Oprichtings-of installatievergadering
De oprichtings-of installatievergadering van het CPBW moet plaatshebben uiterlijk 45 dagen na de dag waarop de sociale verkiezingen in de onderneming gehouden werden.
Tijdens deze vergadering duiden de leden van het CPBW de secretaris (en de plaatsvervangend secretaris) en de voorzitter (alsook de plaatsvervangend voorzitter) aan en wordt het huishoudelijk reglement opgesteld.
Het secretariaat wordt waargenomen door de preventieadviseur. Hij maakt deel uit van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk.
Frequentie en plaats van de volgende vergaderingen
Vervolgens moet de werkgever ervoor zorgen dat het comité ten minste één maal per maand vergadert evenals wanneer ten minste één derde van de werknemersafvaardiging in het CPBW daarom verzoekt.
Hij moet er tevens voor zorgen dat het CPBW ten minste 2 maal per jaar met een tussentijd van maximum 6 maanden vergadert over de zaken die betrekking hebben op het medisch toezicht, wanneer er een departement belast met het medisch toezicht is opgericht bij de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Het CPBW vergadert op de zetel van de technische bedrijfseenheid.
Oproeping, agenda en notulen
De voorzitter van het CPBW legt de agenda vast en schrijft er elk punt in dat minstens 10 dagen voor de vergadering wordt voorgesteld door een lid van het comité. Hij laat eveneens de notulen van de vorige vergadering goedkeuren.
De secretaris roept elk gewoon lid schriftelijk ten minste 8 dagen voor de vergadering op voor het CPBW. De oproeping vermeldt de plaats, de datum, het uur en de agenda en wordt vergezeld door een maandverslag van de interne dienst en alle nuttige informatie met betrekking tot deze agenda.
De datum en de agenda van de vergadering moeten eveneens worden meegedeeld aan de preventieadviseur van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk die door de onderneming werd aangeduid.
De secretaris moet de notulen van de vergadering opstellen en ze ten minste 8 dagen voor de volgende vergadering overmaken aan de gewone en de plaatsvervangende leden en aan de interne en externe preventieadviseurs.
Aanplakkingen ter informatie van alle werknemers
Om ervoor te zorgen dat alle werknemers van de onderneming op de hoogte gebracht worden, is de secretaris ertoe gehouden de volgende aanplakkingen (de mededeling mag ook met andere gelijkwaardige middelen gebeuren) te verrichten:
- 8 dagen voor de vergadering van het CPBW, de datum en de agenda;
- Binnen 8 dagen na de vergadering, de conclusies en de genomen beslissingen;
- De inhoud van het jaarlijks actieplan, het jaarverslag van de interne dienst, de aan de adviezen van het CPBW gegeven gevolgen en elke informatie die het comité in het bijzonder wil kenbaar maken.
Het informeren van de werknemers mag ook via andere gelijkwaardige communicatiekanalen gebeuren.
Mededeling van bepaalde documenten
De secretaris moet minstens 15 dagen voor de vergadering van februari aan elk gewoon lid van het CPBW het verslag van de IDPB overmaken.
Ten minste een maand voor de vergadering die handelt over de zaken in verband met het medisch toezicht, maakt hij aan elk gewoon lid het verslag over dat daartoe werd opgemaakt door de preventieadviseur die belast is met het medisch toezicht.
Bovendien moet hij ook een afschrift van de maand- en jaarverslagen van de IDPB overmaken aan de gewone en de plaatsvervangende leden van de ondernemingsraad of de vakbondsafvaardiging wanneer deze organen bestaan en dit binnen een termijn van 30 dagen volgend op de datum die is opgelegd voor de opstelling ervan.
Opdracht van de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst
Indien de secretaris niet de preventieadviseur is die instaat voor de leiding van de IDPB, moet deze laatste minstens de volgende taken op zich nemen:
- De adviezen van het CPBW opstellen;
- Erop toezien dat de notulen van de vergaderingen worden opgemaakt;
- De vergaderingen bijwonen en er de nodige uitleg verstrekken;
- Erover waken dat de taken van de secretaris worden uitgevoerd.
Voorbereidende vergaderingen
Om de vergaderingen voor te bereiden kunnen de personeelsafgevaardigden hulp krijgen van een permanente vertegenwoordiger van hun vakbondsorganisatie, met het stilzwijgend akkoord van de werkgever.
Het huishoudelijk reglement bepaalt de nadere regels voor deze voorbereidende vergaderingen. Het is gebruikelijk dat de voorzitter van het CPBW vooraf wordt ingelicht over de datum en het uur van de vergadering. Het huishoudelijk reglement kan de maximumduur van deze vergaderingen vastleggen en bepalen dat de leden van de personeelsafvaardiging mogen vragen om te worden bijgestaan door de preventieadviseur van de onderneming.
Uren gewerkt buiten de werkuren
De prestaties van de leden van het CPBW worden als werkelijke arbeidstijd beschouwd, ongeacht of ze binnen of buiten de arbeidsuren plaatsvinden, en als dusdanig bezoldigd. De leden van de OR ontvangen echter geen overloon voor eventueel gepresteerde overuren in het kader van hun opdrachten in de raad.
Diverse kosten
De bijkomende kosten, zoals de transport- en expertkosten, vallen ten laste van de werkgever.
Hoe worden de klachten van de werknemers behandeld in het CPBW?
De werkgever deelt het CPBW zijn standpunt mee over de klachten die de werknemers hebben geformuleerd of, in voorkomend geval, dat van de interne of externe dienst of andere betrokken deskundigen over de adviezen van het comité in verband met deze klachten.