Principe
Alle werkgevers moeten hun werknemers bij elke definitieve betaling van loon een afrekening overhandigen [1]. Met andere woorden, de werknemers moeten van hun werkgever elke maand een loonbrief ontvangen, tenzij hun loon met kortere tussenpozen definitief wordt betaald. Zo kent de werknemer het detail en de berekeningsmodaliteiten van het loon dat hem wordt betaald.
Indien u bent aangesloten bij het Sociaal Secretariaat Securex wordt die loonafrekening u automatisch bezorgd door uw Client Advisor.
Vorm
De loonbrief kan op papier of elektronisch opgemaakt worden.
Verplichte vermeldingen
Algemeen
De loonbrief moet de volgende vermeldingen bevatten:
|
1 |
De naam en het adres van de werkgever |
|
2 |
De naam en de initiaal van de voornaam van de werknemer |
|
3 |
De inschrijvingsnummer van de werknemer bij de werkgever |
|
4 |
De periode waarop de afrekening betrekking heeft |
|
5 |
De omvang van de prestaties (uren, dagen, maanden, aantal stuks, enz.) |
|
6 |
Het basisloon, welke ook de eenheid is die gebruikt wordt om het vast te stellen (uur-, maand-, stuk-, prestatieloon, enz.) |
|
7a |
De in speciën verschuldigde sommen: voor gepresteerde arbeid (5 X 6) en als toeslag voor overuren, voor feestdagen en inhaalrustdagen en ingevolge wettelijke en conventionele verplichtingen tot behoud van het loon tijdens de schorsing van de uitvoering van de overeenkomst |
|
7b |
De voordelen in natura. Deze mogen worden onder één enkele benaming worden gegroepeerd zover dit de duidelijkheid niet schaadt |
|
7c |
Het totaal brutoloon (7a + 7b) |
|
8 |
De inhoudingen voor de sociale zekerheid |
|
9 |
De bedragen vrijgesteld van inhoudingen voor de sociale zekerheid |
|
10 |
Het belastbaar bedrag ((7 + 9) - 8) |
|
11 |
Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing |
|
12 |
De niet-belastbare bedragen |
|
13 |
De netto toegekende som ((10 + 12) - 11) |
|
14 |
De af te trekken bedragen (voorschotten, voordelen in natura, boeten, overdracht van en beslag op loon, enz.), zo nodig in bijlage gedetailleerd te vermelden |
|
15 |
In speciën te betalen nettobedrag |
Bijzonderheid voor bepaalde overuren
Voor bepaalde overuren geldt een fiscale gunstregeling. Op de loonbrief moet in afzonderlijke rubrieken worden vermeld:
- Het aantal overuren dat voor de betrokken betaalperiode geen recht geeft op die fiscale gunstregeling
- Het aantal overuren dat recht geeft op de fiscale gunstregeling [2]
Sectoraal verplichte vermeldingen
In een twintigtal paritaire comités werd beslist om bepaalde vermeldingen op te nemen in de loonbrief (bv. het PC nr. 124 waarin voortaan de mobiliteitspremie verplicht moet worden vermeld). Raadpleeg voor meer informatie de rubriek "Paritaire comités".
Bijlagen bij de loonbrief
Bij bijzondere prestaties moeten bijlagen bij de loonbrief worden opgesteld. Die bijlagen moeten samen met de loonbrief aan de werknemer worden overhandigd:
- De maandelijkse staat van het commissieloon dat voor de voorafgaande maand verschuldigd is aan de handelsvertegenwoordiger [3]
- De staat van de prestaties bij overuren, een flexibele arbeidsregeling of een nieuwe arbeidsregeling [5]. Aan de hand van deze staat van bijzondere prestaties kan worden nagegaan of de regels met betrekking tot de arbeidsduur werden nageleefd en of de afrekening correct is gebeurd. Deze staat moet gedurende 5 jaar worden bewaard.
Buitenlandse werknemers
De loonbrief moet alleen de in België verrichte arbeidsprestaties vermelden. Er gelden specifieke bepalingen voor buitenlandse werkgevers die werknemers naar België detacheren.
[1] Artikel 15 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.
[2] Koninklijk besluit van 20 september 2009 tot vaststelling van bepaalde gegevens die de afrekening moet bevatten welke bij elke definitieve betaling van het loon aan de werknemer overhandigd wordt.
[3] Artikel 97 van de wet van 3 juli 1978.
[4] Artikel 9 quater van de wet van 12 april 1965 en koninklijk besluit van 18 januari 1984 betreffende de informatie van de werknemers over de staat van hun prestaties wanneer het arbeidsstelsel georganiseerd is overeenkomstig de artikelen 20, § 2, 20bis en 26bis van de arbeidswet van 16 maart 1971. Zie voor de nieuwe arbeidsregelingen de wet van 17 maart 1987 betreffende de invoering van nieuwe arbeidsregelingen in de ondernemingen (in het bijzonder artikel 9, 2e lid) en de cao nr. 42 die op 2 juni 1987 werd gesloten binnen de Nationale Arbeidsraad betreffende de invoering van nieuwe arbeidsregelingen in de ondernemingen.