À compter de l’année des revenus 2022, cette obligation de fiche sera toutefois élargie. Les montants exacts de tous les types de remboursements devront alors être mentionnés.
Quels sont les types de remboursements de frais possibles ?
Lorsqu’un travailleur/dirigeant d’entreprise supporte des frais qui sont en réalité à charge de l’employeur, ce dernier est tenu de rembourser le travailleur.
Il existe trois manières de rembourser ces dépenses propres à l’employeur :
- Remboursement forfaitaire sur la base de normes sérieuses (par exemple des voyages de service en Belgique ou une indemnité de télétravail) ;
- Remboursement forfaitaire sur la base d’autres critères (avec ruling fiscal ou non) ;
- Remboursement sur la base de justificatifs (c’est-à-dire sur la base des frais réels, par exemple via la souche TVA).
Pour de plus amples informations à ce propos, veuillez consulter notre fiche sur Lex4You.
Pourquoi établir des fiches fiscales ?
Les employeurs sont tenus d’établir des fiches fiscales pour pouvoir déduire à titre de frais professionnels, les rémunérations, autres avantages et indemnités de frais qu’ils paient ou remboursent.
D’autre part, les fiches fiscales permettent aux travailleurs d’introduire leur déclaration d’impôt ou de contrôler les rubriques préremplies sur cette déclaration d'impôt.
Pour les travailleurs, les remboursements de frais sont mentionnés sur la fiche 281.10 sous la rubrique « Renseignements divers ».
Pour les dirigeants d’entreprise, une fiche 281.20 dans laquelle les remboursements de frais sont également mentionnés sous la rubrique « Renseignements divers » est établie.
Évolution de l’obligation de fiche pour les remboursements de frais
La manière dont les remboursements de frais doivent être repris sur la fiche fiscale a récemment été modifiée et sera également modifiée à l’avenir.
Année des revenus 2020 : une ligne sur la fiche fiscale
Pour les revenus de 2020, une seule ligne était reprise sur la fiche fiscale pour indiquer les dépenses propres à l’employeur.
La déclaration devait se faire de la manière suivante :
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TYPE DE REMBOURSEMENT |
MENTION SUR LA FICHE (1 LIGNE) |
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Forfait normes sérieuses |
« Oui-normes sérieuses » Et/ou montant Et/ou « OUI-justificatifs » |
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Forfait autres critères |
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Remboursement des frais réels |
En cas de combinaison de plusieurs types de remboursements, les différentes mentions ou le montant apparaissaient toujours sur une seule ligne.
Année des revenus 2021 : trois lignes sur la fiche fiscale
Pour les revenus de 2021, la présentation des remboursements de frais sera légèrement modifiée sur la fiche fiscale.
Ainsi, les différents types de remboursements avec leur mention respective seront repris sur une ligne distincte (trois lignes figureront donc sur la fiche fiscale) :
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TYPE DE REMBOURSEMENT |
MENTION SUR LA FICHE (3 LIGNES) |
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Forfait normes sérieuses |
« OUI-normes sérieuses » (pas de montant) |
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Forfait autres critères |
Montant |
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Remboursement des frais réels |
« OUI-justificatifs » (pas de montant) |
Année des revenus 2022 : obligation de fiche encore élargie
Pour les revenus de 2022, l’obligation de fiche sera encore élargie dans le sens où pour chaque type de remboursement de dépenses propres à l’employeur, un montant concret devra être mentionné sur une ligne distincte :
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TYPE DE REMBOURSEMENT |
MENTION SUR LA FICHE (3 LIGNES) |
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Forfait normes sérieuses |
Montant |
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Forfait autres critères |
Montant |
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Remboursement des frais réels |
Montant |
Cet élargissement de l’obligation de fiche doit entre autres permettre au SPF Finances d’avoir une meilleure vue sur les dépenses propres à l’employeur et de mieux contrôler tout éventuel double emploi des remboursements de frais, sur la base de justificatifs et sous la forme de forfaits.
Cette modification à compter de l’année des revenus 2022 est un changement radical, en particulier en ce qui concerne le remboursement sur la base de justificatifs.
À partir de ce moment-là, le montant de tous les remboursements sur la base des frais réels devra être mentionné sur la fiche fiscale et ce, tant pour les remboursements de frais effectués via le traitement de la paie que pour ceux effectués en dehors du traitement de la paie (par exemple via la comptabilité).
Qu’en est-il si vous ne mentionnez pas les remboursements de frais sur une fiche fiscale?
Le défaut de mention de remboursements forfaitaires sur la fiche fiscale entraîne la non-déductibilité des frais (dépenses non admises). Cette sanction ne s’applique pas en cas de défaut de mention de remboursements sur la base de justificatifs. Une amende administrative peut toutefois être infligée dans ce cas.
Indemnités de télétravail : rappel des principes
Lorsqu’on parle de "frais propres à l'employeur", on pense spontanément aux "indemnités de télétravail" et notamment à l'indemnité forfaitaire de bureau.
Mais vous rappelez-vous qu'il existe des conditions pour pouvoir appliquer ce montant forfaitaire ?
- Ainsi, le montant maximal est fixé à 129,48 euros par mois. Depuis le 1er mars 2021, tant le Fisc que l'ONSS reconnaissent ce montant forfaitaire comme une "norme sérieuse"
- Et il est exigé que le(s) travailleur(s) effectue(nt) du télétravail régulier et structurel (à évaluer sur une base mensuelle) ;
Que fait Securex pour vous ?
Pour les clients Securex dont les dépenses propres à l’employeur sont remboursées via le traitement salarial, nous établirons comme d’habitude une fiche fiscale 281.10 ou 281.20.
Si vous êtes un client Securex et vous remboursez ces dépenses propres à l’employeur en dehors du traitement des salaires sur la base de justificatifs, nous devrons également reprendre le montant exact de ces remboursements sur la fiche fiscale à partir de l’année des revenus 2022. Ce n’était pas le cas auparavant.
Quelles informations devez-vous nous fournir dans ce cas ?
Avant tout, nous vous recommandons de rembourser toutes les dépenses propres à l’employeur via le traitement des salaires.
Si vous ne souhaitez pas procéder de cette manière, nous vous demandons de nous communiquer à temps (de préférence tous les mois et au plus tard pour le 15 janvier de l’année suivante) les montants exacts des remboursements de frais effectués sur la base de justificatifs. Ce n’est qu’ainsi que nous pourrons intégrer à temps les montants corrects sur la fiche fiscale.
Nouveaux codes de rémunération
De nouveaux codes de rémunération seront en tout cas applicables à partir de l’année des revenus 2022 pour le traitement des remboursements de frais. Si en tant que client, vous communiquez déjà des remboursements de frais à Securex, nous ne manquerons pas de vous contacter en cas de doute quant au type de remboursements effectués.
Audit frais propres à l'employeur
Vous n'êtes pas certains que les frais propres à l'employeur de votre entreprises remplissent toutes les conditions légales ? Alors, nos collègues de consulting peuvent faire un audit de vos frais propres à l'employeur. Vous pouvez les contacter via consultinglegal@securex.be.
Sources :
- loi du 27 juin 2021 portant des dispositions fiscales diverses et modifiant la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (1), MB 30 juin 2021 ;
- circulaire 2021/C/20 relative aux frais
