Stap 1. Bouw een sterk ontslagdossier op
Een zorgvuldig ontslag begint lang voor het eindgesprek, namelijk met een ontslagdossier. Een werknemer die ontslagen wordt, heeft immers het recht om schriftelijk de redenen voor het ontslag op te vragen. Een gebrekkige motivering kan leiden tot een boete.
Je stelt daarom best een schriftelijk ontslagdossier samen. Denk hierbij verder dan alleen (aangetekende) brieven. Interne communicatie en gespreksverslagen zijn ook zeer waardevol. Dat geeft ook meer duidelijkheid aan de werknemer over het « hoe en waarom” van het ontslag.
Lees onze thema-artikelen: ‘Motivering van het ontslag’
Stap 2. Voer een ontslaggesprek
Met een goed dossier in de hand is de volgende stap het daadwerkelijke gesprek. Een ontslaggesprek is juridisch niet verplicht, maar het is wel de meest menselijke manier om je werknemer te informeren dat de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd.
Je werknemer zal waarschijnlijk emotioneel reageren op deze beslissing. Bereid je dus goed voor op dit gesprek. Zorg bijvoorbeeld dat je duidelijk en volledig uitlegt wat de redenen zijn voor deze beslissing.
Onze tip
Wil je weten hoe je een ontslagtraject professioneel aanpakt? Onze praktijkgerichte opleiding ‘Ontslag op een juridische en mensgerichte manier’ geeft jou alle juridische en praktische handvaten, van voorbereiding tot nazorg.
Stap 3. Kies en volg de juiste ontslagprocedure
Na het ontslaggesprek is het tijd voor de formele afhandeling. De wet geeft je twee mogelijkheden: je laat je medewerker een opzegtermijn presteren of je kiest voor een onmiddellijke beëindiging met betaling van een opzegvergoeding. Beide routes hebben hun eigen vormvereisten.
Ontslag met een opzegtermijn
Bij deze optie blijft je ontslagen medewerker nog een periode verder werken voor jou. Belangrijk: de kennisgeving van de opzegging moet aan de wettelijke formaliteiten voldoen. Stuur een aangetekende brief, waarbij je de begindatum en de duur van de opzeggingstermijn vermeldt. Een mondeling ontslag of een ontslag per gewone brief zijn niet voldoende: je riskeert dan dat de arbeidsovereenkomst onmiddellijk een einde neemt en je een verbrekingsvergoeding moet moeten betalen (zie hierna).
Lees meer: ’Vormvoorwaarden bij ontslag met een opzegtermijn’
Ontslag met een opzegvergoeding
Wil je de overeenkomst opzeggen zonder dat de medewerker een opzegtermijn presteert? Dan moet je een opzegvergoeding betalen. In tegenstelling tot de beëindiging met prestatie van een opzegtermijn, gelden hier geen wettelijke grond- of vormvoorwaarden. Je zou dit ontslag dus ook mondeling kunnen geven. Maar om betwistingen te vermijden, is het toch aan te raden om ook deze beëindiging schriftelijk te bevestigen.
Lees meer: ‘Vormvoorwaarden bij ontslag met een opzegvergoeding’
Onze tip
Via Lex4You > Modeldocumenten > Ontslag & beëindiging kan je gratis modellen van ontslagbrieven downloaden voor verschillende scenario’s.
Stap 4. Breng de collega’s op de hoogte
Na het ontslaggesprek en de juridische formaliteiten is er nog één belangrijke stap: het team informeren. Een ontslag heeft immers niet alleen gevolgen voor de vertrekkende medewerker. Het raakt alle collega’s.
Kies je woorden bewust: wees duidelijk over het waarom van de beslissing en de gevolgen voor het team, maar respecteer ook de privacy van de vertrekkende collega.
Wat doet Securex voor jou?
Een correct en mensgericht ontslag vraagt voorbereiding en de juiste aanpak. Door de vier aandachtspunten hierboven te volgen, bescherm je niet alleen je organisatie, maar zorg je ook voor een waardig afscheid van je medewerker.
Ondersteuning nodig bij een ontslag? Onze Legal Advisors staan voor je klaar via myHR@securex.be.
Schrijf je in voor de online opleiding ‘Ontslag op een juridische en mensgerichte manier’
