Controledocument of papieren afwijkingenregister
Indien de werkgever van het normale uurrooster wil afwijken, moeten alle afwijkingen op het vast of variabel uurrooster (vermeerdering of vermindering van de prestaties, vroeger of later aanvatten van het werk, …) in principe in een document vermeld worden (het controledocument of afwijkingenregister). Dit document moet de volgende vermeldingen bevatten:
- De toepassingsperiode van het document
- De datum
- De naam en de voornaam van de werknemer
- Eventueel het nationaal registratienummer in plaats van het inschrijvingsnummer van de werknemer in het personeelsregister
- De handtekening van de werknemer op het ogenblik van de inschrijving van de wijziging
- De handtekening van de werkgever (zijn lasthebber of aangestelde), ten minste eenmaal per week
- Het begin- en het einduur van het werk indien het werk later aangevat of vroeger stopgezet wordt (inschrijven respectievelijk bij het begin of einde van de arbeidsprestaties)
- Het begin- en einduur van de prestaties en van de rustpauzes indien het werk buiten het voorziene uurrooster uitgevoerd wordt (inschrijven bij het begin en einde van de arbeidsprestaties alsook bij het begin en einde van elke rustpauze)
Dit document kan u bij uw client advisor van het Sociaal Secretariaat Securex aanvragen.
Bewaring
De werkgever dient het afwijkingenregister of elk ander controlemiddel te bewaren gedurende de hele periode die op de datum van inschrijving van de laatste verplichte vermelding aanvangt en duurt tot 5 jaar na het einde van de maand volgend op het kwartaal waarin die inschrijving verricht is.
Dit document moet op het adres waaronder hij in België bij de RSZ ingeschreven is, op zijn woonplaats (of die van zijn lasthebber of aangestelde) of op de maatschappelijke zetel van de onderneming in België bewaard worden.
Bovendien moet dit document zich op een gemakkelijk toegankelijke plaats bevinden zodat het Toezicht op de sociale wetten er op ieder ogenblik kennis van kan nemen.
Ander controlemiddel: systeem van tijdsopvolging
Sinds 1 oktober 2017 voorziet de wet dat het controledocument vervangen kan worden door een systeem van tijdsopvolging, op voorwaarde dat dit systeem de volgende gegevens bevat:
- De identiteit van de werknemer
- Per dag, het begin en einde van de arbeidsprestaties, evenals het begin en einde van de rustpauzes. Deze gegevens moeten respectievelijk geregistreerd worden op het moment dat de prestaties aanvatten of eindigen en bij het begin en einde van elke rustpauze
- De periode waarop de geregistreerde gegevens betrekking hebben
Uit dit systeem van tijdsopvolging moet dus duidelijk blijken wie wanneer heeft gewerkt en hoelang.
Om ervoor te zorgen dat de werkgever geen afwijkingenregister meer moet bijhouden, moeten bovendien ook de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- De werknemers zelf en de inspectiediensten moeten toegang kunnen krijgen tot deze gegevens
- Deze gegevens dienen ook 5 jaar bewaard te worden
Sanctie
Wanneer de werkgever geen controledocument bijhoudt of geen systeem van tijdsopvolging heeft dat aan alle vereiste voorwaarden voldoet, is hetzelfde vermoeden van toepassing als wanneer hij de openbaarmakingsformaliteiten niet naleeft. De werknemers worden dus vermoed hun arbeidsprestaties verricht te hebben volgens een voltijdse arbeidsovereenkomst.
Ook hier kan je als werkgever dit vermoeden van voltijds werk weerleggen als je bewijst dat jouw werknemers werkelijk deeltijds tewerkgesteld waren.