Principe
Tous les employeurs doivent remettre à leurs travailleurs un décompte lors de chaque règlement définitif de salaire [1]. En d'autres termes, les travailleurs doivent recevoir de leur employeur une fiche de paie tous les mois sauf si leur rémunération fait l'objet d'un règlement définitif à des intervalles plus rapprochés. Ceci leur permet de connaître le détail de la rémunération qui leur est payée ainsi que les modalités de son calcul.
Si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, ce décompte de paie vous sera remis automatiquement par votre Client Advisor.
Forme
La fiche de paie peut être remise sous format papier ou électronique.
Mentions obligatoires
En général
La fiche de paie doit contenir les mentions suivantes :
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1 |
Le nom et l’adresse de l’employeur |
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2 |
Le nom et l’initiale du prénom du travailleur |
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3 |
Le numéro de matricule du travailleur chez l’employeur |
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4 |
La période à laquelle se rapporte le décompte |
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5 |
L’importance des prestations (heures, jours, mois, nombre de pièces, etc.) |
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6 |
La rémunération de base, quelle que soit l’unité prise en considération pour l’établir (rémunération horaire, mensuelle, à la pièce, à la tâche, etc.) |
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7a |
Les sommes dues en espèces : pour le travail presté (5 X 6) comme supplément pour les heures supplémentaires, pour les jours fériés et jours de repos compensatoire en vertu d’obligations légales et conventionnelles relatives au maintien de la rémunération pendant l’exécution du contrat |
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7b |
Les avantages en nature. Seules les sommes dues comme primes, etc., ainsi que les avantages en nature, peuvent être groupés sous une seule dénomination pour autant que ceci ne nuise pas à la clarté |
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7c |
Le total de la rémunération brute (7a + 7b) |
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8 |
Les retenues pour la sécurité sociale |
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9 |
Les sommes non soumises aux retenues de la sécurité sociale |
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10 |
Le montant imposable ((7 + 9) - 8) |
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11 |
Le montant du précompte professionnel |
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12 |
Les sommes non imposables |
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13 |
La somme nette octroyée ((10 + 12) - 11) |
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14 |
Les montants à déduire (avances, avantages en nature, amendes, cession et saisie de la rémunération, etc.), si nécessaire à détailler en annexe |
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15 |
Le montant net à payer en espèces |
Spécificité pour les heures supplémentaires
Certaines heures supplémentaires donnent lieu à un traitement fiscal avantageux. La fiche de paie doit aussi mentionner, dans des rubriques séparées :
- Le nombre d'heures supplémentaires qui ne donnent pas lieu à ce traitement fiscal avantageux
- Le nombre d'heures supplémentaires qui y donnent droit [2]
Mentions prévus par les secteurs
Signalons par ailleurs que dans une vingtaine de commissions paritaires, il a été décidé de faire figurer certaines mentions dans la fiche de paie (par exemple, la CP n° 124 qui prévoit désormais la mention obligatoire de la prime de mobilité). Pour plus d'infos, consultez la rubrique "Commissions paritaires".
Annexes à la fiche de paie
Des annexes à la fiche de paie doivent être établies en cas de prestations particulières. Elles doivent être remises au travailleur en même temps que la fiche de paie :
- Le relevé mensuel des commissions dues pour le mois précédant au représentant de commerce [3].
- L'état de prestations en cas d'heures supplémentaires, d'un régime flexible de travail ou d'un nouveau régime de travail [4]. Cet état de prestations particulier permet de vérifier si les règles relatives à la durée du travail ont été respectées et si le décompte a été correctement effectué. Il doit être conservé pendant 5 ans.
Travailleurs étrangers
La fiche de paie ne doit préciser que les prestations effectuées en Belgique. Des dispositions spécifiques sont applicables aux employeurs étrangers qui détachent des travailleurs en Belgique.
[1] Article 15 de la loi du 12 avril 1965 sur la protection de la rémunération.
[2] Arrêté royal du 20 septembre 2009 déterminant certaines données que doit contenir le décompte remis au travailleur lors de chaque règlement définitif de la rémunération.
[3] Article 97 de la loi du 3 juillet 1978.
[4] Article 9 quater de la loi du 12 avril 1965 et arrêté royal du 18 janvier 1984 relatif à l'information des travailleurs sur l'état de leurs prestations lorsque le régime de travail est organisé conformément aux articles 20 §2, 20bis et 26bis de la loi du 16 mars 1971 sur le travail. Pour ce qui concerne les nouveaux régimes de travail, voyez la loi du 17 mars 1987 relative à l'introduction de nouveaux régimes de travail dans les entreprises (et, en particulier, son article 9, alinéa 2) et la CCT n° 42 conclue le 2 juin 1987 au sein du Conseil National du Travail relative à l'introduction de nouveaux régimes de travail dans les entreprises.