Misschien roept structureel telewerk nog veel vragen bij u op. Wij bekijken vijf van die vragen, te beginnen met de definitie van structureel telewerk.
Wat is structureel telewerk?
De regels voor structureel telewerken zijn bijna 20 jaar geleden door de cao nr. 85 ingevoerd.
Structureel telewerk is een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis en niet incidenteel buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd.
Structureel telewerk onderscheidt zich dus van incidenteel telewerk omdat het regelmatig is.
Moet u de nodige apparatuur voor telewerken ter beschikking stellen?
Ja. De werkgever is verplicht de telewerker de nodige apparatuur voor telewerk ter beschikking te stellen, die apparatuur te installeren en te onderhouden. Daarnaast moet de werkgever uitsluitend de kosten van de verbindingen en communicatie die verband houden met het telewerk ten laste nemen.
Als de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, zijn de aan het telewerk verbonden kosten van installatie van informaticaprogramma’s, werking en onderhoud en de afschrijvingskosten van de apparatuur, voor rekening van de werkgever.
Deze kosten worden vóór de aanvang van het telewerk geraamd in verhouding tot de in het kader van het telewerk verrichte arbeidsprestaties of volgens een door de partijen vastgestelde verdeelsleutel. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden het gebruik van forfaits voor het gebruik van bepaalde eigen apparatuur.
Mag u uw personeel een vergoeding toekennen in geval van structureel telewerken?
Ja, u mag bepaalde kosten (verwarming, elektriciteit, enz.) die verband houden met telewerk dekken door een forfaitaire vergoeding toe te kennen die vrijgesteld is van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing. Dit is echter niet verplicht.
Het maandelijks forfait dat momenteel door de RSZ en de fiscus wordt aanvaardt, bedraagt maximaal 134,71 euro per maand.
Zorg ervoor dat u voldoet aan de toekenningsvoorwaarden van deze vergoeding. U leest ze hier. Zo kan de vergoeding bijvoorbeeld alleen worden toegekend als de werknemer op maandbasis het equivalent van één dag per week thuis werkt.
Moeten er specifieke vermeldingen worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst?
Ja. Er moet voor elke telewerker een geschreven overeenkomst worden opgesteld. En dat ten laatste op het moment waarop het telewerk aanvangt. Als de arbeidsovereenkomst al loopt, moet het telewerk in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst geregeld worden.
Deze overeenkomst of bijlage moet minstens de volgende informatie bevatten:
- De frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de onderneming
- De ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen
- De ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning
- De verdere regels volgens welke de werkgever de kosten vergoedt of betaalt
- De voorwaarden en verdere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, en in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, de termijn voor kennisgeving, en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging
- De plaatsen die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten
Daarnaast kan de overeenkomst ook nog de periode vermelden die overeengekomen is als periode waarbinnen telewerk verricht mag worden. Deze facultatieve vermelding is, net als die over de voor het telewerk gekozen plaatsen, ingevoegd om de telewerker beter te beschermen tegen arbeidsongevallen.
Waar vindt u meer informatie en wat doet Securex voor u?
U vindt meer informatie op Lex4You. Securex stelt ook modeldocumenten rond telewerk ter beschikking.
Securex kan u uiteraard begeleiden bij het opstellen van uw telewerkbeleid, inclusief het ‘vergoedingsaspect’. Ons consultingteam kan u adviseren over de meest geschikte oplossing voor uw bedrijf. U kunt contact met hen opnemen via consultinglegal@securex.be.
Tot slot vermelden we nog dat deze regels opnieuw zullen veranderen. De arbeidsdeal die de regering De Croo wil invoeren voorziet bijvoorbeeld in een recht op deconnectie.
Bron
