Om dat te kunnen controleren, moet u elke maand de volgende info aan de RSZ bezorgen:
- Het aantal personen die op regelmatige basis aanwezig zijn in de onderneming
- En het aantal personen in een functie waarvoor telewerk niet mogelijk is
U moet die info bezorgen via een tool op de website van de RSZ.
Als u in november al een telewerkaangifte deed en de gegevens zijn niet veranderd, dan moet u geen aangifte meer doen.
Deed u nog geen aangifte, of is de situatie in uw bedrijf gewijzigd sinds uw laatste aangifte? Dan moet u ten laatste op donderdag 6 januari 2022 een nieuwe aangifte doen.
Deze maatregel wordt ingevoerd op basis van de beslissingen die het overlegcomité op 17 november 2021 nam. In dit artikel vindt u enkele veel gestelde vragen over deze nieuwe maatregel en hun antwoorden:
- Welke werkgevers moeten de aangifte doen?
- Welke gegevens moet u meedelen?
- Wat als u meerdere vestigingen heeft?
- Waar vindt u het aangifteformulier?
- Wanneer moet u de aangifte doen?
- Wat is de functie van de tool?
Welke werkgevers moeten de aangifte doen?
De maatregel is van toepassing op alle werkgevers, zowel in de privé als de publieke sector. Hij geldt dus ook voor de ondernemingen waar niemand telewerkt.
Er geldt een uitzondering voor de volgende werkgevers. Zij moeten dus geen aangifte doen:
- KMO’s waar minder dan 5 personen werkzaam zijn, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie
- Inrichtingen die vallen onder het samenwerkingsakkoord van 16 februari 2016 tussen de Federale Staat en de Gewesten in verband met inrichtingen en activiteiten met gevaarlijke stoffen
- Werkgevers uit de gezondheidszorg zoals bedoeld in artikel 40 van de wet van 20 december 2020 houdende tijdelijke ondersteuningsmaatregelen ten gevolge van de COVID-19-pandemie
- Politiediensten
- Onderwijsinstellingen zowel voor hun personeel betaald door de inrichtende machten als het personeel betaald door de Gemeenschappen. Deze uitzondering geldt niet voor de universiteiten, privé-scholen en andere opleidingsinstellingen die zelf hun personeel betalen
Wie is werkgever uit de gezondheidszorg?
Werkgevers uit de gezondheidszorg, zoals bedoeld in artikel 40 de wet van 20 december 2020, moeten geen aangifte doen. Het gaat om de volgende werkgevers:
- Werkgevers uit de private en openbare diensten voor zorg, opvang en bijstand voor personen, voor oudere personen, voor minderjarigen, voor mindervalide personen en voor kwetsbare personen, met inbegrip van slachtoffers van intrafamiliaal geweld.
Voor de private sector behoren deze diensten of organisaties tot de volgende paritaire comités:
- 318 Paritair Comité voor de diensten voor gezins- en bejaardenhulp
- 319 Paritair Comité voor de opvoedings- en huisvestingsinrichtingen en -diensten
- 330 Paritair Comité voor de gezondheidsinrichtingen en -diensten
- 331 Paritair Comité voor de Vlaamse welzijns- en gezondheidssector
- 332 Paritair Comité voor de Franstalige en Duitstalige welzijns- en gezondheidssector
- 322 Paritair Comité voor de uitzendarbeid en de erkende ondernemingen die buurtwerken of -diensten leveren, voor zover de uitzendkracht wordt tewerkgesteld bij een gebruiker die ressorteert onder één van de hierboven vermelde paritaire comités
- Openbare instellingen en diensten met NACE codes 86101, 86102, 86103, 86104, 86109, 86210, 86901, 86903, 86904, 86905, 86906, 86909, 87101, 87109, 87201, 87202, 87203, 87204, 87205, 87209, 87301, 87302, 87303, 87304, 87309, 87901, 87902, 87909, 88101, 88102, 88103, 88104, 88109, 88911, 88912, 88919, 88991, 88992, 88993, 88994, 88996 en 88999.
- De private en openbare instellingen of diensten die belast zijn met de exploitatie van vaccinatiecentra in het kader van de strijd tegen het coronavirus COVID-19, en dit voor alle activiteiten die verband houden met de exploitatie van een vaccinatiecentrum.
Welke gegevens moet u meedelen?
U moet de volgende info aan de RSZ meedelen:
- Het aantal personen dat op regelmatige basis aanwezig is in uw onderneming tijdens de maand waarvoor de aangifte gebeurt. Uitzendkrachten, zelfstandigen, werknemers van onderaannemers die regelmatig aanwezig zijn op de werkvloer moet u ook in de aangifte opnemen. Hetzelfde geldt ook voor bijvoorbeeld langdurig zieken of werknemers in tijdskrediet.
Als het niet om werknemers gaat, verduidelijkt de RSZ in de FAQ dat de personen in kwestie structureel aanwezig moeten zijn. Daaronder wordt verstaan dat ze ook effectief een maand werkzaam zijn bij uw onderneming. Indien zij tijdens de maand werkzaam zijn bij wisselende klanten, dan moeten deze personen opgenomen worden in de aangifte van hun werkgever.
Onderhouds- of schoonmaakpersoneel van andere werkgevers die bij u slechts tijdelijk aanwezig zijn, moet u ook niet in de aangifte opnemen.
- Het aantal personen dat tewerkgesteld is in een functie waarin niet kan getelewerkt worden (zelfs niet gedeeltelijk).
- Voor dit aantal moet u ook rekening houden met het aantal personen die regelmatig aanwezig zijn in uw onderneming en waarmee u geen arbeidsovereenkomst heeft afgesloten (zoals uitzendkrachten, zelfstandigen,…)
- U moet hierbij geen rekening houden met personen die slechts deels telewerken. Zij worden beschouwd als personen wiens functie wel telewerk toelaat
De namen van de betrokken personen moeten niet opgenomen worden. U moet enkel de aantallen vermelden.
Voorbeeld: u stelt 10 arbeiders en 10 bedienden tewerk en enkel de bedienden kunnen telewerken. Bovendien zijn twee externe personen die niet kunnen telewerken elke dag in uw onderneming aanwezig. Dan moet u de volgende aantallen communiceren:
- Het aantal personen dat gewoonlijk aanwezig is in de onderneming: 22
- Het aantal personen in een functie waarvoor telewerk niet mogelijk is: 12
Wat als u meerdere vestigingen heeft?
U moet per vestiging één formulier invullen. Meerdere personen kunnen de tool gebruiken en de gegevens invullen voor de vestiging waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Natuurlijk kunt u ook één persoon vragen om voor alle vestigingen de formulieren in te vullen. Het vestigingsnummer dat u moet invullen vindt u in de Public Search van de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Heeft uw onderneming meer dan 20 vestigingseenheden? Dan kunt u de gevraagde gegevens voor alle vestigingseenheden indienen met een gestructureerd excelbestand via de toepassing.
Waar vindt u het aangifteformulier?
Het formulier is beschikbaar op de site van de RSZ.
Een mandataris van uw onderneming moet inloggen met zijn e-id of Itsme om de gegevens in te voeren. Uw onderneming moet dan wel gekend zijn in CSAM. Is uw onderneming nog niet gekend in CSAM of doet een persoon zonder toegangsrechten voor CSAM de aangifte? Dan kan die inloggen als burger en verklaren dat hij een volmacht van de onderneming heeft. De onderneming ontvangt steeds een bevestiging van de verklaring.
U vindt daarover een gedetailleerde uitleg op de website van de RSZ. De RSZ heeft op zijn website ook een FAQ geplaatst die u verder kan helpen.
Wanneer moet u de aangifte doen?
Wees gerust: gelukkig niet elke dag! De gevraagde gegevens moeten maximaal één keer per maand worden ingegeven.
Eén aangifte voor november en december 2021
Voor de eerste aangifte, moest u de gegevens van de situatie op 24 november 2021 in uw bedrijf aan de RSZ overmaken. U kon die gegevens vanaf 24 november tot 30 november 2021 in de tool van de RSZ ingeven. Die aangifte dekte de periode tot 31 december 2021.
Wat vanaf januari 2022?
Vanaf januari 2022 moet u telkens op de eerste werkdag van de maand nagaan wat de situatie is in uw bedrijf. U moet de registratie elke maand ten laatste op de zesde kalenderdag indienen bij de RSZ. U moet:
- De gegevens voor de maand januari 2022 ten laatste op donderdag 6 januari 2022 registeren
- De gegevens voor de maand februari 2022 ten laatste op zondag 6 februari 2022 registeren
- De gegevens voor de maand maart 2022 ten laatste op zondag 6 maart 2022 registeren
Wijzigingen in de loop van de maand moet u niet aangeven. Als de gegevens op de eerste dag van de maand dezelfde zijn als bij uw laatste aangifte, moet u geen nieuwe aangifte doen.
Wat is de functie van de tool?
De tool is ontwikkeld om de controles op het telewerk te vergemakkelijken. Als de inspectiediensten vaststellen dat de situatie op de werkvloer niet overeenstemt met de gegevens die aan de RSZ werden doorgegeven, is er geen sanctie voorzien.
De inspectie zal immers nagaan of u de verplichtingen over het telewerk naleeft. Doet u dat niet, dan kan u wel gesanctioneerd worden, met een sanctie van niveau 2. Die sanctie kan ook opgelegd worden als u de aanvraag niet tijdig verstuurt.
Voorbeeld: u heeft de volgende gegevens meegedeeld:
- Het aantal personen in uw onderneming: 20 (10 bedienden en 10 arbeiders)
- Het aantal personen in een functie waarvoor telewerk niet mogelijk is: 10 (arbeiders)
Tijdens een inspectie zijn er evenwel 2 bedienden op de werkvloer aanwezig. Dan moet u kunnen rechtvaardigen waarom die bedienden aanwezig zijn. En de reden voor hun aanwezigheid moet legitiem zijn (bijvoorbeeld: het onthaal van een nieuwe werknemer, de vervanging van een defecte laptop,…).
Als het gaat om werknemers die aanwezig zijn, omdat ze op hun terugkeerdag hebben, moet u ook een attest voorzien.
Het is dan ook van belang dat de situatie op de werkvloer zo veel mogelijk overeenstemt met wat u de RSZ heeft meegedeeld.
Wat doet Securex voor u?
U moet de registratie van de gegevens op site van de RSZ invullen. Onze Legal Advisors kunnen u helpen met eventuele vragen. Bovendien kunnen ze u informeren over het verplicht telewerk.
U kunt hen contacteren via myHR@securex.be.
Bronnen
- Website van de RSZ
- Artikel 2, §1 van het koninklijk besluit van 19 november 2021 houdende wijziging van het koninklijk besluit van 28 oktober 2021 houdende de nodige maatregelen van bestuurlijke politie teneinde de gevolgen voor de volksgezondheid van de afgekondigde epidemische noodsituatie betreffende de coronavirus COVID-19-pandemie te voorkomen of te beperken, Belgisch Staatsblad 19 november 2021 (tweede editie)
