Principe
De ontslagmotivering houdt in dat de werknemer die ontslagen wordt, het recht heeft om van zijn werkgever de concrete redenen die tot zijn ontslag hebben geleid, te kennen.
De motivering van de werkgever moet de nodige elementen bevatten die de werknemer toelaten om de concrete redenen die tot zijn ontslag hebben geleid, te kennen en te beoordelen [1].
Ons advies
Vermijd algemene zinnen als “reorganisatie van de onderneming” of “de werknemer voldoet niet”. Dit geeft immers niet concreet aan waarom de werknemer precies ontslagen werd.
We raden u dan ook aan om de ontslagredenen zo goed mogelijk te documenteren. Met alleen een schriftelijke ontslagmotivering in de hand, is het voor de werknemer immers makkelijker om voor een rechtbank aan te voeren dat u “zomaar iets op papier gezet hebt om aan uw motiveringsplicht te voldoen” als u nergens bewijsstukken van heeft.
Een dossier over de te ontslagen werknemer aanleggen waarin u alle evaluatieverslagen en waarschuwingsbrieven opneemt, is dan ook geen overbodige luxe. U doet er in dat opzicht goed aan alle berispingen en aanmaningen schriftelijk te doen. Niet alleen heeft dit meestal meer effect op een werknemer dan een mondelinge waarschuwing, u heeft ook bewijsmateriaal in handen indien de werknemer het ontslag betwist.
Initiatief bij de werknemer
De werkgever is niet verplicht om uit eigen beweging elk ontslag te motiveren. Hij moet dit alleen doen indien hij hierom verzocht wordt door de werknemer volgens de in de volgende vraag uitgelegde procedure.
Dit neemt uiteraard niet weg dat de werkgever ervoor mag kiezen om spontaan de redenen die aan de grondslag van het ontslag liggen aan de werknemer mee te delen. Hij kan dit mondeling of schriftelijk doen [2].
Bovendien zal het feit dat de werknemer niet om een ontslagmotivering verzoekt, geen afbreuk doen aan de verplichting van de werkgever om de ontslagreden op het C4-formulier te vermelden.
[1] In tegenstelling tot bij een ontslag om dringende reden moet de ontslagmotivering niet alle feiten vermelden die tot het ontslag hebben geleid. De nodige elementen volstaan. Indien de werknemer het ontslag nadien betwist, mag de werkgever voor de rechtbank zich nog steeds op andere, bijkomende, feiten beroepen dan deze die in de ontslagmotivering opgenomen zijn.
[2] Dit in tegenstelling tot bij de officiële procedure waar de ontslagmotivering wel schriftelijk dient te gebeuren.