Si vous n'avez pas encore de personne de confiance au sein de votre organisation, ne tardez pas à lancer la procédure de sélection. Dans notre boîte à outils, vous trouverez tout ce que dont vous avez besoin pour nommer une personne de confiance. Du contexte juridique aux conseils pratiques, en passant par de nombreux outils pour vous soutenir dans ce processus.
Bien entendu vous pouvez faire appel aux spécialistes de Securex pour vous assister dans vos démarches que ce soit du processus de recrutement à la communication vers votre personnel.
1. Quelle est la valeur ajoutée d'une personne de confiance dans votre organisation ?
Une personne de confiance offre aux collaborateurs un accueil, des conseils, des informations et intervient pour tous les risques psychosociaux (comportement transgressif, stress, conflits, discrimination,...) en toute confiance et de manière informelle.
La personne de confiance est un interlocuteur de proximité pour chaque collaborateur, en plus d'autres acteurs tels que le manager, les RH, un représentant syndical, etc. Les collaborateurs ne sont donc pas obligés de s'adresser à la personne de confiance en cas de risques psychosociaux, mais ils peuvent se tourner vers elle.
2. Qui entre en ligne de compte pour le rôle de personne de confiance ?
Les personnes de confiance bénéficient d'une bonne base de compétences sociales : elles sont empathiques, fiables et ouvertes d'esprit. Elles sont aussi une oreille attentive pour vos travailleurs.
Le rôle de personne de confiance exige une position neutre et impartiale. Tout collaborateur qui n'est pas un représentant du personnel (y compris ceux qui figurent sur la liste de réserve) ou un cadre susceptible de prendre des décisions stratégiques peut poser sa candidature.
L'employeur doit parvenir à un consensus sur la personne à nommer et doit d'abord obtenir l'accord de tous les représentants du personnel au sein du CPPT. Si aucun accord n'est trouvé, la législation prévoit l'intervention de l'inspection du bien-être au travail, qui tentera de concilier les parties.
Une entreprise de grande taille ou comptant plusieurs filiales a tout intérêt à envisager de faire appel à plusieurs personnes de confiance, de manière à ce que ces personnes soient connues d'un maximum de vos collaborateurs et que leur accessibilité soit facile. Pour la même raison, vous pouvez également envisager de désigner une personne de confiance masculine et une féminine.
3. Comment choisir une personne de confiance ?
Annonce
Nous vous recommandons de lancer une campagne de communication dans votre organisation pour annoncer que vous recherchez une ou plusieurs personnes de confiance. Les collaborateurs sauront directement comment poser leur candidature. Nous suggérons de demander une brève lettre de motivation qui répond, par exemple, aux trois questions suivantes : Qui êtes-vous ? Quel est votre rôle dans notre organisation ? Pourquoi devrions-nous vous choisir ? Il est préférable de passer ces lettres de motivation au crible avant d'entamer les entretiens de sélection.
Pour vous aider, utilisez l'affiche personnalisable (A) et la description de fonction (B) de notre Toolkit. Si vous préférez confier la sélection des lettres de motivation à une personne neutre, vous pouvez demander l'aide de votre conseiller en prévention aspects psychosociaux. Contactez health-safety@securex.be pour plus d'informations.
Sélection de la personne de confiance
Menez un entretien de sélection rigoureux avec tous les collaborateurs qui posent leur candidature. En effet, le rôle de la personne de confiance requiert des compétences et des intérêts spécifiques. La personne de confiance doit être capable d'adopter une position neutre et donc impartiale, de savoir écouter, de faire preuve d'empathie et d'être fiable/discrète.
Dans notre Toolkit (C) vous trouverez quelques questions de sélection à poser lors de l'entretien avec les candidats à la fonction de personne de confiance. Ces questions portent non seulement sur la motivation, mais aussi sur les compétences sociales, à l'aide d'exemples de situations.
Sur la base des entretiens, vous pouvez établir la liste des candidats qui vous semblent les plus appropriés.
Vous souhaitez bénéficier d'un soutien objectif lors de ces entretiens ? Vous pouvez faire appel à nos conseillers en prévention aspects psychosociaux pour les mener ou vous accompagner lors de ces entretiens de sélection. Contactez health.safety@securex.be pour plus d'informations.
Accord des membre du Comité
Tous les représentants du personnel du comité doivent être d'accord avec la désignation de la personne de confiance. Si aucun accord n'est trouvé, l'employeur doit demander l'avis de l'inspection du travail avant de prendre une décision ; l'inspection tentera de concilier les parties.
4. Vous avez choisi ? Et maintenant ?
Formation et supervision obligatoires
Une personne de confiance a une fonction importante. Il faut bien connaître les aspects juridiques des procédures et du secret professionnel. De plus, cette personne doit naturellement avoir de bonnes capacités d'écoute et de conseil et être en mesure de se référer aux bons contacts/services. C'est pourquoi une formation approfondie est exigée par la loi.
Securex organise plusieurs fois par an la formation de base pour les nouvelles personnes de confiance. Inscrivez vos collaborateurs via ce lien : Formation - Personne de confiance : base | Securex
Une supervision annuelle, sous la direction d'un facilitateur, est également imposée par la loi. Securex propose ces supervisions et nous en profitons pour la combiner à une formation sur un thème spécifique en lien avec les risques psychosociaux. De cette manière, vos personnes de confiance sont toujours au courant de l'actualité et peuvent élargir leur champ d'intérêt. Vous êtes curieux de connaître le contenu de cette supervision ? Vous trouverez plus d'informations ici : Formation - Personne de confiance : recyclage | Securex
C’est un moment de formation très apprécié par les personnes de confiance : elles y affinent leurs connaissances sur le bien-être psychosocial et échangent leurs expériences avec des personnes de confiance d'autres organisations. Si votre organisation compte plusieurs personnes de confiance en interne, cette formation peut également être organisée au sein de votre propre entreprise.
Bien entendu, les personnes de confiance peuvent toujours obtenir des conseils auprès de nos conseillers en prévention aspects psychosociaux. Pour obtenir ces conseils, contactez-nous au 09/282.16.04.
Accessibilité
Veillez à ce que la personne de confiance puisse être contactée directement et en toute confiance. Prévoyez une adresse électronique ou un numéro de téléphone direct. Dans la pratique, nous conseillons de fournir un téléphone portable à la personne de confiance. Dans tous les cas, ce rôle ne devrait entraîner aucun coût pour la personne de confiance.
Espace de rencontre
La personne de confiance doit avoir accès à un espace, un local où elle peut effectuer sa mission en toute confidentialité. Une salle avec des fenêtres occultées, par exemple.
Disponibilité
La personne de confiance doit disposer de suffisamment de temps pour exercer son rôle de façon 'acceptable' pendant les heures de travail. Elle ne doit pas être désavantagée par cette situation. Nous recommandons une communication claire à ce sujet avec le supérieur hiérarchique direct dès que la désignation a eu lieu.
Autonomie
La personne de confiance exerce sa fonction en toute indépendance. Personne ne peut faire pression sur elle, par exemple pour obtenir des informations liées à cette fonction.
La personne de confiance ne bénéficie d'aucune protection spécifique contre le licenciement, mais ne peut subir aucun désavantage du fait de ses activités en tant que personne de confiance.
Par ailleurs, la personne de confiance fait partie du service interne de prévention et de protection (SIPP) et est en contact direct à la personne chargée de la gestion quotidienne de l'entreprise ou de l'institution, c'est-à-dire l'employeur.
Secret professionnel, neutralité et impartialité multilatérale
L'article 458 du code pénal stipule que les personnes de confiance sont tenues au secret professionnel. Elles ne peuvent entreprendre des interventions informelles qu'avec le consentement écrit du demandeur.
De plus, une impartialité multilatérale est attendue de la part de la personne de confiance. Elle ne se positionne pas et évite de prendre parti. L'objectif est de contribuer au bien-être collectif.
5. Comment faire connaître la personne de confiance dans l'organisation ?
Il est obligatoire d'inclure dans le règlement de travail une rubrique sur les risques psychosociaux dans laquelle les coordonnées des personnes de confiance et de la cellule psychosociale Securex sont communiquées.
Vous ne savez pas si votre règlement du travail est à jour ? Vous pouvez en commander un exemplaire via notre Lex4You : Document types Bien-être au Travail | Securex
Les coordonnées de la personne de confiance et du conseiller en prévention aspects psychosociaux doivent être connues de tous. Vous pouvez les reprendre sur votre intranet ou/et les afficher dans un endroit facilement accessible (réfectoire, vestiaire, etc.). Cela peut se faire par le biais d'une affiche (dont nous vous mettons un exemple (D) à disposition). Nous vous conseillons d'y joindre une photo afin que la personne de confiance soit facilement reconnaissable. N'oubliez pas d'adapter votre brochure d'accueil pour y inclure les coordonnées de la personne à contacter.
Les travailleurs apprécient également que vous présentiez la personne de confiance au sein de l'organisation, par exemple en publiant une interview sur votre intranet ou dans un journal de l’entreprise. Ou demandez à la personne de confiance de se présenter personnellement lors d'une réunion d'équipe.
6. Que se passe-t-il si la personne de confiance ne convient finalement pas pour ce rôle ?
Supposons que vous ayez désigné une personne de confiance, mais qu'après un certain temps vous estimiez qu'elle n'est pas apte à remplir cette fonction.
L'employeur peut démettre la personne de confiance de ses fonctions s'il obtient l'accord préalable de tous les représentants des travailleurs au sein du comité. Cet accord protège la personne de confiance.
Vous avez d'autres questions ? N'hésitez pas à nous contacter : health-safety@securex.be