Vous trouvez une vue d'ensemble de leur durée de conservation et du moment auquel celle-ci prend cours, dans le tableau récapitulatif ci-dessous :
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DOCUMENTS |
DELAI DECONSERVATION |
DATE DE DEBUT DE CONSERVATION |
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Documents sociaux |
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Règlement de travail |
Obligation de conservation tant qu’il y a des travailleurs en service |
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Registre général du personnel |
5 ans |
A partir de la date d’inscription de la dernière mention obligatoire (c.-à-d. date de sortie du dernier travailleur inscrit) |
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Registre spécial du personnel simplifié |
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Registre de mesure du temps de travail |
5 ans |
Après la fin du mois qui suit le trimestre durant lequel l'inscription a été effectuée |
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Compte individuel et les annexes éventuelles (fiches individuelles d’identification, copies des feuilles de paie,...) |
5 ans |
A partir du jour de la clôture annuelle du compte |
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Fiche d'information relative au bonus salarial |
5 ans |
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Documents fiscaux |
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Fiche fiscale |
10 ans [1] |
A partir du 1er janvier de l’année qui suit la période imposable |
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Contrats |
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Contrat d’occupation d’étudiant |
5 ans |
A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
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Contrat de travail à domicile |
5 ans |
A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
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Convention d'immersion professionnelle |
5 ans |
A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat |
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Autres contrats de travail |
Pas d’obligation de conservation Conservation souhaitée pendant un an après la cessation du contrat |
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Accord portant sur l’allocation de mobilité (allocation qui n’existe plus actuellement) |
5 ans |
A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution de l’accord portant sur l’allocation de mobilité |
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Accord portant sur le budget de mobilité |
5 ans |
A partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution de l’accord portant sur le budget de mobilité |
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Documents relatifs à une occupation à temps partiel |
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Avis portant communication des horaires variables |
1 an |
A partir du jour où l’horaire prévu par l’avis cesse d’être en vigueur |
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Document de contrôle des dérogations à l’horaire normal du travailleur à temps partiel |
5 ans |
A partir de la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel la dernière inscription a été faite |
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Documents ONSS |
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DMFA |
5 ans |
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Avis DIMONA de l’ONSS |
6 mois |
A partir de la réception de l’avis Dimona (contenant le code DIE et les données enregistrées) |
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Documents Aides à l'emploi |
5 ans |
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Documents relatifs au régime de chômage avec complément d'entreprise (RCC - ancienne prépension) |
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Déclaration des retenues dues sur RCC |
3 ans |
A partir de l’envoi du relevé à l’ONP |
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Déclaration de cotisations à charge de l’employeur |
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(+ toutes les pièces pouvant justifier les données y figurant) |
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Document relatif au chômage pour raisons économiques et pour cause d’intempéries |
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Livre de validation |
5 ans |
A partir du 1er jour du mois qui suit celui au cours duquel la dernière mention a été consignée |
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Document en matière d’accident du travail ou sur le chemin du travail |
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Fiche d’accident |
10 ans au moins |
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[1] Depuis l’exercice d’impositions 2023, l’obligation de conservation des pièces justificatives fiscales a été portée de 7 à 10 ans. Elle s’applique à tous les documents qui peuvent servir à déterminer le revenu imposable correct (ex : fiches fiscales, notes de frais, factures…)