Welke stappen moet u zetten?
Om op een rechtmatige manier controle te kunnen uitoefenen op het gebruik dat uw werknemers maken van de elektronische middelen op de werkplaats, raden wij u aan om de volgende stappen te ondernemen:
- Stel een internetreglement / een social media policy op
- Wijzig de relevante documenten (arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement, omzendbrieven, bijlagen)
- Informeer het personeel over de inhoud van het internetreglement en over de verwerking van hun persoonsgegevens
- Informeer de personen die de controles moeten uitoefenen
- Pas de toegang tot de tools aan wanneer een werknemer afwezig is of de onderneming verlaat
- Neem passende sancties op in het arbeidsreglement
Moet het internetreglement deel uitmaken van het arbeidsreglement?
Het internetreglement mag (het is dus geen verplichting) deel uitmaken van het arbeidsreglement en één van de bijlagen van het arbeidsreglement vormen.
Deze werkwijze heeft verschillende voordelen, meer bepaald:
- De werkgever kan het gebruik van e-mail en internet dat in strijd is met de richtlijnen binnen de onderneming bestraffen door de tuchtsancties toe te passen die in het arbeidsreglement opgenomen zijn. Deze sancties kunnen immers alleen worden toegepast op inbreuken die uitdrukkelijk vermeld zijn in het arbeidsreglement
- Door alle richtlijnen voor de werknemer in één enkel document op te nemen, vermijdt u dat er tal van reglementen bestaan in de onderneming
Wanneer het arbeidsreglement moet worden gewijzigd, mag u echter niet vergeten om de procedure te volgen die door de wet van 8 april 1965 op de arbeidsreglementen wordt voorgeschreven.
U vindt de gedetailleerde procedure in het vademecum dat bij het arbeidsreglement van Securex is gevoegd.
U kunt er ook voor kiezen om het internetreglement toe te voegen aan de individuele arbeidsovereenkomst van elke werknemer of om het gewoon te beschouwen als een document dat van toepassing is op alle werknemers van de onderneming, maar dat geen deel uitmaakt van het arbeidsreglement. In dat geval raden we u op zijn minst aan om misbruik van internet en van e-mails op te nemen in de lijst van de dringende redenen in het arbeidsreglement.