Vous trouvez ci-dessous la check-list des formalités auxquelles votre travailleur doit se plier.
Remettre l'attestation d'inscription pour le 31 octobre
Le travailleur qui souhaite utiliser son droit au congé-éducation payé ou au congé de formation flamand doit vous en informer en vous remettant l’attestation d’inscription délivrée par l’école ou l’organisme de formation.
Cette attestation d’inscription doit notamment autres mentionner l’horaire des cours suivis ainsi que l’intitulé de la formation.
En vue d’assurer la planification collective des congés, toutes les demandes de congé-éducation payé ou de congé de formation flamand relatives à une année scolaire normale (du 1er septembre au 30 juin) doivent être introduites auprès de l’employeur au plus tard le 31 octobre de chaque année scolaire.
En cas d’inscription après le 31 octobre ou en cas d’inscription à une formation qui débute après le 31 octobre, la demande de congé-éducation payé ou de congé de formation flamand doit se faire au plus tard dans les 15 jours de l’inscription.
Vous informer afin de permettre le planning des absences
Dès que possible, votre travailleur doit vous informer des absences prévues afin de vous permettre de planifier les activités de votre entreprise.
Remettre trimestriellement les attestations d'assiduité (pas en Flandre)
Par la suite, votre travailleur doit vous remettre les attestations trimestrielles d’assiduité. La loi ne prévoit ni forme ni délai pour cette remise.
Toutefois, votre travailleur a intérêt à procéder à cette formalité le plus rapidement possible. Vous pouvez en effet lui refuser le droit au congé au cours du trimestre suivant tant que vous n’êtes pas en possession de ce document.
Cette condition ne s’applique pas au congé de formation flamand. Ici, le dispensateur de formation informe l’administration de l’assiduité.
En cas de seconde session…
Enfin, si votre travailleur souhaite user de son droit au congé-éducation payé pour préparer et présenter des examens de seconde session, il doit vous remettre une attestation de seconde session stipulant qu'il est tenu d’y participer et mentionnant les dates d’examen.
Le congé de formation flamand peut être pris jusque 2 jours après le dernier examen ou le dernier cours. Alors, la seconde session devrait être mentionnée sur l’attestation d’inscription pour que l’étudiant ait droit au congé pendant la seconde session.
Un employeur averti…
Ne perdez pas de vue que vous aurez besoin des originaux de ces attestations pour constituer votre dossier de remboursement. Vous trouvez plus d’infos à ce sujet sous le thème "Vacances et absences / Du temps pour le travailleur". Il y a une fiche d'information par région.
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Sources
- Loi de redressement du 22 janvier 1985, telle que modifiée par les textes régionaux
- Arrêté royal du 23 juillet 1985, tel que modifié par les textes régionaux, et, pour la Flandre, l’arrêté du gouvernement flamand du 21 décembre 2018
