Nieuwe formules vanaf 2024
Het mobiliteitsbudget is gelijk aan de jaarlijkse bruto kosten voor de werkgever van de bedrijfswagen die de werknemer opgeeft of waar de werknemer recht op had. Het te berekenen bedrag is dus de ‘total cost of ownership’ (TCO) van de bedrijfswagen waarover de werknemer beschikte of waarvoor hij in aanmerking kwam.
In de praktijk is deze berekening echter vaak een hoofdbreker voor werkgevers, die het moeilijk vinden om het bedrag van de TCO te bepalen, bijvoorbeeld omdat ze niet alle informatie hebben die ze nodig hebben om alle werkelijke kosten te bepalen die verband houden met de bedrijfswagen.
Om hun taak te vergemakkelijken, legt een koninklijk besluit van 10 september 2023 de formules vast aan de hand waarvan het bedrag van het mobiliteitsbudget vanaf 1 januari 2024 moet worden berekend op basis van de werkelijke kosten, of kan worden berekend op basis van forfaitaire waarden.
Dit koninklijk besluit voorziet dus in twee berekeningsformules: één op basis van werkelijke kosten, de andere op basis van forfaitaire waarden.
Formule op basis van werkelijke kosten
Deze formule bestaat uit een gemiddelde van de jaarlijkse bruto kosten van de ter beschikking gestelde bedrijfswagen waarvan de werknemer afstand doet. Dit gemiddelde wordt berekend over de laatste vier jaar, of over de volledige periode wanneer de bedrijfswagen minder dan vier jaar ter beschikking werd gesteld.
In dit verband somt het koninklijk besluit de werkelijke kosten op die in aanmerking moeten worden genomen en specificeert dat dit een exhaustieve lijst is. Bijgevolg mogen alleen de kosten op deze lijst in aanmerking worden genomen.
Je vindt deze exhaustieve lijst in het downloadgedeelte van deze pagina.
Forfaitaire formule
De forfaitaire waardenformule die gebruikt kan worden om het bedrag van het mobiliteitsbudget te berekenen is identiek aan de hierboven vermelde formule om de bestedingen in pijler 1 forfaitair te berekenen.
Deze formule is vooral nuttig voor werkgevers die niet alle informatie hebben die ze nodig hebben om alle werkelijke kosten van de bedrijfswagen te bepalen. Dit is met name het geval voor werknemers die (nog) geen bedrijfswagen hadden en die dus geen 'afstand doen' van een bestaande wagen.
Berekeningsmethode op basis van werkelijke kosten of forfaitaire methode?
Keuze die drie jaar geldig is
Sinds 1 januari 2024 kunnen werkgevers dus kiezen tussen twee berekeningsmethoden: werkelijke kosten of forfaitair. Deze keuze is drie jaar geldig. Werkgevers die voor de toepassing van de andere methode willen kiezen, moeten dus wachten tot het einde van deze periode van drie jaar. Deze verandering van methode heeft echter alleen gevolgen voor nieuwkomers. Bestaande afspraken blijven volledig van kracht.
Identieke keuze voor alle werknemers
Als werkgever heb je bovendien de mogelijkheid om een verschillende berekeningsmethode te kiezen om enerzijds het bedrag van de bestedingen onder pijler 1 en anderzijds het bedrag van het mobiliteitsbudget te bepalen. Je zou dus kunnen kiezen voor de forfaitaire formule voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget en voor de formule van de werkelijke kosten voor het bedrag van de bestedingen in pijler 1, op voorwaarde dat dezelfde methode wordt toegepast op alle werknemers van de onderneming.
Uitzondering
Er is echter een uitzondering op dit principe: wanneer de werkgever om praktische redenen verplicht is om de forfaitaire formule te gebruiken, wordt de verplichting om dezelfde methode op alle werknemers toe te passen geschrapt.
Dit is bijvoorbeeld het geval als de werknemer na een functiewijziging of een promotie tot een functiecategorie behoort waarvoor het salarissysteem van de werkgever in een hoger respectievelijk lager budget voorziet. In dit geval zijn de gegevens die nodig zijn om het bedrag van het mobiliteitsbudget te beoordelen op basis van de werkelijke kosten eenvoudigweg niet beschikbaar. De werkgever heeft dan geen andere keuze dan te kiezen voor de forfaitaire formule.
Voorbeeld:
Pierre heeft net promotie gemaakt. Door deze promotie behoort hij nu tot een functiecategorie waarvoor een omvangrijker mobiliteitsbudget is gepland. Zijn mobiliteitsbudget kan dus worden verhoogd. In dit geval beschikt zijn werkgever echter niet over de nodige informatie om zijn mobiliteitsbudget te berekenen op basis van de werkelijke kosten en moet hij de forfaitaire methode toepassen.
Mededeling van de keuze aan de werknemers
Aangezien het gebruik van de forfaitaire formules optioneel is voor werkgevers, moet je je werknemers in het kader van je aanbod informeren over je keuze.
Raming van de kost voor een werknemer die in aanmerking komt voor een bedrijfswagen
Er zijn verschillende mogelijkheden: ofwel ontvangt de werknemer die recht heeft op een bedrijfswagen een welbepaald maandbudget (gebruikelijk bij leasingformules) of een jaarbudget (bij aankoop), ofwel kan de werknemer tussen verschillende welbepaalde bedrijfswagens kiezen waarvan de werknemer een lijst opstelt.
In elk geval wordt het mobiliteitsbudget berekend naargelang van de bedrijfswagen die de werknemer zou hebben gekozen. Als de werknemer bijvoorbeeld een maandelijks leasebudget ontvangt moet hij een fictieve bedrijfswagen kiezen (die hij niet zal nemen).
Aftrek van de persoonlijke bijdrage van de werknemer
Wanneer de werknemer de kosten van het privégebruik van zijn bedrijfswagen gedeeltelijk ten laste neemt, wordt het bedrag van zijn persoonlijke bijdrage in mindering gebracht van het mobiliteitsbudget. Concreet wordt de persoonlijke bijdrage van de laatste maand vóór de inruiling van de bedrijfswagen in aanmerking genomen. Ze wordt naar verhouding berekend op jaarbasis.
Minimum- en maximumwaarden
Sinds 1 januari 2022 mag het mobiliteitsbudget op jaarbasis nooit minder dan 3.000 euro (niet-geïndexeerd basisbedrag) of nooit meer dan 16.000 euro (niet-geïndexeerd basisbedrag) bedragen. Dat is de zogenaamde absolute vork. Tot nu toe werden deze bedragen niet geïndexeerd. Een recente wet bepaalt dat ze vanaf 1 januari 2024 jaarlijks worden geïndexeerd op basis van de afgevlakte gezondheidsindex.
Nieuw: De grensbedragen van 3.000 euro en 16.000 euro worden vanaf 1 januari 2024 jaarlijks geïndexeerd op basis van de afgevlakte gezondheidsindex, tot respectievelijk 3.055 euro en 16.293 euro in 2024.
Concreet betekent dit dat, als de jaarlijkse bruto kost van de wagen minder dan 3.055 euro bedraagt, het mobiliteitsbudget dat de werkgever toekent toch minstens 3.055 euro moet bedragen. Als die kost dan weer meer bedraagt dan 16.293 euro, wordt het budget toch beperkt tot 16.293 euro.
Daarnaast, zonder afbreuk te doen aan het voorgaande, mag het mobiliteitsbudget niet meer bedragen dan één vijfde van het totale brutoloon. Dat betekent dat als één vijfde van het brutoloon minder dan 3.055 euro of meer dan 16.293 euro bedraagt, het mobiliteitsbudget steeds binnen de grenzen van deze absolute vork moet liggen.
Er werden evenwel overgangsmaatregelen voorzien voor de mobiliteitsbudgetten die vóór 3 december 2021 werden toegekend. Voor die budgetten ging de toepassing van de absolute grenzen pas in 2023 in.
Als de bedrijfswagen het eigendom is van de werkgever worden de financieringskosten (leaseprijs of huur) vervangen door een jaarlijkse afschrijving van 20 %.
Aanpassing naar boven of naar beneden toe
Wijzigingen in de loop van de loopbaan van de werknemer kunnen een positieve of negatieve weerslag hebben op het bedrag van het mobiliteitsbudget. Als de werknemer bijvoorbeeld wordt bevorderd naar een functiecategorie met een hoger mobiliteitsbudget kan hij aanspraak maken op een hoger budget.
Het mobiliteitsbudget wordt echter niet geïndexeerd zoals het loon. Het kan wel onderworpen worden aan een andere wijze van aanpassing die tussen de partijen wordt overeengekomen, maar die aanpassing mag nooit hoger zijn dan wanneer het mobiliteitsbudget gewoon volgens de loonindex geïndexeerd was geweest.
De minimum- en maximumbedragen moeten worden beoordeeld op het tijdstip van vaststelling van het bedrag van mobiliteitsbudget, d.w.z. op het tijdstip van toekenning van het mobiliteitsbudget, in situaties van verandering van functie of promotie en op 1 januari van elk kalenderjaar.
Mobiliteitsbudget en loonnorm
Het bedrag van het mobiliteitsbudget komt in aanmerking voor de berekening van de maximummarge voor de evolutie van de loonkost (artikelen 6 en 7 van de wet van 26 juli 1996 bevordering van de werkgelegenheid en tot preventieve vrijwaring van het concurrentievermogen).