Les étapes à suivre
Pour pouvoir contrôler en toute légalité l’utilisation par les travailleurs des outils électroniques sur le lieu de travail, nous conseillons de suivre les étapes suivantes :
- Etablissement d’un règlement internet / d’une social media policy
- Modification des documents pertinents (contrat de travail, règlement de travail, circulaires, annexes)
- Information auprès du personnel sur le contenu du règlement internet et sur le traitement de leurs données personnelles
- Information auprès des personnes appelées à exercer le contrôle
- Aménagements spéciaux des accès aux outils en cas d’absence ou de départ d’un employé
- Mention de sanctions appropriées dans le règlement de travail
Le règlement internet doit-il faire partie du règlement de travail ?
Le règlement internet peut (ceci n’est donc pas obligatoire) faire partie intégrante du règlement de travail et, à ce titre, figurer parmi les annexes de celui-ci.
Ceci offre plusieurs avantages, notamment :
- Permettre à l’employeur de sanctionner l’usage du courrier électronique et de l’internet contraire aux directives déterminées au sein de l’entreprise par l’application des sanctions disciplinaires énoncées dans le règlement de travail. Ces sanctions ne peuvent en effet trouver à s’appliquer qu’aux manquements expressément prévus dans le règlement de travail
- Ne pas multiplier les règlements existant au sein de l’entreprise en centralisant toutes les directives à l’attention des travailleurs dans un seul document
Il ne faut toutefois pas oublier, lorsque l’on modifie le règlement de travail, de suivre la procédure telle que prévue par la loi du 8 avril 1965 sur les règlements de travail.
Vous en trouverez le détail dans le vade-mecum qui accompagne le règlement de travail Securex.
On peut également choisir d’annexer le règlement internet au contrat de travail de chaque travailleur individuellement ou, tout simplement, le considérer comme un document applicable à tous les travailleurs de l’entreprise, mais ne faisant pas partie du règlement de travail. Dans ce cas, il est à tout le moins conseillé de faire figurer l’usage abusif de l’internet et du courrier électronique dans la liste des motifs graves du règlement de travail.