De quoi s’agit-il ?
Votre travailleur possède une voiture de société électrique (ou hybride) et il recharge celle-ci à son domicile ? Sous certaines conditions, le remboursement des frais de recharge à domicile par l’employeur fait partie de l’avantage de toute nature (atn) évalué forfaitairement pour la mise à disposition du véhicule de société électrique. Autrement dit, ce remboursement ne génère pas d’atn supplémentaire.
Jusqu’à présent, le fisc a toujours soutenu que le remboursement de l’électricité par l’employeur devait s’effectuer sur la base des frais d’électricité réels du travailleur.
En pratique, le respect de cette condition engendre toutefois une charge administrative importante pour vous en tant qu’employeur, car elle implique de calculer le coût réel pour chaque travailleur concerné.
Nouveau : le fisc accepte un tarif CREG spécifique
Nous vous en parlions dans notre article du 10 octobre 2024 : le fisc avait fait savoir qu’il autoriserait temporairement les entreprises à utiliser le prix moyen de l’électricité pour rembourser les frais de recharge à domicile.
Dans le cadre d’une question parlementaire qui lui était posée, le ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, avait en effet indiqué qu’il comprenait les préoccupations des employeurs concernant le remboursement des frais d’électricité.
Il avait en outre reconnu que les techniques actuelles ne permettaient pas toujours de mesurer précisément et facilement la consommation réelle d’électricité des travailleurs.
Afin de ne pas décourager le verdissement du parc automobile, le fisc acceptait l’utilisation d’un tarif CREG spécifique.
Cependant, le montant de ce forfait ainsi que la période pour laquelle il serait accepté devaient encore faire l’objet d’une circulaire. C’est chose faite ! la circulaire annoncée par le fisc a entretemps été publiée. Elle entrera en vigueur le 1er janvier 2025.
Quel forfait pouvez-vous utiliser ?
La nouvelle circulaire prévoit la possibilité pour vous, en tant qu’employeur, de rembourser les frais de recharge sur base d’un tarif fixe par kilowattheure (kWh). Il en va d’un tarif maximal qui correspond au coût moyen de l’électricité tel que publié sur le site web de la CREG (la commission de régulation du gaz et de l’électricité).
Tarifs par région à partir du 1er Janvier 2025
Chaque mois, la CREG détermine et publie le tarif applicable à chaque région.
Pour ce faire, la CREG se base sur le prix commercial moyen de l’électricité tout compris sur le marché de détail pour les clients résidentiels disposant d’un compteur numérique et d’un véhicule électrique avec une consommation de 8000 kWh/an et un pic mensuel moyen de 7,36 kW.
Ces tarifs représentent la base de calcul du montant forfaitaire maximal par kWh qui est ensuite déterminé et publié chaque trimestre par l’Administration fiscale. Vous pouvez ainsi appliquer le taux spécifique à la région de résidence de votre travailleur.
Pour le premier trimestre 2025, les taux maximaux sont les suivants :
- En Région flamande : 28,22 euros /kWh
- En Région de Bruxelles-Capitale : 32,94 euros /kWh
- En Région wallonne : 32,56 euros /kWh
Ces tarifs constituent les montants maximaux que vous pouvez appliquer. En tant qu’employeur, vous êtes libre d’octroyer un montant inférieur. Veillez toutefois à vérifier ce qui est prévu dans votre secteur.
Vous avez également la possibilité d’utiliser un tarif sans tenir compte du lieu de résidence du travailleur concerné. Ce tarif ne peut toutefois pas excéder le tarif le plus bas qui est d’application dans l’une des régions pour le trimestre en question. Vous serez en outre tenus par ce choix pour l’ensemble de l’année civile.
Quel est le champs d’application de la circulaire ?
La nouvelle circulaire reprend les lignes directrices du remboursement forfaitaire des frais de recharge à domicile des voitures de société électriques (ou hybrides rechargeables).
Elle a pour objectif de faciliter le remboursement forfaitaire pour les entreprises sur le plan administratif. Cette circulaire s’applique tant aux travailleurs salariés qu’aux dirigeants d’entreprise.
Mesure temporaire
Bien que le principe demeure que le remboursement doit s’effectuer sur la base des frais d’électricité réels. La circulaire vient confirmer la flexibilité de l’administration fiscale. Celle-ci n’est toutefois que temporaire.
Il semblerait en effet que des solutions technologiques soient en cours de développement qui permettront bientôt de mesurer avec précision l’électricité consommée par un travailleur, et par conséquent le montant des frais réels à rembourser.
Cette mesure sera uniquement applicable aux frais d’électricité encourus entre le 1er janvier et le 31 décembre 2025, peu importe qu’ils soient remboursés après le 31 décembre 2025. Une prolongation de la mesure n’est toutefois pas à exclure.
Par conséquent, durant cette période, vous n’êtes plus tenu de calculer le coût réel de la recharge pour chaque travailleur.
Uniquement valable en cas de remboursement
La nouvelle circulaire traite uniquement des remboursements des frais de recharge à domicile des voitures de société électriques. La notion de « remboursement » implique que le contrat d’électricité soit au nom de votre travailleur ou dirigeant d’entreprises. Vous remboursez alors les frais d’électricité qu’il a exposé.
Dans l’hypothèse où vous prendriez directement en charge ces frais d’électricité, il ne s’agirait pas d’un remboursement mais bien d’une fourniture d’électricité. Par conséquent, vous ne pourriez pas appliquer le remboursement forfaitaire prévu par la circulaire.
Tel sera notamment le cas lorsque :
- Vous mettez une carte de recharge à disposition de votre collaborateur
- Vous mettez une borne de recharge à disposition du collaborateur sur son lieu de travail
- Vous faites installer un compteur d’électricité supplémentaire au domicile de votre collaborateur pour recharger sa voiture de société et concluez un contrat d’énergie distinct avec un fournisseur d’énergie.
Des frais de recharge à domicile
La circulaire précise en outre que le remboursement doit concerner les frais de recharge au domicile du travailleur.
Prenons l’exemple du collaborateur qui recharge sa voiture de société à une borne de recharge publique. Il ne dispose pas d’une carte de recharge de l’employeur, mais il paie l’électricité lui-même. Dans ce cas, le remboursement par l’employeur des frais d’électricité ainsi exposés devra se faire sur base des frais réels. En effet, cette situation n’entre pas dans le champs d’application de la circulaire.
Pour la voiture de société
Enfin, la mesure vise uniquement le remboursement des frais d’électricité de la voiture de société que vous mettez à disposition de votre collaborateur.
Autrement dit, si votre travailleur recharge son véhicule électrique privé à son domicile, via son propre réseau électrique, et que vous souhaitez intervenir dans ses frais, vous devrez également le faire sur base des frais réels.
Pour ce faire, la consommation d’électricité devra être scindée en trois catégories : les déplacements professionnels, les déplacements domicile-lieu de travail et les déplacements privés.
Pour plus d'infos, consultez notre article thématique
Une condition supplémentaire : un système de communication spécifique
Enfin, le remboursement par l’employeur des frais d’électricité reste soumis à certaines conditions.
En effet, ce remboursement doit être prévu dans la car policy et ne peut porter que sur les frais de recharge de la voiture de société électrique que vous avez fournie.
Il importe par conséquent que vous soyez en mesure d’individualiser ces frais, grâce à un système de communication spécifique ou via tout autre système de communication pour autant qu’il soit vérifiable. A titre d’exemple, une communication effectuée de manière indirecte, par le biais de la société de leasing ou d’un opérateur de bornes de recharge, serait acceptée.
A cet égard, la circulaire ajoute une condition supplémentaire : Tout système acheté, loué ou pris en leasing à partir du 1er janvier 2025 devra être équipé d’une mesure en kWh respectant des conditions minimales de précision.
Qu’en est-il des remboursements forfaitaires effectués avant le 1er janvier 2025 ?
Vous avez effectué des remboursements forfaitaires d’électricité avant le 1er janvier 2025 ? Pas de panique ! L’administration fiscale a fait savoir qu’elle ferait preuve de souplesse en cas de contrôle, lorsque ces remboursements ont été effectués de bonne foi en ayant eu recours au tableau de bord de la CREG.
Que fait Securex pour vous ?
Nous calculons automatiquement pour vous le montant de l’avantage de toute nature relatif à la mise à disposition d’une voiture de société électrique.
En outre, nous vous encourageons à rédiger une car policy que vous pourrez annexer au contrat de travail de vos travailleurs disposant d'une voiture de société.
Pour de plus amples renseignements, consultez nos documents types ou contactez votre legal advisor via myHR@securex.be.
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