Document de contrôle ou carnet de dérogations papier
Lorsque l'employeur veut déroger à l’horaire de travail normal, toutes les dérogations à l'horaire fixe ou variable (augmentation ou diminution des prestations, travail commencé plus tôt ou plus tard) doivent en principe être consignées dans un document, appelé document de contrôle ou carnet de dérogations, contenant les mentions suivantes :
- Période d’application du document
- Date
- Nom et prénom du travailleur
- Eventuellement, le numéro de registre national en remplacement du numéro d'inscription du travailleur dans le registre du personnel
- Signature du travailleur au moment de l’inscription de la modification
- Signature de l’employeur (son préposé ou mandataire) au moins une fois par semaine
- Heure de début et de fin des prestations, si celles-ci commencent après ou se terminent avant l’heure prévue (à indiquer respectivement au début ou à la fin des prestations)
- Début et fin des prestations, ainsi qu’intervalles de repos, si le travail est exécuté en dehors de l’horaire de travail prévu (à indiquer au début et à la fin des prestations de travail ainsi qu’au début et à la fin de chaque intervalle de repos)
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Conservation
L’employeur est tenu de conserver le carnet de dérogations ou autre moyen de contrôle (appareil ou registre) durant toute la période qui prend cours à la date de l’inscription de la dernière mention obligatoire et se termine 5 ans après la fin du mois qui suit le trimestre où l’inscription a été consignée.
Ce document doit être conservé à l’adresse à laquelle l'employeur est inscrit à l'ONSS en Belgique, à son domicile (ou celui de son mandataire ou préposé) ou encore au siège social de l'entreprise en Belgique.
Ce document doit en outre se trouver dans un lieu facilement accessible de sorte que le Contrôle des lois sociales puisse en prendre connaissance à tout moment.
Autre moyen de contrôle : système de suivi du temps de travail
La loi prévoit que, dorénavant, le carnet de dérogations papier peut être remplacé par un "système de suivi du temps", à condition, toutefois, que ce système de suivi comprenne les données suivantes :
- L'identité du travailleur
- Par jour, le début et la fin de ses prestations et de ses intervalles de repos, sachant que ces données doivent respectivement être consignées au moment où les prestations commencent, où elles finissent ainsi qu'au début et à la fin de ses intervalles de repos
- La période à laquelle les données consignées se rapportent
Ce système permet donc d’établir clairement qui a travaillé à quel moment et pendant combien de temps.
Pour que l'employeur ne doive plus tenir de carnet de dérogations papier, les conditions suivantes devront par ailleurs être respectées :
- Les travailleurs eux-mêmes et les services d'inspection doivent avoir accès à ces données
- Ces données doivent également être conservées pendant cinq ans
Sanction
Si l’employeur ne tient pas de document de contrôle ou n'a pas de système de suivi réunissant toutes les conditions requises, il est soumis à la même sanction qu’en cas de non-respect des formalités de publicité. Les travailleurs sont dès lors présumés avoir effectué leurs prestations de travail dans le cadre d’un contrat de travail à temps plein.
Ici aussi, l'employeur peut renverser la présomption d'occupation à temps plein s'il peut apporter la preuve que les travailleurs étaient réellement occupés à temps partiel.