Afin de rendre possible le contrôle de cette obligation, vous devrez informer l’ONSS tous les mois au sujet :
- Du nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise et
- Du nombre de personnes qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail
via l’outil que l’ONSS met à disposition à cette fin.
Si vous avez déjà fait une déclaration de télétravail en novembre et ces données n’ont pas changé, vous ne devez pas introduire une nouvelle déclaration.
Vous n’avez pas encore fait de déclaration, ou la situation dans votre entreprise est-elle changée depuis votre dernière déclaration ? Alors, vous devez faire une nouvelle déclaration pour le jeudi 6 janvier 2022 au plus tard.
Cette décision fait suite au Comité de concertation de ce 17 novembre 2021. L’objectif de cette mesure est de pouvoir mieux contrôler le respect de l’obligation de télétravail en ce temps de pandémie. Voici quelques questions-réponses pour y voir plus clair :
- Qui est concerné ?
- Quelles données doivent être communiquées ?
- Que faire s’il y a plusieurs unités d’établissement ?
- Où trouver le formulaire de l’ONSS ?
- Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?
- Qu’est-ce que le but de l’outil ?
Qui est concerné ?
Tous les employeurs des secteurs privé et public sont concernées. La mesure s’applique donc également aux employeurs dont les travailleurs ne télétravaillent pas.
Il existe néanmoins une exception pour les employeurs suivants, qui ne doivent donc pas introduire de déclaration :
- Les PME occupant moins de 5 personnes, quelle que soit la nature de leur relation de travail
- Les établissements relevant de l'accord de coopération du 16 février 2016 entre l'État fédéral et les régions relatif aux établissements et aux activités impliquant des substances dangereuses
- Les employeurs dans le secteur des soins de santé, conformément à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020
- Les services de police
- Les établissements d'enseignement, tant pour le personnel rémunéré par les pouvoirs organisateurs que pour le personnel rémunéré par les communautés. En revanche, la dispense ne concerne pas les universités, les écoles privées et les autres établissements d'enseignement qui rémunèrent eux-mêmes leurs collaborateurs
Qui est employeur dans le secteurs des soins de santé ?
Les employeurs dans le secteur des soins de santé, tels que définis à l'article 40 de la loi du 20 décembre 2020, ne doivent pas introduire de déclaration. Il s’agit des employeurs suivants :
- Les employeurs des services de soins, d'accueil et d'assistance aux personnes, aux personnes âgées, aux mineurs, aux personnes moins valides et aux personnes vulnérables, dont les victimes de violences intra-familiales, publics ou privés.
Pour le secteur privé, ces services ou organisations appartiennent aux commissions paritaires suivantes :
- 318 Commission paritaire pour les services des aides familiales et des aides seniors
- 319 Commission paritaire des établissements et services d'éducation et d'hébergement
- 330 Commission paritaire des établissements et des services de santé
- 331 Commission paritaire pour le secteur flamand de l'aide sociale et des soins de santé
- 332 Commission paritaire pour le secteur francophone et germanophone de l'aide sociale et des soins de santé
- 322 Commission paritaire pour le travail intérimaire et les entreprises agréées fournissant des travaux ou services de proximité, pour autant que le travailleur intérimaire soit occupé chez un utilisateur ressortissant à une des commissions paritaires susmentionnées
- Les établissements ou services publics dont le code NACE est 86101, 86102, 86103, 86104, 86109, 86210, 86901, 86903, 86904, 86905, 86906, 86909, 87101, 87109, 87201, 87202, 87203, 87204, 87205, 87209, 87301, 87302, 87303, 87304, 87309, 87901, 87902, 87909, 88101, 88102, 88103, 88104, 88109, 88911, 88912, 88919, 88991, 88992, 88993, 88994, 88996 et 88999.
- Les établissements ou les services privés et publics qui sont chargés de l'exploitation des centres de vaccination dans le cadre de la lutte contre le coronavirus COVID-19, et ce pour toutes les activités qui sont liées à l'exploitation d'un centre de vaccination.
Quelles données doivent être communiquées ?
Vous devez envoyer les infos suivantes à l’ONSS :
- Le nombre de personnes régulièrement présentes dans l’entreprise (chiffre) au cours du mois que vous enregistrez. Les travailleurs intérimaires et les travailleurs de sous-traitants habituellement présents dans l’établissement sont donc aussi concernés. Vous devez également tenir compte des travailleurs en crédit-temps et des travailleurs en maladie de longue durée.
S’il ne s’agit pas de travailleurs, l’ONSS clarifie dans ses FAQ que les personnes doivent être présentes de manière structurelle. Cela signifie que ces personnes doivent effectivement prester un mois dans votre entreprise. Si les personnes prestent à différents endroits pendant ce mois, c’est leur employeur qui doit les reprendre dans sa déclaration.
Par conséquent, le personnel des tiers qui n’est présent que de manière ponctuelle chez vous, comme le personnel de nettoyage ou d’entretien, ne doit pas être mentionné dans votre déclaration.
- Le nombre de personnes (chiffre) qui occupent une fonction qui ne se prête pas au télétravail.
- Les personnes qui ne télétravaillent qu’en partie sont considérées comme des personnes dont la fonction est compatible avec le télétravail.
- Vous devez aussi tenir compte des personnes avec lesquelles vous n’êtes pas lié par un contrat de travail, mais auxquelles vous avez régulièrement recours (intérimaires, …) et dont la fonction ne se prête pas au télétravail.
Aucun nom n’est à renseigner, seul un chiffre est à donner. Vous ne devrez donc qu’indiquer des nombres.
Exemple : vous occupez 10 ouvriers et 10 employés, et seuls les employés peuvent télétravailler. Par ailleurs, deux personnes externes qui ne peuvent pas faire du télétravail, sont quotidiennement présentes dans votre établissement. Vous devez communiquer:
- Le nombre de personnes habituellement présentes au sein de votre entreprise : 22
- Le nombre de travailleurs dont la fonction ne permet pas le télétravail : 12
Que faire s’il y a plusieurs unités d’établissement ?
Il faut remplir un formulaire par unité d’établissement. Plusieurs personnes peuvent avoir accès à l’outil et y compléter les données pour l’unité d’établissement dont elles sont responsables.
Cette tâche peut aussi être dévolue à une seule personne. Vous trouverez le numéro de l’unité d’établissement à introduire sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.
Votre entreprise a-t-elle plus de 20 unités d’établissement ? Alors, vous pouvez introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier Excel structuré.
Où trouver le formulaire de l’ONSS ?
Le formulaire sera disponible à partir de ce 24 novembre sur le site de l’ONSS.
Un mandataire de l’entreprise doit se connecter avec l’e-ID ou Itsme pour enregistrer les données de votre entreprise. Pour ce faire, votre entreprise doit être connue dans CSAM. Votre entreprise n'est pas encore connue dans CSAM ou une personne sans droits d'accès fera la déclaration? Il est alors possible de se connecter comme citoyen et d’indiquer que l'on intervient en tant que représentant de l'entreprise. L'entreprise recevra toujours une confirmation de la déclaration.
Vous trouvez une explication sur le site de l’ONSS. L’ONSS a également mis des FAQ sur son site pour vous aider.
Quand faut-il procéder à l’enregistrement ?
Rassurez-vous : pas tous les jours ! Les données demandées doivent être complétées au maximum une fois par mois.
Une déclaration pour les mois de novembre et décembre 2021
Pour la première déclaration, vous devrez informer l’ONSS de la situation dans votre entreprise au 24 novembre 2021. Vous devrez introduire les données dans l’outil de l’ONSS entre le 24 novembre et le 30 novembre 2021. Cette déclaration couvrirait la période jusqu’au 31 décembre 2021.
Que faire à partir de janvier 2022 ?
A partir du mois de janvier 2022, vous devrez vérifier tous les mois l’état des lieux dans votre entreprise au premier jour ouvrable du mois. L’enregistrement mensuel doit être effectué au plus tard le sixième jour civil du mois :
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de janvier 2022 au plus tard le jeudi 6 janvier 2022
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de février 2022 au plus tard le dimanche 6 février 2022
- Vous devez enregistrer les données pour le mois de mars 2022 au plus tard le dimanche 6 mars 2022
Les adaptations en cours de mois ne sont pas requises. Par ailleurs, si la situation au premier jour du mois reste inchangée par rapport à votre dernière déclaration, vous ne devrez pas effectuer une nouvelle pour le mois en question.
Quel est le but de l’outil ?
Cet outil est destiné à faciliter les contrôles relatifs au respect du télétravail. Si les services d’inspection constatent que la situation sur le lieu de travail ne correspond pas aux données communiquées à l’ONSS, vous ne serez pas sanctionné pour ce simple fait.
L’inspection portera donc sur le respect, par votre entreprise, du télétravail obligatoire. Si vous ne le respectez pas, vous risquez une sanction de niveau 2. Cette sanction peut également s'appliquer si vous ne faites pas la déclaration à temps.
Exemple : vous avez communiqué:
- Le nombre de personnes de votre entreprise : 20 (10 employés et 10 ouvriers)
- Le nombre de personnes dont la fonction ne permet pas le télétravail : 10 (ouvriers)
Or, le jour de l’inspection, 2 employés sont dans vos locaux. Vous devrez pouvoir expliquer les motifs de leur présence, et ces motifs devront être légitimes (par exemple, l’accueil d’un nouveau travailleur, le remplacement d’un ordinateur portable défectueux, …).
S’il s’agit de travailleurs qui sont présents dans le cadre de leur «moment de retour », vous devez leur fournir une attestation.
Vous avez tout intérêt, cependant, à ce que la situation sur le lieu de travail corresponde le plus possible à ce que vous avez communiqué à l’ONSS.
Que fait Securex pour vous ?
C’est à vous qu’incombe la tâche de vous enregistrer. Nos Legal Advisors Securex sont cependant à votre disposition pour répondre aux questions que vous auriez encore, et pour vous conseiller en matière de télétravail obligatoire. Vous pouvez les contacter via myHR@securex.be.
Sources
- Site de l’ONSS
- Article 2, §1 de l’arrêté royal du 19 novembre 2021 modifiant l'arrêté royal du 28 octobre 2021 portant les mesures de police administrative nécessaires en vue de prévenir ou de limiter les conséquences pour la santé publique de la situation d'urgence épidémique déclarée concernant la pandémie de coronavirus COVID-19, Moniteur belge du 19 novembre 2021 (deuxième édition)
