Notifier le préavis par écrit
Un préavis verbal est nul.
D'où l'importance de bien comprendre la distinction entre le congé et sa modalité, le préavis. Dans l'hypothèse d'un préavis nul parce que non exprimé par écrit, la volonté de rompre (le congé) a, le plus souvent, été exprimée clairement. Le contrat est donc bien rompu mais la rupture est immédiate et la partie qui a rompu le contrat est alors tenue au paiement d'une indemnité compensatoire de préavis.
Dater et signer cet écrit
En outre, cet écrit doit être daté et signé par l'auteur de la notification, c'est-à-dire soit par le travailleur, soit par l'employeur ou son mandataire.
Lorsque le travailleur conteste la validité du congé donné par un mandataire en raison du fait que celui-ci aurait agi au-delà du mandat donné par l'employeur, ce dernier peut encore ratifier le mandat. Dans ce cas, la ratification, qui peut être expresse ou tacite, opère rétroactivement et valide le congé.
Mentionner le début et la durée du préavis
A peine de nullité, la lettre de rupture doit indiquer le début et la durée du préavis.
Il est conseillé de ne pas indiquer la date d'expiration du préavis dans la mesure où celle-ci n'est jamais certaine. L'exécution du contrat pourrait en effet être suspendue par l'une des causes légales de suspension du contrat de travail, comme l'incapacité de travail ou les vacances annuelles. La date d'expiration du préavis serait dès lors automatiquement reportée du nombre de jours de la suspension. Si la date d'expiration a été indiquée dans l'écrit, les jours de report devront obligatoirement être payés sous la forme d'une indemnité de rupture.
Faut-il motiver expressément la rupture ?
La CCT n° 109 [1] prévoit une procédure permettant au travailleur de demander à son employeur de lui communiquer les motifs qui ont conduit à son licenciement. Une sanction est prévue lorsque l'employeur ne répond pas à cette demande.
L'employeur n'est donc pas obliger de motiver le licenciement de sa propre initiative. Il doit le faire uniquement si le travailleur en fait la demande selon la procédure décrite dans la CCT. Pour de plus amples renseignements sur cette obligation de motivation, consultez la fiche "Motivation du licenciement - La motivation proprement dite".
Ceci n'empêche pas l'employeur de communiquer spontanément les motifs du licenciement au travailleur.
Par ailleurs, même si le travailleur ne demande pas à l'employeur de lui communiquer les motifs du licenciement, ceci ne dispense pas ce dernier d'indiquer la raison du licenciement sur le formulaire C4.
[1] Convention collective de travail n° 109 relative à l'obligation de motivation, conclue au sein du Conseil National du Travail le 12 février 2014. Cette CCT est applicable à tous les licenciements notifiés à partir du 1er avril 2014.