Waar gaat dit over?
Beschikt je werknemer over een elektrische (of hybride) bedrijfswagen die hij thuis oplaadt? Onder bepaalde voorwaarden maakt de terugbetaling van de kosten van het thuis opladen door de werkgever deel uit van het forfaitair geraamde voordeel van alle aard (vaa) voor de terbeschikkingstelling van de elektrische bedrijfswagen. Met andere woorden, deze terugbetaling brengt geen bijkomend voordeel van alle aard mee.
Tot vandaag hanteerde de fiscus de regel dat de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever moest gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer.
In de praktijk brengt de naleving van deze voorwaarde echter een zware administratieve last mee voor jou als werkgever omdat ze inhoudt dat je de werkelijke kosten moet berekenen voor elke betrokken werknemer.
Nieuw: de fiscus aanvaardt een specifiek CREG-tarief
We hadden het er al over in ons artikel van 10 oktober 2024: de fiscus had aangekondigd dat hij bedrijven tijdelijk zou toestaan om de gemiddelde elektriciteitsprijs te gebruiken om de kosten van thuis opladen terug te betalen.
Naar aanleiding van een parlementaire vraag die hem werd gesteld, had minister van Financiën Vincent Van Peteghem aangegeven dat hij de bezorgdheid van de werkgevers over de terugbetaling van de elektriciteitskosten begreep.
Hij erkende ook dat de huidige technologie het niet altijd mogelijk maakt het reële elektriciteitsverbruik van de werknemers nauwkeurig en gemakkelijk te meten.
Om de vergroening van het wagenpark niet te ontmoedigen, stond de fiscus tijdelijk het gebruik van een specifiek CREG-tarief toe.
Het bedrag van dit forfait en de periode waarin het zal worden aanvaard, moesten nog worden vastgesteld in een circulaire. De door de fiscus aangekondigde circulaire werd ondertussen gepubliceerd. Ze zal in werking treden op 1 januari 2025.
Welk forfait kan je gebruiken
Volgens de nieuwe circulaire heb je als werkgever de mogelijkheid om de oplaadkosten terug te betalen op basis van een vast tarief per kilowattuur (kWh).
Het gaat om een maximumtarief dat overeenkomt met de gemiddelde elektriciteitskosten zoals gepubliceerd op de website van de CREG (Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas).
Tarieven per gewest vanaf 1 januari 2025
Elke maand bepaalt en publiceert de CREG het tarief dat van toepassing is op elk gewest.
De CREG baseert zich hiertoe op de gemiddelde commerciële elektriciteitsprijs all-in op de kleinhandelsmarkt voor residentiële klanten met een huishouden met digitale teller, een elektrisch voertuig, een verbruik van 8.000 kWh/jaar en gemiddelde maandpiek van 7,36 kW.
Deze tarieven vormen de berekeningsgrondslag van het maximaal vast bedrag per kWh dat vervolgens door de belastingadministratie wordt vastgesteld en elk kwartaal wordt gepubliceerd. Zo kan je het tarief toepassen dat specifiek is voor het gewest waar je werknemer woont.
Voor het eerste kwartaal van 2025 zijn de maximale vaste tarieven als volgt:
- In het Vlaams Gewest: 28,22 euro/kWh
- In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: 32,94 euro/kWh
- In het Waals Gewest: 32,56 euro/kWh
Deze tarieven zijn de maximumbedragen die je mag toepassen. Als werkgever ben je vrij om een lager bedrag toe te kennen. Kijk echter na wat in je sector is bepaald.
Je hebt ook de mogelijkheid om een tarief te hanteren zonder rekening te houden met de woonplaats van de betrokken werknemer. Dit tarief mag echter niet hoger zijn dan het laagste tarief dat voor het betreffende kwartaal van toepassing is in een van de gewesten. Je bent ook gebonden aan deze keuze voor het hele kalenderjaar.
Wat is het toepassingsgebied van de circulaire?
De circulaire bevat de richtlijnen voor de forfaitaire terugbetaling van de kosten van thuis opladen van elektrische bedrijfswagens (of oplaadbare hybrides).
Ze is bedoeld om de forfaitaire terugbetaling administratief eenvoudiger te maken voor bedrijven. De circulaire is van toepassing op zowel werknemers als bedrijfsleiders.
Tijdelijke maatregel
Het principe blijft echter dat de terugbetaling moet gebeuren op basis van de werkelijke elektriciteitskosten. De circulaire bevestigt de flexibiliteit van de belastingadministratie. Die is echter maar tijdelijk.
Blijkbaar worden er vandaag technologische oplossingen ontwikkeld die het in de nabije toekomst mogelijk zouden maken om de elektriciteit die werknemer verbruikt, nauwkeurig te meten, en bijgevolg ook het bedrag van de werkelijke kosten die moeten worden terugbetaald.
Deze maatregel is alleen van toepassing op elektriciteitskosten die tussen 1 januari en 31 december 2025 zijn gemaakt, ongeacht of ze na 31 december 2025 worden terugbetaald. Een verlenging van de maatregel kan echter niet worden uitgesloten.
Tijdens deze periode moet je dus niet meer voor elke werknemer de werkelijke oplaadkosten berekenen.
Enkel geldig bij terugbetaling
De circulaire behandelt enkel de terugbetaling van de kosten van thuis opladen van elektrische bedrijfswagens. Het begrip ‘terugbetaling’ impliceert dat het elektriciteitscontract op naam van je werknemer of bedrijfsleider staat. Jij betaalt dan de elektriciteitskosten terug die je medewerker heeft gemaakt.
Als je de elektriciteitskosten rechtstreeks zou betalen, zou er geen sprake zijn van een terugbetaling maar van een levering van elektriciteit. Dan zou je de door de circulaire toegestane forfaitaire terugbetaling niet kunnen toepassen.
Dat is met name zo als:
- Je een laadpas ter beschikking stelt van je medewerker
- Je een laadstation ter beschikking stelt van de medewerker op zijn werkplaats
- Je bij je werknemer thuis een extra elektriciteitsmeter laat installeren om de bedrijfswagen op te laden en een apart energiecontract afsluit met een energieleverancier.
Kosten van thuis opladen
De circulaire verduidelijkt ook dat de terugbetaling de kosten voor het opladen bij de werknemer thuis moet dekken.
We nemen het voorbeeld van een medewerker die zijn bedrijfswagen oplaadt bij een openbaar laadstation. Hij heeft geen laadpas van de werkgever, maar betaalt zelf voor de elektriciteit. In dat geval moet de terugbetaling van de elektriciteitskosten gebaseerd zijn op de werkelijke kosten. Deze situatie valt niet onder het toepassingsgebied van de circulaire.
Voor de bedrijfswagen
Tot slot geldt de maatregel alleen voor de terugbetaling van elektriciteitskosten voor de bedrijfswagen die je ter beschikking stelt van je medewerker.
Met andere woorden, als je werknemer zijn privé elektrische wagen thuis oplaadt, via zijn eigen elektriciteitsnetwerk, en je wilt bijdragen in zijn kosten, dan moet je dit ook doen op basis van de werkelijke kosten.
Hiertoe moet het elektriciteitsverbruik worden opgesplitst in drie categorieën: beroepsmatige verplaatsingen, woon-werkverkeer en privéverplaatsingen.
Lees voor meer informatie ons thema-artikel
Een extra voorwaarde: een specifiek communicatiesysteem
Tot slot is de terugbetaling van de elektriciteitskosten door de werkgever aan bepaalde voorwaarden gekoppeld.
De terugbetaling moet zijn vastgelegd in de car policy en mag enkel gaan over de oplaadkosten van de elektrische bedrijfswagen die je hebt verstrekt.
Het is daarom belangrijk dat de je deze kosten individueel kan vaststellen, met behulp van een specifiek communicatiesysteem of een ander controleerbaar communicatiesysteem. Indirecte communicatie via de leasemaatschappij of een laadpuntexploitant wordt bijvoorbeeld aanvaard.
Meer weten over deze voorwaarden: Wat als de werkgever de elektriciteitskosten van de werknemer terugbetaalt?
In dit verband voegt de circulaire een extra voorwaarde toe: Elk vanaf 1 januari 2025 aangekocht, gehuurd of geleased systeem moet beschikken over een kWh- meting die voldoet aan minimumvoorwaarden van nauwkeurigheid.
Wat met forfaitaire terugbetalingen die vóór 1 januari 2025 zijn gedaan?
Heb je vóór 1 januari 2025 forfaitaire terugbetalingen van elektriciteit gedaan? Geen paniek! De belastingadministratie laat weten dat ze bij controle een zekere soepelheid zal hanteren wanneer dergelijke terugbetalingen te goeder trouw zijn uitgevoerd met gebruikmaking van de boordtabel van de CREG.
Wat doet Securex voor jou?
Wij berekenen voor jou automatisch het bedrag van het voordeel van alle aard in verband met de terbeschikkingstelling van een elektrische bedrijfswagen.
We moedigen je ook aan om een car policy op te stellen die je als bijlage kan toevoegen aan de arbeidsovereenkomst van je werknemers die over een bedrijfswagen beschikken.
Raadpleeg voor meer informatie onze modeldocumenten of contacteer je legal advisor via myHR@securex.be.
Bron
