Lieu de conservation
Nous avons passé en revue le lieu de tenue de chaque document social [1]. En ce qui concerne le lieu de leur conservation [2], les dispositions applicables sont identiques pour tous ces documents sociaux.
Les documents sociaux doivent être conservés par l'employeur :
- Soit à l'adresse sous laquelle il est inscrit auprès de l'ONSS
- Soit à son domicile (personne physique) ou au siège social (personne morale) lorsque ceux-ci sont situés en Belgique. A défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient ces documents en tant que mandataire ou préposé de l'employeur
- Soit à l'adresse du secrétariat social agréé auquel il est affilié (uniquement les comptes individuels)
Dans les deux derniers cas, l'employeur est tenu d'informer au préalable l'Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale dans le district duquel les documents sont conservés. Il doit le faire par lettre recommandée à la poste.
Si l'employeur n'occupe plus de personnel en Belgique, il conserve les documents sociaux à son domicile ou au siège social situé en Belgique. A défaut, il les fait conserver au domicile belge d'une personne physique, considérée comme mandataire ou préposée de l'employeur. Dans ce cas, il en informe également le Contrôle des lois sociales par voie recommandée, et ce, au préalable.
Mandataire en Belgique: que fait Securex ?
Securex peut prendre en charge les obligations qui reposent sur l'employeur en matière de conservation des documents sociaux.
Pour de plus amples informations, nous vous invitons à adresser un e-mail à : outsouHRce@securex.be.
Durée de conservation
Les documents sociaux doivent en principe être conservés pendant 5 ans. Pour une vue d'ensemble de leur durée de conservation et du moment auquel celle-ci prend cours, consultez notre fiche "Documents sociaux et fiscaux - Délai de conservation". Le tableau récapitulatif vous informe également au sujet d'autres documents, qui ne sont pas des documents sociaux au sens strict du terme.
Reproductions
L'employeur peut conserver les documents sociaux sous toute forme de reproduction, à la condition qu'ils soient bien lisibles et que la forme de reproduction utilisée permettre un contrôle efficace des services d'inspection.
[1] La tenue couvre l'inscription des mentions obligatoires, la garde du document en dehors des périodes de conservation proprement dites ainsi que l'octroi des renseignements nécessaires quant aux abréviations et codes éventuellement utilisés.
[2] La conservation couvre la garde des documents sociaux pendant la période définie par la réglementation.