Ce montant sera vraisemblablement également accepté par le Fisc.
Depuis cette année, les conditions d’octroi des indemnités pour le télétravail sont en effet les mêmes pour le Fisc et l’ONSS. Si vous respectez ces conditions, l’indemnité de télétravail est donc exempte de cotisations sociales et d’impôt.
Voici un petit rappel de ces règles. Celui-ci n’est pas superflu, car vous êtes nombreux à vouloir indemniser vos télétravailleurs, que ce soit dans le cadre du télétravail obligatoire que nous connaissons actuellement, ou du ‘New Way of Working’ qui devient progressivement un nouveau mode d’organisation du travail.
Qui dit indemnité de télétravail, dit télétravail structurel et régulier
Si vos travailleurs télétravaillent de manière structurelle et régulière, le Fisc et l'ONSS acceptent que vous leur accordiez une indemnité forfaitaire de bureau d'un montant maximum de 134,71 euros par mois. Cette indemnité est exonérée de précompte professionnel et de cotisations de sécurité sociale.
Cette indemnité forfaitaire couvre tous les frais de bureau, soit les dépenses qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail. Cela comprend les éléments suivants :
- L’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace)
- Les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.)
- Les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.)
- Les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage
- Les frais d’entretien
- Les frais d’assurance
- Le café, l’eau, les rafraîchissements
- Le précompte immobilier
Payer moins ou payer plus
Vous pouvez accorder un montant moins important que le forfait susmentionné. A cet égard, l’octroi d’une indemnité journalière qui remplit les conditions de la circulaire et ne dépasse pas le montant mensuel maximum autorisé, est acceptée par le fisc et considérée comme norme sérieuse.
Exemple
Pierre a effectué quatre jours de télétravail en décembre et cinq en janvier. Il remplit ainsi la condition de télétravail structurel et régulier pour ces deux mois.
Son employeur pourrait décider de lui octroyer, non pas l’indemnité mensuelle maximale de 134,71 euros mais une indemnité forfaitaire journalière de 15 euros pour chaque jour de télétravail presté.
Pierre recevrait ainsi une indemnité de 60 euros pour le mois de décembre et de 75 euros pour le mois de janvier.
Dans la mesure où ces indemnités respectent les conditions de la circulaire et sont inférieures à 134,71 euros, elles peuvent être considérées comme normes sérieuses par le fisc.
Télétravail structurel et régulier
Le télétravail sur une base régulière fait référence aux travailleurs qui travaillent régulièrement, assidûment, normalement à domicile. Le travail à domicile qui a lieu de manière occasionnelle ou fortuite n’est donc pas visé et ne permet pas l’octroi de l’indemnité de télétravail forfaitaire.
Une journée de travail de trois heures par semaine n’est pas considérée comme du télétravail structurel et régulier
Le Fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, vos travailleurs prestent l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.
Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, votre travailleur n'a pas droit à une indemnité de télétravail exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois.
Toutefois, l’interprétation de cette notion continue à poser problème. Qu’en est-il par exemple du travailleur qui télétravaille un jour par semaine si cette journée ne compte que trois heures ?
Bien qu’il s’agisse du régime de travail normal du travailleur, le Fisc et l’ONSS considèrent que l’équivalent d’un jour de télétravail par semaine n’est pas atteint. Etant donné que le travailleur ne travaille que 3 heures par semaine à domicile, il ne s’agit pas de télétravail structurel et régulier.
Plus de télétravail pour cause de vacances annuelles ?
Les vacances annuelles n’affectent pas l’évaluation de la condition de télétravail structurel et régulier.
Vous pouvez donc continuer à verser l'indemnité forfaitaire de télétravail pendant les vacances annuelles de votre travailleur. Vous trouvez plus de renseignements à ce sujet dans notre actualité du 22 juin 2021.
Matériel de bureau et internet
La condition de télétravail régulier et structurel ne vaut que pour l’octroi de l’indemnité de télétravail qui couvre une série de frais de bureau listés ci-dessus. Elle ne s’applique pas à :
- L’indemnité forfaitaire pour l'utilisation du PC et de la connexion internet privés du travailleur
- L’indemnité forfaitaire pour l'utilisation de son propre deuxième écran et de sa propre imprimante/scanner
- La fourniture par l’employeur de mobilier de bureau et/ou matériel informatique
Seule la condition de télétravail régulier est applicable dans ces cas-là.
Exemple
Un travailleur qui effectue du télétravail sur base régulière mais ne remplit pas la condition de télétravail structurel et régulier peut dès lors se voir accorder une indemnité de 20 euros exonérée pour les mois durant lesquels il utilise son abonnement internet privé.
Vous trouvez des explications détaillées sur le remboursement du matériel de bureau et des frais de connexion internet dans notre dossier.
Et la mise à disposition de matériel de bureau pour usage privé ?
L'ONSS et le Fisc acceptent que vous puissiez rembourser à votre travailleur certains matériels de bureau. Sous réserve de certaines conditions, le remboursement n'est pas considéré comme de la rémunération. Dans ce cas, aucun précompte professionnel ou cotisation d’ONSS ne sont dus.
Mais attention, pour être exonéré, le remboursement doit couvrir des frais nécessaires à la bonne exécution du travail dans des circonstances normales. Le matériel qui serait mis à disposition du travailleur pour son usage purement privé génèrerait automatiquement un avantage de tout nature.
Que fait Securex pour vous ?
Vous trouvez de plus amples renseignements sur le télétravail dans nos fiches d’information sur Lex4You (voyez le mot-clé « Télétravail » sous le dossier Contrats-Clauses). Une attention particulière est par ailleurs accordée à l’indemnité de télétravail dans notre rubrique fiscale.
Sur notre e-Shop, nous mettons à votre disposition divers modèles de policies en matière de télétravail :
- Une policy en matière de télétravail Covid (CCT n°149)
- Une policy en matière de télétravail structurel
Securex peut bien entendu vous accompagner pour l’élaboration de votre politique de télétravail, et compris le volet « indemnisation ». Notre équipe « consulting » peut vous conseiller au sujet de la solution la plus adaptée à votre entreprise. Vous pouvez les contacter via consultinglegal@securex.be.
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Sources
