U volgt best nauwkeurig de procedures die voorzien zijn in uw arbeidsreglement. Er bestaan immers goede en wettige redenen waarom werknemers soms onverwacht afwezig zijn. Wanneer dat onvermijdelijk eens gebeurt, heeft u bij voorkeur al een arbeidsreglement in huis dat die situaties regelt met een duidelijke procedure.
In dit artikel gaan we dieper in op de maatregelen en sancties die u kunt nemen bij een onwettige afwezigheid.
Wanneer zijn werknemers wettig afwezig?
Overmacht
Dat uw werknemer niet komt opdagen en niet in staat is nieuws te geven, kan een geval van overmacht zijn (bv. spoedopname in het ziekenhuis, sluiting van het luchtruim op de vakantiebestemming…). Hoewel het de werknemer is die zijn of haar afwezigheid moet wettigen, raden we u als werkgever aan om ook zelf initiatief te nemen en duidelijkheid te proberen verkrijgen over de reden van de afwezigheid.
In het arbeidsreglement kunt u de verwittigingsplicht van de werknemer duidelijk opnemen, d.w.z. de plicht om de werkgever onmiddellijk (of zo snel als mogelijk) te verwittigen of laten verwittigen. U kunt ook benadrukken dat de afwezigheid van prestaties de afwezigheid van loon tot gevolg heeft.
In de praktijk zal het een feitenkwestie zijn of de werknemer de verwittigingsplicht juist heeft nageleefd. Dankzij een sluitende formulering in het arbeidsreglement kunt u de werknemer gemakkelijker aanspreken op tekortkomingen, wanneer een probleem optreedt.
Afwezigheid om dwingende redenen
De werknemer heeft het recht van het werk afwezig te zijn wegens dwingende redenen (bv. ziekte van een persoon die met hem samenwoont, schade aan de woning van de werknemer door een brand…). Hier mag de werknemer afwezig zijn gedurende de tijd die nodig is om het hoofd te bieden aan het probleem, op voorwaarde dat men de werkgever vooraf verwittigt, of indien dit niet mogelijk is, zo spoedig mogelijk.
Ook hier zal het in de praktijk een feitenkwestie zijn dat de werknemer al dan niet deze verplichting heeft nageleefd en mag u niet te snel conclusies trekken uit de afwezigheid van uw werknemer.
Klein verlet (kort verzuim)
Bij het overlijden van naaste familieleden van de werknemer mag de werknemer reeds afwezig zijn op dag van het overlijden. Hij moet de werkgever zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van zijn afwezigheid omwille van die reden.
Opnieuw is het hier een feitenkwestie dat de werknemer al dan niet deze verplichting heeft nageleefd. U mag u niet te snel conclusies trekken uit de afwezigheid van uw werknemer.
Er bestaan uiteraard nog andere gebeurtenissen die aanleiding kunnen geven tot een klein verlet. U vindt deze hier terug. Specifieke bepalingen voor uw sector vindt u terug onder de rubriek Sectoraal (selecteer uw paritair comité en neem een kijkje onder “Klein verlet”).
Vakantie
Werknemers die vakantie willen nemen, moeten vooraf een akkoord hebben met hun werkgever of de vakantiedata, tenzij die collectief vastgesteld zijn. Het is ook niet de bedoeling dat werknemers eenzijdig beslissen om hun vakantie of verblijf in het buitenland te verlengen.
Of er bij afwezigheid van uw werknemer een akkoord was of niet omtrent vakantie, zal snel duidelijk zijn wanneer u een sluitende procedure in het arbeidsreglement heeft. Een goede procedure bevat de organisatieregels en de verplichtingen van de werknemer en de werkgever met betrekking tot het aanvragen en goedkeuren van vakantiedata.
Als u een verlofaanvraag moet weigeren, dan raden we u aan om dat schriftelijk mee te delen: via een bedrijfseigen applicatie, per mail of schriftelijk met ontvangstbevestiging.
Ziekte en ongeval privéleven
De werknemer is wettelijk verplicht om de werkgever onmiddellijk op de hoogte te brengen in het geval van arbeidsongeschiktheid. Om werknemers te kunnen aanspreken op die verplichting, kunt u in het arbeidsreglement het woord “onmiddellijk” verder toelichten. Misschien is het problematisch voor uw werkorganisatie wanneer uw werknemer pas 's middags verwittigt dat hij sinds de ochtend ziek is? Weet wel dat het moeilijk is om sancties aan die verwittigingsplicht te verbinden wanneer er geen grove nalatigheid in het spel is.
Verder zegt de wet dat werknemers een geneeskundig getuigschrift aan de werkgever moeten voorleggen wanneer de werkgever daar om vraagt, of wanneer een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of het arbeidsreglement dat voorschrijft. De werknemer moet het getuigschrift opsturen of afgeven op de onderneming binnen 2 werkdagen, vanaf de dag van de ongeschiktheid of de dag van de ontvangst van het verzoek. Een uitzondering is mogelijk bij overmacht. In de cao of in het arbeidsreglement kan ook een andere termijn bepaald zijn.
Onze raad: zorg ervoor dat uw arbeidsreglement volledig is!
Een verplichting van de werknemer om u onmiddellijk te verwittigen bij onverwachte afwezigheid, een 2-dagentermijn om het doktersattest af te leveren… Om te kunnen schermen met die afspraken, is het essentieel dat die verplichtingen en de gevolgen in het arbeidsreglement staan. Zo kunt u makkelijker een procedureel sluitende methode opstarten.
Wat doet Securex voor u?
Aarzel niet uw arbeidsreglement te laten nakijken door uw Securex Legal Advisor, of om een specifieke situatie aan ons voor te leggen. U vindt bovendien een model van arbeidsreglement in onze e-Shop, opgesteld door onze ervaren juridische experts. Dit model bevat bepalingen:
- Inzake ongerechtvaardigde laattijdigheid en afwezigheid
- Inzake andere schorsingen van de arbeidsovereenkomst, met name het klein verlet en het verlof om dwingende redenen
- Inzake de verplichtingen van de arbeidsongeschikte werknemer
