In welke situatie kunt u gebruik maken van het attest 281.25?
Een attest 281.25 wordt gebruikt wanneer een schuldenaar van bedrijfsvoorheffing in de loop van een vorig jaar (belastbaar tijdperk) teveel of onrechtmatige sommen betaald heeft. Op basis van dit attest wordt de belastingtoestand van de betrokkene dan geregulariseerd voor het belastbaar tijdperk waarin de oorspronkelijke onverschuldigde betaling gebeurde.
Deze terugvordering moet steeds geheel of gedeeltelijk gebeuren bij de werknemer/ verkrijger van de inkomsten. Een attest 281.25 mag bijgevolg nooit worden opgemaakt enkel voor de terugvordering van de bedrijfsvoorheffing bij de schatkist (zie in dit verband eveneens de vraag: "Welke bedragen moet de verkrijger terugbetalen ?).
Deze techniek werd oorspronkelijk ontwikkeld in de overheidssector. Deze regularisatieprocedure, die intussen uitgebreid is tot de bezoldigingen en pensioenen van de privésector, wordt door de belastingadministratie in een aantal administratieve circulaires[1] becommentarieerd. Ze is van toepassing op de bezwaarschriften, ingediend vanaf 1 januari 2010.
Begrip onverschuldigde betaling
Volgens de circulaire is er sprake van een onverschuldigde betaling als er teveel betaald werd omwille van ongewilde vergissingen of ongewilde administratieve vertragingen.
Bovendien moet de betaling onbetwistbaar zijn. Er mag dus geen discussie bestaan over het onverschuldigd karakter van de betaling. Om zeker te spelen, zou de werkgever of de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing het onverschuldigd karakter van de betaling moeten kunnen bewijzen door de verkrijger ervan een schulderkenning te laten tekenen ter waarde van het onverschuldigde bedrag.
De circulaire is daarentegen niet van toepassing indien de terugbetaling het gevolg is van enigerlei onderlinge afspraak tussen de schuldenaar en de verkrijger van de inkomsten of van vrijwillige terugbetalingen door de verkrijger met het doel de belastbare basis van een aanslagjaar te verlagen.
Tot slot heeft het Hof van Cassatie geoordeeld dat de onverschuldigde betaling geen belastbaar inkomen van het jaar van de betaling vormt[2]. Deze beslissing rechtvaardigt meteen waarom de procedure via het attest 281.25 die de belastingtoestand van de verkrijger regulariseert voor het jaar van de betaling van het onverschuldigd bedrag en niet voor dat waarin de vaststelling van de onverschuldigde betaling gebeurd is.
De onverschuldigde betaling werd in de loop van een vorig jaar verricht
De algemene hypothese waarvan we uitgaan is deze waarin de onverschuldigde betaling in de loop van het voorbije jaar verricht werd en de betaler, dat wil zeggen de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing, dat niet onmiddellijk vaststelt, en dus ten vroegste op 1 augustus van het jaar volgend op dat van de betaling de terugbetaling van het teveel betaalde eist. Enkel onder die voorwaarde kan de procedure via het attest 281.25 opgestart worden.
Opgelet! Het verzoek tot terugbetaling is een onmisbare stap die evenwel losstaat van de effectieve recuperatie van de opgeëiste bedragen.
Regularisatie van de onverschuldigde betaling zonder toepassing van het attest 281.25
Wanneer de vaststelling van de onverschuldigde betaling of het verzoek tot terugbetaling ervan plaatsvindt in de loop van het jaar van de betaling ervan of voor 1 augustus van het volgende jaar, is de procedure via het attest 281.25 niet van toepassing.
Voor meer informatie over de regularisatie in deze situatie verwijzen we u naar de vraag "Hoe kunt u de betaling van een onverschuldigde som regulariseren zonder de procedure via het attest 281.25 te volgen?".
Voor welke inkomsten geldt de procedure via het attest 281.25?
De procedure die voorzien wordt via het attest 281.25 geldt (behoudens onderstaande uitzonderingen) voor inkomsten die werden opgenomen op de fiscale fiches:
- 281.10;
- 281.11;
- 281.12;
- 281.14;
- 281.15;
- 281,16;
- 281,18;
- 281.20;
- 281.30
met dien verstande dat voor wat de inkomsten op de fiscale fiche 281.12 betreft, enkel de door openbare diensten teveel betaalde wettelijke ziekte- en invaliditeitsuitkeringen en achterstallen met betrekking tot die uitkeringen in aanmerking komen.
Uitgesloten inkomsten en situaties
Het attest 281.25 mag niet worden opgemaakt:
- voor onverschuldigde betalingen die de kwalificatie van “baten” hebben;
- door schuldenaars van de sociale sector die werkloosheidsuitkeringen of werkloosheidsuitkeringen met bedrijfstoeslag betalen (het betreft inkomsten die voorkomen op de fiches 281.13 en 281.17);
- voor correcties in de belastingtoestand van de verkrijger die niet gepaard gaan met een effectieve terugvordering of rechtzettingen van louter informatieve gegevens op inkomstenfiches.
Welke stappen moet de schuldenaar zetten?
Vooraleer de schuldenaar het attest 281.25 opstuurt, moet hij nagaan of de basisvoorwaarden vervuld zijn (zie de vraag: "In welke situatie kunt u gebruik maken van het attest 281.25?").
Daarna moet hij de verkrijger inlichten en het onverschuldigde bedrag bij hem opeisen.
Hij moet de bedragen van de ten onrechte betaalde sociale bijdragen ook terugvorderen bij de RSZ.
Vanaf welk ogenblik mag de procedure toegepast worden?
De opeising van het onverschuldigde bedrag en de verzending van het attest 281.25 mogen ten vroegste plaatsvinden op 1 augustus van het jaar volgend op dat van de betaling. Wanneer de terugbetaling voor die datum opgeëist wordt, werd de bedrijfsvoorheffing op het onverschuldigde bedrag immers nog niet verrekend met de belasting van de belastingplichtige. In dat geval bestaan er andere regularisatieprocedures (zie hierna "Hoe kunt u de betaling van een onverschuldigde som regulariseren zonder de procedure via het attest 281.25 te volgen?").
Voorbeeld
Op 15 december 2022 ontvangt een werknemer ten onrechte een bruto bedrag van € 8.000 (de bedrijfsvoorheffing bedraagt € 3.500). De schuldenaar stelt dat vast en eist de terugbetaling op 1 oktober 2023. De som zal volledig terugbetaald worden op 28 februari 2024.
De procedure via het attest 281.25 zal effectief kunnen worden toegepast (vermeldingen op het document onder code 250: € 11.500).
Welke bedragen moet de verkrijger terugbetalen?
Voor de terugvordering van de teveel betaalde sommen bestaat de keuze tussen twee methodes[3]:
Terugvordering van het brutobedrag
Via deze eerste methode wordt het volledige bruto bedrag teruggevorderd bij de verkrijger, inclusief de bedrijfsvoorheffing die daarop betrekking heeft.
Netto terugvordering
In dit geval wordt enkel het destijds aan de verkrijger betaalde nettobedrag bij deze laatste teruggevorderd, terwijl de destijds gestorte bedrijfsvoorheffing bij de administratie wordt teruggevraagd.
Wat moet u op het attest 281.25 vermelden?
De schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing start de fiscale regularisatieprocedure op door een volledig ingevuld attest 281.25 aan de fiscus over te maken. Daarnaast moet hij uiteraard ook om de terugbetaling van het onverschuldigde bedrag verzoeken.
Vormvereisten
Het attest 281.25 moet:
- in de daarmee overeenstemmende rubrieken de vermeldingen van de individuele fiscale fiches overnemen die betrekking hebben op de brutobedragen die de schuldenaar terugvordert van de verkrijger van het inkomen;
- betrekking hebben op een jaar dat voorafgaat aan dat waarin de onverschuldigde som vastgesteld wordt en ten vroegste op 1 augustus van het jaar volgend op dat waarin de inkomsten verkregen werden, overgemaakt worden[4].
Het attest wordt elektronisch (via Belcotax-On-Web) ingediend.
Opmerkingen
Hoewel het nummer anders laat uitschijnen, is het attest 281.25 zeker geen individuele fiscale inkomensfiche, maar een attest dat alle relevante codes van de fiches bevat die via dat systeem rechtgezet kunnen worden (voor de privésector gaat het om de fiches 281.10, 281.11 en 281.20).
De regularisatie van de belastingtoestand van de verkrijger van de onverschuldigde betaling slaat niet op het jaar waarin ze vastgesteld werd, maar op dat waarin ze effectief verricht werd. Dat zal leiden tot een nieuwe berekening van de belasting voor dat inkomstenjaar.
Op dit attest mogen geen vermeldingen betreffende de socialezekerheidsbijdragen voorkomen.
Binnen welke termijn moet de administratie de belasting regulariseren?
Hierna vergelijken we de regularisatietermijnen voor een zelfde onverschuldigde betaling naargelang al dan niet gebruik gemaakt wordt van de procedure via het attest 281.25.
Termijn met toepassing van de procedure van het attest 281.25
Vanaf het ogenblik waarop het attest 281.25 bij de FOD Financiën toekomt, beschikt zij over een termijn van 5 maanden om de belastingtoestand van de verkrijger te regulariseren. Deze regularisatie omvat de opstelling, inkohiering en eventuele terugbetaling van de belasting[5].
Voorbeeld
In december 2022 werd een onverschuldigde som van € 8.000 (+ € 3.500 bedrijfsvoorheffing) betaald. De werkgever eist de terugbetaling van dat brutobedrag (€ 11.500) op 30 september 2023 volgens een afbetalingsplan dat op 28 februari 2024 verstrijkt. De schuld is effectief aangezuiverd op de overeengekomen datum.
In principe moet de fiscus de belastingtoestand van de verkrijger voor het jaar 2022 (jaar van de betaling) binnen 5 maanden na de indiening van het attest 281.25 kunnen regulariseren. Indien de werknemer die de onverschuldigde som terugbetaald heeft, geen belastingschuld heeft, zou hij de terugbetaling van zijn bedrijfsvoorheffing tegen 28 februari 2024 moeten ontvangen.
Wettelijke termijn zonder toepassing van de procedure via het attest 281.25
Wettelijk gezien begint de normale termijn van ambtshalve ontheffing (van 5 jaar)[6] te lopen op 1 januari van het jaar waarin de aanslag met betrekking tot het jaar van de volledige terugbetaling gevestigd wordt.
Als we uitgaan van dezelfde gegevens als in het vorige voorbeeld vangt de normale termijn aan op 1 januari van het jaar waarin de belasting met betrekking tot het jaar van de volledige terugbetaling van de onverschuldigde som gevestigd wordt, dus op 1 januari 2025. Die datum vormt het vertrekpunt voor de vijfjarige termijn van de fiscale regularisatieprocedure via ambtshalve ontheffing die op 31 december 2029 verstrijkt.
Onder de volgende vraag vindt u meer uitleg over een procedure die ingevoerd werd door de FOD Financiën om ervoor te zorgen dat de belastingplichtige zijn overtollige belastingen veel sneller terugkrijgt.
Hoe kunt u de betaling van de onverschuldigde som regulariseren zonder de procedure via het attest 281.25 te volgen?
De onverschuldigde som slaat op het jaar waarin de inkomsten geïnd zijn
Wanneer de onverschuldigde som betrekking heeft op het jaar waarin de inkomsten betaald of toegekend zijn:
- vordert de schuldenaar het nettobedrag terug van de verkrijger, compenseert hij de bedrijfsvoorheffing met die welke verschuldigd is of dient hij een bezwaarschrift of verzoek tot ambtshalve ontheffing in bij de belastingontvanger van wie hij afhangt;
- de verkrijger van het onverschuldigde inkomen zal het nettobedrag ervan moeten terugbetalen aan de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing.
De onverschuldigde som slaat op het jaar dat voorafgaat aan dat van de vaststelling ervan
Voor de verzending van de fiscale fiches (tot einde februari)
De schuldenaar vordert het netto-inkomen terug bij de verkrijger en de bedrijfsvoorheffing bij de belastingontvanger. Er zal geen verbeterende fiche opgemaakt worden.
De verkrijger moet het bedrag van de onverschuldigde betaling terugbetalen volgens het afbetalingsplan dat de partijen goedgekeurd hebben.
Vanaf de verzending van de fiches tot 31 juli van het jaar volgend op dat van de betaling van de inkomsten
De schuldenaar vordert het nettobedrag van de onverschuldigde som terug bij de verkrijger en de bedrijfsvoorheffing bij de belastingontvanger. Via Belcotax-On-Web wordt een verbeterende fiche opgestuurd naar de administratie en de verkrijger ontvangt hier een afschrift van.
De verkrijger vermeldt het nieuwe bedrag van zijn inkomsten in zijn aangifte. Indien hij ze al ingevuld had, moet hij de rechtzetting van de aanvankelijk aangegeven belastbare grondslag vragen.
De FOD Financiën zal de belastbare grondslag van de verkrijger ambtshalve rechtzetten en de schuldenaar van de onverschuldigde bedrijfsvoorheffing terugbetalen.
Enkele aandachtspunten
Impact van een belastingschuld van de verkrijger van de onverschuldigde som op het resultaat van de fiscale regularisatie
Voor de belastingplichtigen die de onverschuldigde som moeten terugbetalen, leidt de toepassing van de procedure tot een regularisatie van de belasting van een inkomstenjaar voorafgaand aan dat waarin deze onverschuldigde betaling vastgesteld werd.
De fiscus maakt een eerste berekening van de aanslag en verbetert hem achteraf op basis van het attest 281.25. Deze laatste aanslag die in principe negatief is, wordt door de belastingontvanger teruggestort voor zover de betrokkene geen belastingschuld heeft. Is dat wel het geval, dan zal de ontvanger het terug te storten bedrag eerst verrekenen met de belastingschuld van de belastingplichtige.
Quid in geval van opeenvolgende bezwaarschriften?
Wanneer er reeds één of meerdere onverschuldigde bedragen via het attest 281.25 geregulariseerd werden en de schuldenaar voor datzelfde jaar vaststelt dat er nog een onverschuldigd bedrag rechtgezet moet worden, dan moet hij een nieuw attest 281.25 indienen. Op dat attest moeten enkel de elementen van dat nieuwe onverschuldigde bedrag vermeld worden. De vorige attesten 281.25 mogen niet gewijzigd worden[7].
Mag men nog negatieve aangiften in de bedrijfsvoorheffing verrichten?
Behalve in uitzonderlijke omstandigheden aanvaardt de administratie vanaf 1 september 2010 geen negatieve aangiften 274 in de bedrijfsvoorheffing meer die betrekking hebben op inkomsten die in de loop van eender welk vorig inkomstenjaar betaald of toegekend zijn[8].
[1] Circulaire nr. CI.RH. 244/588.835 van 7 februari 2008 en circulaire nr. CI.RH.244/594.121 van 19 mei 2009.
[2] Cass., 20 juni 2002, A.R. nr. F0000079N, niet gepubliceerd.
[3] Voordien diende de werkgever via het attest 281.25 steeds het bruto bedrag van de onverschuldigde betaling bij de werknemer terug te vorderen. Dit had te maken met het feit dat de ingehouden bedrijfsvoorheffing na 31 juli (start inkohieringen) verrekend wordt met de verschuldigde belasting. Deze bedrijfsvoorheffing kon vanaf dat ogenblik dan niet meer door de werkgever gerecupereerd worden bij de fiscus, maar dit diende rechtstreeks bij de belastingplichtige werknemer te gebeuren via het attest 281.25. Hier kwam echter verandering in door een arrest van het Hof van Cassatie van 19 juni 2015 dat het mogelijk maakt om via een fiche 281.25 een nettobedrag te recupereren bij de werknemer, maar waarbij de bedrijfsvoorheffing rechtstreeks kan worden teruggevorderd bij de Schatkist.
[4] Punt 6 van de voornoemde circulaire van 19 mei 2009.
[5] Punt 27 van de voornoemde circulaire van 19 mei 2009.
[6] Art 376 §1 van het WIB 1992.
[7] Punt 23 van de voornoemde circulaire van 19 mei 2009.
[8] Punt 24 van de voornoemde circulaire van 19 mei 2009.