employeur. La limite de 1 000 euros n’a toutefois aucune incidence fiscale.
Exemple
Hilde prend sa retraite après 30 années complètes de service chez le même employeur. Celui-ci lui remet un cadeau en espèces de 1 200 euros. La prime satisfait aux conditions d’exonération et de déductibilité fiscales. Le plafond de 30 fois 40 euros, soit 1 200 euros, n’est en effet pas dépassé. L’ONSS assimilera toutefois l’intégralité du montant à une rémunération et le soumettra aux cotisations sociales, car la limite de 1 000 euros est dépassée.
Remise d’une distinction honorifique
Imaginons que votre travailleur reçoit une distinction officielle ou civile en dehors de l’entreprise, comme une distinction honorifique ou un ordre de chevalerie, une décoration, une nomination comme Lauréat du Travail, etc.
Si vous lui offrez un cadeau à cette occasion, nous vous recommandons de ne pas dépasser un montant de 120 euros par an afin de pouvoir bénéficier d’un régime social et fiscal favorable. Si vous dépensez plus, vous devrez payer des cotisations sociales, des impôts ainsi qu’un précompte professionnel sur l’intégralité du montant. Dans ce cas, l’avantage total ne sera plus déductible fiscalement pour vous en tant qu’employeur.
Un cas particulier : la prime de mariage
Vous offrez un cadeau en nature, en espèces ou sous forme de chèque-cadeau à votre travailleur à l’occasion de son mariage ou de sa cohabitation légale ? Dans ce cas, il est préférable que la valeur de ce cadeau n’excède pas 245 euros.
Contrairement aux autres cadeaux traités dans cet article, en cas de dépassement du montant autorisé, seule la partie qui dépasse ce montant est soumise aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.
Attention : si les autres conditions ne sont pas respectées, la totalité du montant y sera soumise.
Autres cadeaux
Vous pouvez aussi offrir un petit présent socialement et fiscalement avantageux à d’autres occasions. Il peut s’agir d’une naissance, d’une adoption, d’un anniversaire dans l’entreprise… Prenez contact avec votre Legal Advisor Securex pour savoir de quelles limites sociales et fiscales il vaut mieux tenir compte dans votre situation.
Conditions plus strictes pour les chèques-cadeaux
Vous optez pour des chèques-cadeaux ? Dans ce cas, vous devez respecter ces conditions complémentaires :
- Les chèques peuvent uniquement être échangés auprès des entreprises ayant préalablement passé un accord avec leur émetteur
- Les chèques doivent avoir une durée de validité limitée (maximum un an)
- Les chèques ne peuvent pas être remboursés en espèces au travailleur
Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, l’avantage total sera considéré comme une dépense non déductible.
Notre conseil
Les chèques-cadeaux sont très intéressants, car les travailleurs peuvent choisir eux-mêmes comment les dépenser. Via Securex, vous pouvez facilement commander des chèques-cadeaux auprès des entreprises Edenred, Monizze et Sodexo. Pour de plus amples informations, contactez votre Client Advisor via myHR@securex.be.
Mention sur la fiche fiscale
Vous ne devez pas mentionner les cadeaux exonérés d’impôts sur les fiches fiscales 281 des bénéficiaires, car il s’agit d’avantages sociaux.
En revanche, lorsqu'ils ne satisfont pas aux conditions d'exonération, ils doivent être mentionnés sur les fiches fiscales, soit comme rémunération, soit comme allocations attribuées en fin de contrat.
Pour en savoir plus, lisez notre thème « Cadeaux et chèques »
Sources
- Article 19, § 2, 14° de l’arrêté royal du 28 novembre 1969
- Instructions administratives ONSS – Cadeaux et chèques-cadeaux
- Instructions administratives ONSS – Exclusions de la rémunération
- Circulaire 2018/C/125 du 5 décembre 2018 relative aux cadeaux en nature, en espèces ou sous forme de bons de paiement
