Votre travailleur télétravaille depuis l’étranger après le 31 décembre ? Nous vous rappelons quelques points d’attention importants.
Où les cotisations de sécurité sociale sont-elles dues ?
Points d’attention :
- Effectuez une déclaration Limosa si vous êtes un employeur étranger et que votre travailleur effectue (même pour partie) des prestations en Belgique
- Réfléchissez à votre mode d’organisation du travail à partir du 1er juillet 2023, lorsque la période transitoire aura pris fin
Principes
La règle en matière de sécurité sociale est que les cotisations de sécurité sociale sont payées dans un seul état. Le principe général est que ces cotisations doivent être payées dans l’état de travail.
Si votre travailleur travaille depuis Denia, vous devriez donc payer des cotisations à la sécurité sociale italienne. Cela irait de pair avec une charge administrative énorme pour vous. Dans la pratique, c’est même une mission impossible pour la plupart des employeurs.
Des règles spécifiques existent par ailleurs pour les travailleurs qui travaillent simultanément dans deux états. En principe, le travailleur qui travaille pour partie dans son état de résidence y sera assujetti s’il y travaille pour une partie substantielle de ses activités (c’est-à-dire au moins pour 25 %).
Si votre travailleur travaille depuis sa résidence à Denia, et revient travailler un jour par mois en Belgique, vous devriez payer des cotisations à la sécurité sociale italienne. Vous pourrez lire que pendant une période transitoire qui vient d’être prolongée, votre travailleur pourra rester assujetti en Belgique.
Tolérance en raison de la crise Covid
Compte tenu de la pandémie, il a été décidé que les périodes de télétravail effectuées à l'étranger ne seront, à titre exceptionnel, pas prises en considération pour déterminer la législation de sécurité sociale applicable et qu’elles n’ont, dès lors, aucun impact sur l'affiliation à la sécurité sociale. Cette tolérance pour cause de « force majeure » est applicable jusqu’à ce 30 juin 2022 seulement.
Nouvelle période transitoire jusque fin 2022 à nouveau prolongée
Une nouvelle période transitoire a pris cours le 1er juillet 2022 et est d'application jusqu’au 31 décembre 2022. Celle-ci a les mêmes effets que les mesures Covid-19 et s’applique aussi aux nouvelles situations de télétravail. Cette période est à nouveau prolongée jusqu'au 30 juin 2023.
Ainsi, le travailleur qui télétravaille à l’étranger pour 25 % ou plus de ses activités pourra rester assujetti dans l’état où son employeur a son siège jusqu’au 30 juin 2023.
Votre travailleur est occupé par une entreprise belge et télétravaille 4 jours par semaine à son domicile en France. En principe, il devrait être assujetti à la sécurité sociale en France. En raison de la période transitoire, il pourra rester assujetti en Belgique.
S’il se met d’accord avec vous pour maintenir cette organisation du travail à partir de juillet 2023, il sera néanmoins assujetti en France, et ce, pour l’ensemble de ses prestations. C’est en effet ce qui est prévu par le règlement européen qui règle cette matière.
Une autre solution : le détachement de votre travailleur
Vous pouvez éviter l’assujettissement à la sécurité sociale étrangère grâce au détachement pour la période des « vacances de télétravail ». Dans ce cas, vos travailleurs restent assujettis à la sécurité sociale belge. Vous devez cependant introduire la demande de détachement à l’avance et remettre le formulaire A1 à vos travailleurs.
Vous devrez également vérifier si l’État membre où votre travailleur va télétravailler n’impose pas d'obligations supplémentaires aux employeurs qui détachent des travailleurs. Ces conditions peuvent varier d’un pays à l’autre.
Vos travailleurs veulent télétravailler dans un pays hors de l’Espace Economique Européen, la Suisse ou le Royaume-Uni ? Dans ce cas, vous devez vérifier si le détachement vers ce pays est possible.
Limosa à nouveau obligatoire depuis le 1er juillet 2022
La période transitoire ne s'applique qu'à la sécurité sociale, et non à l'obligation de déclaration Limosa.
Cette déclaration est requise pour le télétravail en Belgique au service d'un employeur étranger, par exemple en cas de travail hybride (en partie en Belgique et en partie dans les locaux de l'employeur) ou de mission temporaire en Belgique. Cette obligation a été temporairement suspendue en raison de la situation de force majeure COVID-19 qui a pris fin le 30 juin 2022.
Si vous devez normalement effectuer une déclaration Limosa, vous devez à nouveau effectuer cette formalité depuis le 1er juillet 2022.
Où votre travailleur sera-t-il imposé ?
Point d’attention :
Assurez-vous que votre travailleur en télétravail séjourne moins de 183 jours par an à l’étranger
Principe
Comme en matière de cotisations de sécurité sociale, le principe en matière d’impôts est également qu’un travailleur est imposé dans le pays où il travaille.
Cela signifie que votre travailleur qui travaille un mois à Denia devrait déclarer ces revenus en Italie et y payer des impôts. Et que vous devriez calculer et retenir le précompte professionnel pour ce mois-là conformément à la législation italienne… ce qui représenterait aussi une charge administrative supplémentaire énorme pour vous et pour votre travailleur.
Régime dérogatoire pour les travailleurs frontaliers pendant la pandémie
Dans le cadre de la lutte contre le coronavirus et afin de neutraliser ces conséquences préjudiciables sur le plan fiscal, la Belgique a conclu des accords amiables avec les pays voisins (Allemagne, Pays-Bas, France et Luxembourg).
Sur la base de ces accords, les jours de travail devant être prestés à domicile en raison des mesures prises dans le cadre de la lutte contre le coronavirus sont considérés temporairement et fictivement comme des jours de travail dans le pays où l’activité professionnelle est normalement exercée. Le salaire des travailleurs transfrontaliers reste dès lors imposé à l’étranger.
Attention ! Ces accords ont pris fin le 30 juin 2022.
Régime en vigueur depuis le 1er juillet 2022
Depuis le 1er juillet 2022, les règles prévues par les conventions préventives de double imposition, qui étaient d’application avant les accords Covid-19, s’appliquent à nouveau. Par conséquent, les rémunérations perçues pour les journées de travail prestées à domicile sont en principe imposées dans l’état de résidence du travailleur concerné.
Concrètement, cela signifie qu’en tant qu’employeur, vous ne pouvez plus retenir le précompte professionnel sur les rémunérations de vos travailleurs transfrontaliers s’ils travaillent à domicile (soit dans leur pays de résidence).
Exemple : si votre travailleur transfrontalier néerlandais travaille à domicile, les rémunérations perçues pour ces journées de télétravail sont, depuis le 1er juillet 2022, imposées au Pays-Bas, son état de résidence.
En ce qui concerne les cotisations de sécurité sociale, les règles spécifiques au sein de l’EEE, en Suisse et au Royaume-Uni sont fixées au niveau européen. En ce qui concerne les impôts, ce n’est pas le cas. Vous devrez donc toujours vérifier ce qui est prévu dans la convention préventive de la double imposition conclue entre la Belgique et le pays de télétravail.
Quid de l’assurance accidents du travail ?
Points d’attention :
- Mettez par écrit le(s) lieu(x) et le(s) moment(s) où votre travailleur télétravaille à l’étranger
- Vérifiez avec votre assureur accidents du travail si la police couvre les accidents du travail en cas de télétravail à l’étranger
Précisez le(s) lieu(x) et les heures de télétravail par écrit
La loi relative aux accidents du travail prévoit clairement que même les accidents (sur le chemin) du travail survenus pendant une période de télétravail sont présumés être des accidents du travail.
Cela signifie que vos travailleurs sont assurés si un accident se produit pendant une période de télétravail. Ils le sont également s’ils vont chercher un sandwich pendant la pause de midi et ont un accident avec leur vélo.
Vous devez néanmoins pouvoir prouver que votre travailleur télétravaillait ce jour-là. Pour fournir cette preuve, il faut que les conditions suivantes soient remplies :
- Le(s) lieu(x) depuis le(s)quel(s) votre travailleur télétravaille doivent être mis par écrit
- Les heures où votre travailleur télétravaille doivent également être précisées dans ce document
Vous n’avez pas mis le(s) lieu(x) et les heures de télétravail par écrit ? Dans ce cas, vos travailleurs sont présumés télétravailler au lieu où ils télétravaillent habituellement. Il s’agit généralement de leur domicile. Et ils sont présumés télétravailler durant les heures où ils devraient normalement travailler au bureau.
Pendant des vacances de télétravail, la présomption que votre travailleur télétravaille depuis le lieu où il télétravaille normalement ne peut pas s’appliquer.
Vous devez donc convenir clairement du (des) lieu(x) et du (des) moment(s) où votre travailleur télétravaille à l’étranger. Il est préférable de le faire dans un avenant au contrat de travail. Sans cette preuve, il sera beaucoup plus difficile de prouver qu’il s’agit d’un accident du travail pendant des vacances de télétravail.
Contactez votre assureur
Mais ce n’est pas la seule chose à laquelle vous devez prêter attention. Vous devez également vérifier avec votre assureur accidents du travail si les accidents du travail pendant une période de télétravail à l’étranger sont bien couverts par la police. Ce n’est en effet pas toujours le cas.
Quid du contrat de travail ?
Point d’attention :
Le contrat de travail et la police en matière de télétravail belges sont également applicables aux télétravailleurs à l’étranger
Le contrat de travail belge continue à exister pendant les vacances de télétravail à l’étranger. Cela signifie également que votre police en matière de télétravail reste elle aussi d’application. Vos travailleurs qui télétravaillent à l’étranger doivent donc toujours être joignables pendant les heures de bureau belges.
Votre travailleur ne peut donc pas décider de travailler de 6h à 10h le matin et à nouveau de 16h à 20h, pour pouvoir aller à la plage entre 10h et 16h.
Que fait Securex pour vous ?
Vous avez encore des questions concernant le télétravail à l’étranger ou concernant le télétravail en général ? N’hésitez pas à faire appel à nos consultants via l’adresse consultinglegal@securex.be.
Vous avez des questions concernant un détachement ou concernant le paiement d’impôts à l’étranger ? Nos collègues de l’International Mobility Team se tiennent à votre disposition. N’hésitez pas à les contacter par e-mail à l’adresse suivante : international.mobility@securex.eu.
Source
- Message de l’ONSS suite à la décision de la Commission Administrative de coordination des systèmes de sécurité sociale du 14 juin 2022
- Message de l'ONSS du 17 novembre 2022 indiquant la prolongation de cette mesure
